Absicherung von Kundendaten in Online-Buchungssystemen: Wichtige Datenschutzprotokolle

Online-Buchungssysteme wie TIMIFY helfen dabei, alle Aspekte der Terminplanung zu optimieren, von der Verwaltung großer Aufgaben wie der Organisation der Personalbeschaffung auf Unternehmensebene bis hin zur Verbesserung der Benutzeroberflächen durch die Vereinfachung von Kundenterminen.

Bei der Nutzung dieser innovativen Software ist es wichtig, die Kundendaten durch die Einhaltung einiger grundlegender Datenschutzprotokolle zu schützen.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie Kundendaten in Online-Buchungssystemen auf rechtskonforme Weise schützen können.

Wie man Kundendaten in Online-Buchungssystemen sichert

Websites verlassen sich auf Online-Buchungssysteme, um die administrativen Aspekte der Terminplanung zu vereinfachen, was zu mehr Effizienz für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen führt.

Diese Systeme sammeln jedoch in der Regel personenbezogene Daten von den Nutzern, eine Datenkategorie, die durch verschiedene Datenschutzgesetze geschützt ist.

Sie können personenbezogene Daten zwar nutzen, um das Kundenerlebnis zu verbessern, Marketingkampagnen zu überwachen und bessere Produkte zu entwickeln, aber Sie sind auch dafür verantwortlich, diese Daten vor unbefugtem Zugriff, Verletzungen und anderen Sicherheitsrisiken zu schützen.

Ein Online-Buchungsformular kann beispielsweise die folgenden Angaben von den Nutzern verlangen:

• Vor- und Nachname
• Privatadressen
• E-Mail-Adressen
• Postleitzahlen
• Medizinische Unterlagen

Wenn Sie diese Informationen speichern, müssen Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sie zu schützen. Dazu können gehören:

• Datenverschlüsselung
• Datenanonymisierung
• Zugangskontrollen
• Sichere Datenspeicherung
• Zugelassene Datenübertragungen
• Veröffentlichung einer umfassenden Datenschutzerklärung
• Angemessene Schulung und Weiterbildung Ihres Teams

Auch die Branche, in der Sie tätig sind, wirkt sich auf die Anforderungen aus, die Sie in Bezug auf die Sicherheit von Kundendaten erfüllen müssen.

So müssen beispielsweise Arztpraxen oder Unternehmen im medizinischen Bereich ihre Verfahren zur Datenerhebung, -verarbeitung und -sicherheit an das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) anpassen.

Diejenigen in der Finanzbranche müssen sich an den Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) halten.

Wir werden die Gesetze später in diesem Leitfaden ausführlicher erörtern, aber lassen Sie uns zunächst die wesentlichen Datenschutzprotokolle für Ihr Online-Buchungssystem überprüfen.

Wesentliche Datenschutzprotokolle für Online-Buchungssysteme

Um die Daten Ihrer Kunden zu schützen, sollten Sie bei der Integration eines Online-Buchungssystems in Ihre Website oder App die folgenden wichtigen Datenschutzprotokolle beachten.

Datenerfassung einschränken 

Sie sollten die Daten, die Sie über Ihr Online-Buchungsformular von den Nutzern sammeln, auf das für die Terminplanung Notwendige beschränken.

Sie sollten nicht nach zusätzlichen Angaben fragen oder unnötige Informationen sammeln, nur um des Sammelns willen.
Wenn Sie unter ein Datenschutzgesetz fallen, könnte das Sammeln von mehr Informationen von Nutzern als dem, was als angemessen erachtet wird, einen direkten Verstoß darstellen, der zu Geldstrafen oder anderen Sanktionen führt.

Außerdem besteht bei der Erfassung von mehr Informationen als nötig die Gefahr, dass diese einem Cyberangriff oder einer Datenschutzverletzung zum Opfer fallen.

Seien Sie transparent bei Ihren Datenverarbeitungsprotokollen

Wenn Sie ein Online-Buchungssystem auf Ihrer Website haben, fügen Sie irgendwo in der Nähe des Formulars einen Live-Link zu Ihrer Datenschutzerklärung ein und seien Sie transparent, wie die Daten gesammelt und möglicherweise weitergegeben werden.

Eine Datenschutzerklärung für eine Website enthält in der Regel die folgenden Angaben:

• Welche personenbezogenen Daten Sie sammeln
• Warum Sie die Daten sammeln
• Wie die Daten gesammelt und verwendet werden
• Ob Sie die Daten an Dritte weitergeben oder verkaufen
• Die Kategorien der Dritten selbst
• Welche Rechte die Nutzer über ihre personenbezogenen Daten haben
• Wie diese Nutzer ihre Rechte wahrnehmen oder gegen Ihre Entscheidungen Berufung einlegen können
• Die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens

Je nach Ihrer Branche und den für Sie geltenden Gesetzen benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Klauseln, z. B. wenn Sie sich an Kinder unter 13 Jahren richten oder Daten international übermitteln.

Um ein solches Dokument einfach zu erstellen, sollten Sie die Verwendung eines Generators für Datenschutzerklärungen in Betracht ziehen.

