Eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Auswahl der besten Terminplanungssoftware

Wenn man sein Unternehmen vergrößern will, ändert das so einige Dinge. Man bekommt mehr Termine, Follow-ups und regelmäßige Benachrichtigungen zum Bestätigen von Zeitplänen – Dinge, die in Summe sehr zeitaufwendig werden können.

Eine Terminplanungssoftware erledigt alles rund um Ihre Geschäftstermine ganz schnell, sodass Sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Anstatt Termine stundenlang manuell zu buchen oder ständig Besprechungspläne zu bestätigen, nutzen Unternehmen Planungssoftware, um ihre Prozesse zu automatisieren und die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern, was zu einer Umsatzsteigerung von 27 Prozent führt.

Aber wie wählen Sie angesichts dieser Vorteile die beste Terminplanungssoftware aus? Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Auswahl der besten Terminplanungssoftware für Ihr Unternehmen.

Los geht‘s. 

1. Fokus auf Kundenbedürfnisse

Für die besten Terminplanungs-Tools geht es darum zu berücksichtigen, welche Bedürfnisse Ihre Kunden haben und welche Möglichkeiten es gibt, diese zu erfüllen. Die Bedürfnisse der Kunden können von persönlichen Dienstleistungen über BOPIS (online kaufen, im Laden abholen) bis hin zu virtuellen Dienstleistungen reichen. Eine Buchungssoftware, die diese Bedürfnisse versteht und die entsprechenden Lösungen anbietet, ist ideal.

Einige häufige Anforderungen von Kunden an ein Planungstool sind:

• Einkaufen nach Terminvereinbarung: Wenn Sie alle Kunden auf einmal einkaufen lassen, kann das zu einer Überfüllung oder Überlastung führen, insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen wie Fitnessstudios. 
• Wenn Sie sich jedoch für eine Terminbuchungs-App entscheiden, die eine Vorabplanung anbietet, haben die Kunden die Möglichkeit, einzeln zu kommen. Bei einem Vorabplan wird einem Kunden oder einer Gruppe von Kunden eine bestimmte Zeit zugewiesen, zu der sie Ihr Geschäft aufsuchen können. Mit einem Zeitplan kann also eine Überfüllung vermieden werden. 
• Virtuelle Servicebuchung: 42 Prozent der Kunden geben an, dass sie es als kolossale Zeitverschwendung empfinden, wenn es bei der Vereinbarung eines Termins zu Verzögerungen kommt. Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie einen automatischen Online-Terminplaner einführen, der es den Kunden ermöglicht, sich in die Warteschlange einzureihen und ihre Termine per Telefon oder Video zu buchen. Wenn sie also per Telefon oder Video anrufen, müssen sie nur ihre Wunschzeit angeben, und das Tool plant den Termin automatisch.
• BOPIS Termin: Das ist auch als "Click and Collect" bekannt. Ein gutes Online-Terminplanungs-Tool sollte Kunden dabei helfen, einen Zeitpunkt für den Online-Kauf und einen Termin für die persönliche Abholung der Artikel zu wählen.
• Online-Tickets für Veranstaltungen: Die richtige App für die Terminplanung sollte es Kunden und Klienten ermöglichen, Online-Meetings, virtuelle Veranstaltungen, Kurse und Webinare nach Belieben zu buchen.

Das Ziel ist es, den Planungsprozess zu vereinfachen, die Kundenerfahrung zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Daher muss die ideale Software für Sie diese Anforderungen erfüllen.

2. Versuchen Sie kontinuierliche, fundierte Entscheidungen zu treffen

Der beste Weg, eine fundierte Entscheidung zu treffen, besteht darin, die Optionen richtig zu erkennen, die verfügbaren Informationen zu sammeln und entsprechend vorzugehen. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Unternehmen gründen oder nach automatisierten Tools suchen, die Ihnen bei der Skalierung helfen. 

Wenn Sie auf der Suche nach bewährten Geschäftspraktiken sind, die Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu gründen und auszubauen, dann entscheiden Sie sich für eine effiziente Planungssoftware wie TIMIFY, um detaillierte Berichte und Analysen zu erhalten, die für fundierte Entscheidungen zur Zufriedenheit Ihrer Kunden hilfreich sind. 

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Planungslösungen mit Dashboards wählen, die die folgenden Metriken abdecken;

Nicht wahrgenommene Termine

Wenn Sie den Anteil der versäumten oder abgesagten Terminbuchungen kennen, können Sie wichtige Probleme erkennen. Die richtige Terminplanungssoftware zeigt Ihnen solche Kennzahlen an und ermöglicht es Ihnen, die Termine umgehend an andere Kunden zu vergeben. 

