Als Remote-Team zusammenarbeiten - TIMIFY zeigt, wie es geht

TIMIFY arbeitet schon immer als Remote-Team zusammen. Neben unserem Hauptsitz in München (Deutschland) haben wir einen zweiten Standort in Plowdiw (Bulgarien). Zudem arbeiten wir mit einigen externen Mitarbeitern zusammen und ermöglichen es unseren Teammitgliedern, häufiger im Home-Office oder remote zu arbeiten. Als Unternehmen mit einem dezentralisierten Team haben wir schnell lernen müssen, uns gut zu organisieren.

Häufig glauben Teamleiter, dass Remote-Arbeit automatisch weniger Zusammenarbeit bedeutet. Natürlich ist es eine andere Art der Zusammenarbeit, wenn sie über einen Computerbildschirm stattfindet, allerdings können Sie aus der Ferne genau so viel erreichen, wie persönlich miteinander.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie wir unsere Software für Online-Terminvereinbarung und Raum- und Ressourcenverwaltung TIMIFY selber nutzen, um uns zu koordinieren, und welche Tipps wir für Remote-Teams haben.

Wie machen wir das also bei TIMIFY?

Wir teilen unseren Kalender mit allen Team-Mitgliedern

Das Koordinieren von variablen Arbeitszeiten, Feiertagen und Freizeit kann für Remote-Teams schwierig sein, insbesondere wenn versucht wird, mehrere Zeitzonen über Kalender hinweg zu koordinieren. Wir verwenden TIMIFY, um eine zentrale Ansicht der Arbeitszeiten und der Verfügbarkeiten aller zu erhalten. Dabei werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt.

Auf einem Blick kann unser Team sehen, wer gerade von wo arbeitet, wer in Teilzeit verfügbar ist und wer sich gerade im Urlaub befindet. Diese Live-Ansicht des Arbeitsplans unseres Teams im TIMIFY-Kalender ist eine einfache Möglichkeit, die Verfügbarkeit unseres Teams zu verfolgen.

Das Hin und Her senden von E-Mails, die die meisten Besprechungsanfragen begleiten, können zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Sie versuchen, auch verschiedene Zeitzonen zu koordinieren. Wir lieben es, dass TIMIFY all dies für uns automatisiert.

Wir nutzen personalisierte Buchungslinks

Für jedes unserer Teams oder Gruppen von Personen, die am selben Projekt arbeiten, haben wir individuelle Buchungslinks erstellt. Wenn ein Teamleiter oder jemand aus einer anderen Gruppe eine Besprechung buchen möchten, hat er die Möglichkeit, einen, mehrere oder alle benötigten Personen gleichzeitig zu buchen, ohne E-Mails senden oder Personen nach ihrer Verfügbarkeit fragen zu müssen.

Wir nutzen die Funktion auch extern. Bei der Zusammenarbeit mit einer Firma beispielsweise erstellen wir für sie einen individuellen Buchungslink sowie spezifische Kunden- und Serviceleistungen. Das bedeutet, dass alles bereits voreingestellt ist und nur noch die Zeit für ein Meeting ausgewählt werden muss. Sobald der Termin gebucht ist, wird eine Mitteilung versendet und erscheint vollautomatisch in beiden Kalendern.

Wir gestallten Termineinträge nach persönlichem Bedarf

Besonders nützlich finden wir auch die Möglichkeit, Pufferzeiten vor und nach unseren Terminen individuell hinzuzufügen, damit wir uns ggf. auf einen Termin vorbereiten oder noch etwas nacharbeiten können.

Manchmal kommt es vor, dass jemand ein Projekt plant und mit verschiedenen Kollegen zu unterschiedlichen Zeiten am Tag zusammenarbeiten muss. Dafür ist die Intervallbuchung sehr wertvoll, die es uns erlaubt, einen Termin in verschiedene Abschnitte mit jeweils verschiedenen Teilnehmern zu erstellen. Auch Pausen können wir somit einplanen. Je nachdem, ob sich zwei Kollegen am selben Ort befinden, können auch Meeting-Räume hinzugefügt werden oder bei einem virtuellen Meeting ein Zoom- oder GoToMeeting-Link beigefügt werden.

Wir sparen somit jede Menge Zeit und Nerven, da wir nichts mehr einzeln im Kalender eintragen und aufwendig koordinieren müssen.

Wir koordinieren Videoanrufe mit unserer eigenen Videolösung sowie Zoom und GoToMeeting

Einmal pro Woche halten wir eine Videokonferenz mit allen Teammitgliedern, in der wir Neuigkeiten, Updates zu aktuellen Projekten und andere relevante Informationen austauschen. Dies hilft uns, Transparenz zu schaffen und alle über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

TIMIFY entwickelt einen eigenen Videokonferenzdienst. Wir haben diese neue Funktion mit unseren regelmäßigen Team-Videoanrufen getestet. In einigen Fällen verwenden wir weiterhin Zoom und GoToMeeting. Durch die Integration dieser Dienste wird ein Link zum Videoanruf erstellt, sobald wir einen Termin mit einem Kollegen im TIMIFY-Kalender vereinbaren. Alles funktioniert nahtlos und spart Zeit für wichtigere Aufgaben.

Wir nutzen Videoanrufe nicht nur für arbeitsbezogene Besprechungen. Wenn Kollegen hauptsächlich von zu Hause aus arbeitet, ist es wichtig, dass sie sich als Teil des Teams fühlen und das nicht nur in Bezug auf die Arbeit. Von Zeit zu Zeit verabreden wir uns daher zum Mittagessen oder zu einem ungezwungenen Kaffee-Chat, um bessere Arbeitsbeziehungen zu pflegen.

Was unseren neuen TIMIFY-Videodienst betrifft, halten wir Sie über neue Entwicklungen auf dem Laufenden.

Wir nutzen Slack zur allgemeinen Kommunikation

Wenn man remote arbeitet, wird es schnell relativ, was es bedeutet, „zur Arbeit zu kommen“. Wir nutzen den Instant-Messaging-Dienst Slack, um als Team zusammen zu kommen.

Slack ist unser Hauptkommunikationskanal, worüber wir uns über neue Projekte oder Neuigkeiten unserer Teammitglieder austauschen. Dabei unterscheiden wir zwischen Gesprächen mit thematischem Bezug zur Arbeit und zu Geplauder, das normalerweise in der Teeküche stattfindet. So haben wir z.B. einen Kanal für die Entwickler-, Marketing- oder CRM-Teams. Hier koordinieren sich unsere Teams und teilen Entwürfe, Modelle, Überarbeitungen, Notizen sowie finale Ergebnisse mit anderen.

Durch die Kommunikation in Slack unterscheidet sich die Arbeit im Home-Office gar nicht so stark von der Arbeit im Büro. Auf beide Weisen können wir Projekte nachverfolgen und den konstanten Kontakt mit dem Team während der Arbeitszeit halten.

Die effektive Zusammenarbeit als Remote-Teams ist kein schneller Prozess, aber insbesondere mit einem begeisterungsfähigen, agilen Team ist dies möglich. Mit der Zeit werden die Abläufe reibungsloser. Hat man sich einmal organisiert, läuft die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten aus genauso gut wie gemeinsam in einem Büro.

Wenn Sie mehr über TIMIFY erfahren möchten, kontaktieren Sie einen unserer Mitarbeiter im Chat auf unserer Website. Wir beraten Sie gern.