Der Unterschied zwischen beschäftigt sein und produktiv sein – So steigern Sie Ihre Produktivität

Jedem Menschen steht die gleiche Zeit am Tag zur Verfügung. Egal ob Sie ein KMU führen oder ein Solopreneur sind, eines haben alle gemeinsam: Sie müssen Ihre Zeit effektiv managen, um sich von anderen abzuheben. 

Wie die meisten Menschen haben Sie wahrscheinlich viele kleine administrative, nicht abrechenbare Aufgaben zu erledigen, die mal schnell Ihren ganzen Tag in Anspruch nehmen können. Auf einmal müssen Sie bis spät abends arbeiten, um die Aufgaben zu erledigen, auf die Sie sich den ganzen Tag hätten konzentrieren sollen.

Wenn Sie es dann doch einmal schaffen, sich den wichtigen Aufgaben zu widmen, klingelt das Telefon oder Sie erhalten Unmengen an E-Mails, die dringend eine Antwort benötigen. Diese Ablenkungen verschwenden nicht nur Zeit, sondern stören auch Ihren Workflow, sodass Sie zusätzliche Zeit benötigen, um sich wieder zu konzentrieren.

Um Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zurückzugewinnen, zeigen wir Ihnen in 3 Schritten, wie Sie Ihre Produktivität verbessern, sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und wie TIMIFY Sie dabei unterstützt. 

1. To-Do Liste: Was steht an?

Die To-Do-Listen sind der Klassiker unter den Produktivitätsmethoden. Kennen Sie auch das Gefühl, Hunderte Dinge gleichzeitig zu tun und immer den Gedanken zu haben, irgendetwas zu vergessen? Sie versuchen, alles zu managen und haben überall Notizen verstreut: hier ein Post-it, da eine Notiz im Handy, manches ist sogar nur im Kopf abgespeichert.

Schreiben Sie einmal alle zu erledigenden Dinge auf eine Liste und verschaffen Sie sich einen Überblick. Dabei ist es egal, wie groß oder klein die Aufgaben sind. Sie werden sich besser fühlen, wenn Sie alles aufgeschrieben und an einer Stelle gesammelt haben.

2. Prioritäten setzen: Was ist wichtig?

Der erste Schritt ist getan. Sie haben sich einen Überblick über die Dinge verschafft, die anstehen. Doch das kann unter Umständen ganz schön viel sein und es wird schwierig, sich zu entscheiden, wo man anfangen soll. Nun gilt es das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und Prioritäten zu setzen. Das klingt erst einmal einfach, kann aber ganz schön schwer werden. Oft wird zu linear gedacht. Wir beschäftigen uns mit einer Sache, schließen Sie ab und gehen über zur nächsten auf der Liste. So kann es passieren, dass am Ende eines Tages viel geschafft wurde, aber hauptsächlich Unwichtiges und für das Wichtige bleibt keine Zeit mehr. 

Der Schlüssel ist die Implementierung der Eisenhower-Matrix, mit deren Hilfe Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit aufteilen können. Bestimmen Sie, wo jede Ihrer Aufgaben auf die folgende Matrix fallen würde.

Nun wird Ihnen schnell klar, was priorisiert werden muss und womit Sie anfangen sollten.

3. Timeblocking: Wann wird etwas umgesetzt?

Mit Ihrer To-Do-Liste und der Priorisierung der Aufgaben kommen Sie schon ein ganzes Stück weiter. Nun geht es darum, die Aufgaben auch umzusetzen. Hierfür empfehlen wir das Timeblocking. Es spielt keine Rolle, wie viele Punkte Sie auf Ihrer Liste haben oder wie wichtig sie sind. Wenn Sie nicht für jede Aufgabe Zeit einplanen, werden sie nicht erledigt.

Im Grunde ist das Timeblocking einfach: Sie blocken die Zeit in Ihrem Kalender, um ohne Unterbrechungen an einem einzelnen Projekt oder einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten, und fahren dann mit dem nächsten fort.

Im Gegensatz zu einer klassischen To-Do-Liste, die Ihnen sagt, was Sie tun müssen, sagt Ihnen das Timeblocking, wann Sie es tun werden.

Indem Aufgaben einem bestimmten Zeitrahmen zugewiesen werden, werden sie zu einem nicht verhandelbaren Ereignis. Wenn Ihr Kalender voller Aufgaben und Projekte ist, die Sie erledigen müssen, ist es für andere schwieriger, Ihre Zeit zu stehlen. 