Verwalten Sie den Zugriff auf die Daten

Es ist wichtig zu verwalten, wer Zugriff auf die personenbezogenen Daten hat, die Ihre Website sammelt, einschließlich der Daten, die über ein Online-Buchungssystem erfasst werden.

Gewähren Sie nur den Personen Zugriff, die ihn unbedingt im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben benötigen.

So benötigt Ihr Kundensupport-Team möglicherweise Zugriff auf Termininformationen, ein Marketingteam jedoch nicht.

Die Beschränkung des Zugriffs auf diese Weise trägt dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass jemand die Daten versehentlich einer Cyberbedrohung aussetzt.

Weitere Überlegungen

Es ist hilfreich, einige weitere Datenschutzprotokolle zum Schutz der Daten Ihrer Kunden zu implementieren, zum Beispiel:

• Schulen Sie Ihr Team: Führen Sie nach Möglichkeit alle Mitarbeiter in den Datenschutz und die Datensicherheit ein. Dadurch sind alle auf dem gleichen Stand; die Mitarbeiter verstehen ihre Verantwortlichkeiten besser und wissen, welche Prozesse sie befolgen müssen, wenn sie Schwachstellen oder Verstöße gegen das Protokoll feststellen.
• Legen Sie Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinie fest: Haben Sie einen klaren Plan, wie lange Sie die über Ihr Online-Buchungssystem gesammelten Daten aufbewahren. Wenn es nicht mehr notwendig ist, die Daten zu speichern, legen Sie fest, wie Sie die Informationen auf rechtskonforme Weise sicher löschen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsprotokolle: Richten Sie ein Verfahren zur Überprüfung und Bewertung Ihrer Datensicherheitsprotokolle ein, um sicherzustellen, dass sie noch gültig und anwendbar sind. Es ist auch eine gute Idee, regelmäßig zu überprüfen, ob Ihr Online-Buchungssystem von Drittanbietern sicher und frei von Sicherheitslücken ist.
• Seien Sie transparent gegenüber Ihren Kunden, was Ihre Datenverarbeitung betrifft: Seien Sie ehrlich und transparent gegenüber Ihren Kunden, welche personenbezogenen Daten Sie von ihnen sammeln, wie und was Sie mit diesen Informationen machen. Sollte es jemals zu einer Sicherheitsverletzung kommen, wissen sie, welche ihrer Daten kompromittiert worden sein könnten, und können eine fundierte Entscheidung treffen, um sich bestmöglich zu schützen und wiederherzustellen.

Datenschutzgesetze, die sich auf Kundendaten in Online-Buchungssystemen auswirken

Da so viele Branchen von Online-Buchungssystemen abhängig sind, können sich mehrere Gesetze darauf auswirken, wie Sie Kundeninformationen sammeln, verarbeiten und speichern.

Die folgenden Datenschutzgesetze enthalten beispielsweise Anforderungen an Datenschutzhinweise und das Einwilligungsmanagement für allgemeine Verbraucher:

• Australia Privacy Act 1988 (the Privacy Act): Dieses Gesetz schützt australische Verbraucher, kann aber auch für Unternehmen weltweit gelten. Wenn es für Ihr Unternehmen gilt, müssen Sie eine konforme Datenschutzerklärung veröffentlichen und alle australischen Datenschutzgrundsätze befolgen.
• Brasiliens Datenschutzgesetz (LGPD): Dieses Gesetz schützt die Einwohner Brasiliens und kann für Unternehmen mit Sitz überall auf der Welt gelten.
• California Consumer Privacy Act (CCPA): Unabhängig davon, wo Sie Ihren Sitz haben, gilt dieses Gesetz für Sie, wenn Sie Besucher aus Kalifornien auf Ihrer Website haben und bestimmte Datenerfassungs- und Geldschwellenwerte erfüllen. Es wirkt sich auf Ihre Datenschutzerklärung aus und gibt den Nutzern das Recht, die Verarbeitung abzulehnen, was sich auf die Daten auswirken kann, die Sie über ein Terminplanungsformular sammeln.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO gilt als das strengste Datenschutzgesetz der Welt und betrifft alle Unternehmen in Europa oder Websites, die für Personen in Europa zugänglich sind und deren Online-Verhalten überwachen. Sie wirkt sich darauf aus, was in eine Datenschutzerklärung aufgenommen wird und wann Sie den Nutzern einen Datenschutzhinweis vorlegen.
• Südafrikas Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten​​​​​​​ (POPIA): Das POPIA wurde auf der Grundlage der DSGVO entwickelt und hat ebenfalls einen extraterritorialen Geltungsbereich, der für Unternehmen mit Sitz überall auf der Welt gelten kann.

Wenn Sie ein Online-Buchungssystem verwenden und eines oder mehrere dieser Gesetze auf Sie zutreffen, fügen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung ein und bitten Sie den Nutzer, eine Aktion durchzuführen, z. B. ein Kontrollkästchen anzuklicken, um anzuzeigen, dass er Ihre Richtlinie gelesen hat und ihr zustimmt.