Wenn das Dashboard eine zunehmende Anzahl dieser nicht wahrgenommenen Termine anzeigt, können SMS-Erinnerungen und E-Mails Ihnen dabei helfen, diese Probleme zu lösen. Alternativ können Sie bei der Buchung eine Vorauszahlung verlangen, um Stornierungen und verspätete Termine zu vermeiden.

Metrik der Leadquellen

Kunden vereinbaren Termine über verschiedene Online-Kanäle: soziale Medien, Websites und Apps. Es ist wichtig zu wissen, über welche Kanäle große Anteile der Kunden ihre Termine wahrnehmen. 

Sie können diese Informationen nutzen, um Marketingkampagnen zu erstellen und zu verwalten, die auf die Gewinnung von Leads auf diesen Plattformen zugeschnitten sind. Letztlich hilft Ihnen das, die richtigen Leads zu generieren und neue Erfolge bei Ihren Marketingkampagnen zu erzielen.

Demografische Daten der Kunden

Mit den demografischen Daten Ihrer Kunden können Sie eine Menge anfangen. Sie können die Demographie der Personen ermitteln, die wahrscheinlich ihre Termine wahrnehmen und derjenigen, bei denen das eher unwahrscheinlich ist. 

Wie das geht? Sortieren Sie einfach die Daten zu verpassten Terminen anhand relevanter Filter wie Alter und Beruf in der Buchungshistorie des Kunden. Dadurch können Sie Ihre Kampagnen auf die richtige Demografie ausrichten und die nicht erschienenen Altersgruppen herausfiltern.

Anteil der wiederkehrenden Kunden

Die Bindung von bestehenden Kunden ist kostengünstiger als die Gewinnung neuer Kunden. Außerdem zeigt eine höhere Kundenbindung, dass die Kunden mit Ihrem Service zufrieden sind.

Mit dieser Kennzahl können Sie neue Programme auflegen, um Ihre Kunden zu binden, anstatt immer nur neue Interessenten zu gewinnen. Anreize wie Kreditkartenboni, Kundenrabatte und zusätzliche Dienstleistungen sind ausgezeichnete Optionen, die Sie auf jeden Fall probieren sollten.

Tipp: Sie können die Informationen aus den demografischen Daten der Kunden oder den Metriken der Lead-Quellen nutzen, um einen guten Marketingplan zu erstellen, wenn Sie Geldmittel beschaffen oder Zuschüsse für Ihr kleines Unternehmen beantragen wollen.

3. Identifizieren Sie die Funktionalitäten Ihrer Marke

Ihre Online-Terminplanungssoftware sollte über die Funktionen und Integrationen verfügen, die für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind. Sie muss die branchen- und unternehmensspezifischen Aufgaben und Prozesse effizient ausführen.

Hier sind einige grundlegende Funktionen, die Sie beachten sollten:

Google Buchungen: Allgemein bekannt als Reservieren mit Google, ermöglicht Google seinen Nutzern, Unternehmen über seine Ergebnisseiten zu finden und zu buchen. Mit dieser Funktion können Unternehmen über Google Maps, die Google-Suche und Google Assistant sofort Buchungen für ihr Google My Business-Profil erhalten. Allerdings muss Ihre Terminplanungssoftware dafür mit Google zusammenarbeiten.

Ein gutes Planungstool mit dieser Funktion ist TIMIFY:

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Mit TIMIFY können Sie eine Buchungsseite in Ihr Google My Business-Profil integrieren, sodass Kunden Ihre Dienstleistungen direkt buchen und sofortige Bestätigungen erhalten können. 

Darüber hinaus können Sie Echtzeit-Updates zu Buchungen anzeigen, Daten über mehrere Kanäle wie z. B. Kalender synchronisieren und Kunden ihre Termine über Google stornieren oder verschieben lassen. 

Website- und App-Integration: Ihre Website, Ihre Apps und Ihre Desktop-Anwendungen sollten alle mit dem von Ihnen gewählten Terminplanungstool synchronisierbar sein. Auf diese Weise können Ihre Kunden auch unterwegs Termine vereinbaren, ohne zwischen verschiedenen Apps oder Logins hin- und herspringen zu müssen.

Kalender-Integration: Wählen Sie ein Online-Terminplaner-Tool, das Sie mit Ihrem persönlichen Kalender integrieren können: Outlook, iCal, oder Google Kalender. TIMIFY zum Beispiel bietet eine All-in-One-Software zur Integration externer Kalender wie Office 365 und Microsoft Exchange. So können Sie Mitarbeiter und Kunden effizient benachrichtigen, ohne dass diese zwischen persönlichen und geschäftlichen Kalendern hin- und herwechseln müssen.