Das Blocken von Zeit erleichtert das Aufteilen der Aufgaben in tägliche oder wöchentliche Zeitblöcke, basierend auf ihren Prioritäten. Im Gegenzug wird sichergestellt, dass Projekte an die Spitze Ihrer Prioritätenliste verschoben werden und alles andere um Sie herum passiert. Zudem bekommen Sie ein Gefühl dafür, was Sie in einer bestimmten Zeit erreichen können. Auf diese Weise nehmen Sie sich auch nicht zu viel vor und können besser einschätzen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird.

Dabei sollten Sie Ihre Zeit aber nicht bis ins Letzte verplanen. Es werden immer unvorhersehbare Dinge geschehen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Lassen Sie also etwas Luft und bleiben Sie zu einem gewissen Maß flexibel. 

Erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Tag mit TIMIFY

Terminen eintragen: Organisieren Sie sich im Kalender

Mit TIMIFY können Sie sich problemlos Zeiten in Ihrem Kalender blocken und diese individuell gestalten. Haben Sie beispielsweise regelmäßige Aufgaben, die wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen, können Sie sich einen wiederkehrenden Blocker einstellen. 

Auch das Hinzufügen von Ressourcen ist kein Problem. Benötigen Sie beispielsweise einen bestimmten Raum oder Equipment für Ihre Aufgaben, können Sie diese einfach hinzufügen. 

Für eine gute Visualisierung stehen unterschiedliche Farben zur Verfügung, um die verschiedenen Termine besser voneinander zu unterscheiden. 

Mit TIMIFY können Sie auch einen virtuellen Dienstplan im Kalender erstellen, damit Ihre Kollegen wissen, wann Sie arbeiten, wann Sie nicht gestört werden sollen und wann Sie für Termine verfügbar sind. Dies ist äußerst hilfreich für Kollegen, die in verschiedenen Schichten oder in anderen Zeitzonen arbeiten.

Lesen Sie hier mehr über die vielen Optionen, die der TIMIFY-Kalender bietet.

Ablenkungen vermeiden: Lassen Sie sich assistieren 

TIMIFY hält Ihnen den Rücken frei. Mit der Booking-Links-App können Kollegen oder Kunden genau sehen, wann Sie verfügbar sind und wann Sie keine Zeit haben. Wenn Kunden oder Kollegen Termine mit Ihnen vereinbaren möchten, können sie dies selbst tun, ohne nach Ihrer Verfügbarkeit zu fragen. Sie müssen keine zeitraubenden E-Mails mehr hin und her senden oder Ihren Workflow mit einem Telefonanruf unterbrechen lassen.

Mit der Booking-Links-App erstellen Sie individuelle Links, die sie an bestimmte Personen verschicken. Diese Links führen zu Ihrem Kalender, in dem definierte Zeitslots sichtbar sind, die gebucht werden können. Sie können es beispielsweise so einrichten, dass Ihr Team alle freien Zeitfenster sehen kann, wohingegen Kunden oder externe Partner nur zwei Zeitfenster für Termine am Nachmittag angezeigt bekommen.

Für die Termine können Sie alles schon voreinstellen, z.B. dass ein Meetingraum bei einem Termin mit einem Kollegen immer gleich mitgebucht wird oder dass bei einem Meeting mit einer externen Person ein Link für ein Videotelefonat erstellt wird. Welche weiteren Möglichkeiten die Bookings-Link-App bietet können Sie in diesem Artikel nachlesen: Booking Link App: Absolute Flexibilität, um Ihre Dienstleistungen online buchbar zu machen.

Benachrichtigungen erhalten: Bleiben Sie im Zeitplan

Nachdem Sie mit Timeblocking und dem Eintragen von Terminen in den Kalender ein Zeitmanagement-Profi geworden sind, erinnert Sie die TIMIFY-Software in gewünschten Abständen an bevorstehende Ereignisse. Die Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei Ihre Termine und Zeitblocker einzuhalten und sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Erfahren Sie mehr

Testen Sie den TIMIFY-Kalender, um produktiver zu arbeiten, und entdecken Sie auch die vielen anderen Funktionen, die TIMIFY für ein effectiveres Arbeiten bietet: automatisierte Zahlungsprozesse, die Erstellung einer Kundendatenbank mit allen wichtigen Informationen, die bei Bedarf verfügbar sind, automatisierte Nachrichten an Ihre Kunden und Kollegen und vieles mehr. 

Entdecken Sie weitere spannende Anwendungen von TIMIFY in unserem Blog. Besuchen Sie auch gerne unsere Website, um mit einem unserer Team-Mitglieder zu chatten und sich beraten zu lassen. Sie sind nur ein Klick vom Zeitmanagement Ihrer Träume entfernt!

​​​​​​​