Die nächste Gruppe von Gesetzen befasst sich mit verschiedenen Branchen, in denen häufig Daten gesammelt werden, darunter Finanzen, Medizin, Kinder und Krankenversicherungen:

• Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA): TDieses Bundesgesetz gilt für alle Unternehmen, die sich an Minderjährige unter 13 Jahren in den USA richten, und enthält mehrere strenge Anforderungen an Datenschutzhinweise und die Einwilligung, die sich auf Online-Buchungsformulare auswirken.
• Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA): Das GLBA ist ein US-Bundesgesetz, das für Finanzinstitute und jeden gilt, der Finanzdaten sammelt, verarbeitet und nutzt, einschließlich Banken, Kreditgenossenschaften und Berater. Es legt die Anforderungen an die Datenschutzrichtlinien fest und schreibt vor, wie und warum Sie Informationen von Kunden anfordern, auch über ein Online-Terminplanungsformular.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): HIPAA ist ein US-Bundesgesetz, das sich darauf auswirkt, wie Einrichtungen die Gesundheits- und medizinischen Daten von Patienten sammeln, verarbeiten, nutzen und weitergeben. Es legt die Anforderungen an Datenschutzrichtlinien fest,die auch die von einem Buchungssystem gesammelten Daten einschließen würden.

Diese Gesetze wirken sich auch darauf aus, was in eine Datenschutzerklärung aufgenommen wird und wann Sie sie Ihren Kunden vorlegen.

Wenn Sie also bestimmte Arten von Informationen von Nutzern auf einem Formular zur Online-Terminbuchung anfordern, müssen Finanzberater sicherstellen, dass sie alle Aspekte des GLBA erfüllen, Arztpraxen müssen HIPAA befolgen und so weiter.
​​​​​​​
Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Gesetze befolgen, die für Ihr Unternehmen gelten.

Sicherheitsprotokolle zum Schutz von Kundendaten

Online-Buchungssystem angewiesen sind, zum Schutz von Kundendaten verwendet:

• Datenverschlüsselung: Diese Technik wandelt Daten in ein unlesbares, verschlüsseltes Format um, das nur mit einem Schlüssel wiederhergestellt werden kann.
• Datenanonymisierung: Dies ist eine Technik, um identifizierbare Details aus Datensätzen zu entfernen und sie durch nicht identifizierbare oder anonyme Daten zu ersetzen.
• Firewalls: Firewalls sind Netzwerke von Sicherheitssystemen, die unbefugten Zugriff blockieren und als Barriere zwischen vertrauenswürdigen und nicht vertrauenswürdigen Netzwerken fungieren.

Ethische Überlegungen zur Datenerhebung

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von Verbrauchern sammelt, hat die ethische Verantwortung, mit diesen Informationen so umzugehen, dass die Personen, die sie zur Verfügung gestellt haben, respektiert werden.

Denken Sie daran, dass die Daten echte Menschen repräsentieren - Ihre Kunden.

Beachten Sie die folgenden Überlegungen, um Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen und ihnen zu zeigen, dass Sie dem Schutz ihrer Daten Priorität einräumen:

• Seien Sie ehrlich und transparent: Stellen Sie sicher, dass Sie allen Kunden eine klare, ehrliche Datenschutzerklärung vorlegen. Sie sollte am Ende des Formulars verlinkt sein, das für Ihr Online-Buchungssystem verwendet wird.
• Einholen und Dokumentieren der Zustimmung des Kunden: Fordern Sie gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen die Zustimmung Ihrer Kunden ein und erklären Sie, wie sie ihre Meinung jederzeit ändern können. Erwägen Sie die Verwendung eines Cookie-Banners und führen Sie ein Protokoll über die Einwilligung Ihrer Nutzer.
• Erleichtern Sie es Ihren Kunden, ihre Datenschutzrechte wahrzunehmen: Fügen Sie Ihrer Website ein Formular für Anträge auf Zugang zu personenbezogenen Daten hinzu und erklären Sie, wie Kunden Anträge stellen können, um ihre Datenschutzrechte wahrzunehmen.
• Fehler korrigieren: Wenn ein Kunde Sie darauf hinweist, dass die von Ihnen über ihn gesammelten Daten fehlerhaft sind, sollten Sie über ein Verfahren verfügen, um die Informationen auf rechtskonforme Weise zu korrigieren.
• Informieren Sie Ihre Kunden, wenn sich Ihre Datenschutzprotokolle ändern: Ihre Datenerfassungspraktiken können sich ändern. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie einen Plan haben, wie Sie diese Änderungen Ihren Kunden mitteilen und gegebenenfalls erneut deren Zustimmung einholen.

Schlussgedanken

Online-Buchungssysteme wie TIMIFY bieten den Verbrauchern großen Komfort, aber sie sammeln auch persönliche Informationen, wenn die Leute das Formular ausfüllen und abschicken.

Die Implementierung einiger grundlegender, wesentlicher Datenschutzprotokolle gibt den Verbrauchern die Gewissheit,dass Sie diese Daten vor böswilligen Akteuren und unbefugtem Zugriff schützen.
​​​​​​​
Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Verbrauchern aufzubauen und führt zu sichereren und nachhaltigeren Datenverarbeitungspraktiken für Ihr Unternehmen.