Integration des Kundenbeziehungsmanagements: Ihre ideale Terminplanungssoftware sollte in der Lage sein, potenzielle und bestehende Kunden in Ihrem Verkaufsprozess zu synchronisieren, ihre Online-Buchungen zu verfolgen und ihre Daten zu verwalten.

Benachrichtigungen: Entscheiden Sie sich für eine Software, die Sie per SMS und E-Mail über anstehende Termine informiert und Sie automatisch an diese erinnert. Außerdem sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Erinnerungen an anstehende Termine zu erhalten.

Anpassbare Buchungsoberfläche: Ihr Terminplanungsanbieter sollte leicht konfigurierbar sein, sodass Sie Markenbotschaften und Elemente wie Firmenlogos und Bilder nach Belieben hinzufügen können.

TIMIFY bietet ein maßgeschneidertes Buchungssystem mit nativen Integrationen über APIs und anderen fortschrittlichen Funktionen, die sich an verschiedene Geschäftsprozesse und Bedürfnisse anpassen, unabhängig von der Größe und dem Umfang Ihres Unternehmens.

4. Einfache Zugänglichkeit

Leicht zugängliche Sharing-Tools machen Ihnen und Ihren Kunden das Leben leichter. Da Sie diese Tools täglich verwenden werden, wäre es kontraproduktiv, ein Tool mit einer umständlichen Bedienbarkeit zu erwerben, was zum Verlust von Kunden beitragen könnte. 

Um das zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Online-Terminplanungssoftware reaktionsschnell und clean ist und auch von technisch weniger versierten Personen leicht bedient werden kann. Entscheiden Sie sich für eine Software mit einer guten Benutzeroberfläche, mit der Kunden gleichzeitig Termine buchen können.

5. Moderne und wirksame Designs

Wie lange sind die Ladezeiten Ihrer Online-Terminplanungssoftware? Wie effizient kann sie Änderungen und Aktualisierungen verarbeiten? Das sind die Fragen, die Sie bei der Auswahl einer Software berücksichtigen sollten.

Sie sollten sicherstellen, dass die Terminplanungssoftware beim Laden nicht zu lange braucht, da die Kunden sonst die Geduld verlieren und abspringen könnten. Denken Sie daran, dass ein reibungsloser Buchungsprozess auch von einem schnell ladenden Design abhängt. Aber woran erkennen Sie eine Buchungs-App mit einer schnellen Ladegeschwindigkeit?

Testen und vergleichen Sie mehrere Online-Terminplanungs-Apps und achten Sie dabei auf deren Ladegeschwindigkeit. 

Auch die Kernfunktionen in Bezug auf Personalpläne, Zahlungssysteme, Kundenverwaltung, Kundenbesprechungen und App-Integrationen sollten simpel sein und nur minimale Konfigurationen erfordern, damit die App schnell geladen werden kann.

Gleichzeitig sollten die Apps effizient und zuverlässig sein und es den Kunden ermöglichen, wichtige Aktionen wie das Ausfüllen eines Formulars, das Abonnieren von Erinnerungs-E-Mails und Online-Zahlungen durchzuführen.

Sie brauchen auch eine zuverlässige Datensicherheit, wenn Sie Kreditkartenzahlungen oder andere Online-Zahlungen akzeptieren. Und warum? Ein schlechtes Design kann zu Datenlecks führen und sich sogar zu Kreditkartenbetrug ausweiten. Dieser einmalige Fehler kann eine Welle schlechter Kundenrezensionen nach sich ziehen und Ihre Kundenbindung zerstören.

Zum Schluss

Eine Terminplanungssoftware bietet viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Mit ihr können Sie Ihre Termine automatisieren, neue Kunden gewinnen, die Kundenbindung verbessern und die Produktivität steigern - aber es beginnt mit der Auswahl der richtigen Software.

Die beste Terminplanungssoftware sollte die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen. Denn Kunden sind das Lebenselixier eines Unternehmens, und nur wenn Sie ihre Bedürfnisse erfüllen, können Sie gewinnen.

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Terminplanungssoftware die Funktionen Ihrer Marke mit einem effektiven Design anbietet, das eine reibungslose Zugänglichkeit für Kunden fördert. Auf diese Weise können Sie das Kundenerlebnis verbessern und Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Sie Ihr Unternehmen weiter voranbringen können.

Befolgen Sie die Punkte in diesem Artikel, und Sie werden mit Sicherheit die beste Terminplanungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen.