Hybride Arbeitsmodelle: wie sie mit dem TIMIFY Online-Kalender gelingen

Die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, ändert sich stetig. Zuletzt mussten Teams wegen der Corona-Pandemie einen Weg finden, räumlich getrennt voneinander zu kollaborieren. 

Ganze Teams arbeiten zunehmend entweder zu 100% von zu Hause aus oder haben ein hybrides Arbeitsmodell und wechseln zischen Home-Office und Büro. Ein Online-Kalender ist mehr denn je ein wichtiges Tool für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Es gibt verschiedene Angebote für Online-Kalender, die häufig jedoch nicht alle Anforderungen erfüllen. Kalender müssen flexibel, einfach zu verwenden und zu implementieren sowie gemeinsam nutzbar und an unterschiedliche Bedürfnisse anpassbar sein. Auch der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle. Es ist daher eine spezielle Lösung erforderlich.

Genau hier setzt der Online-Kalender von TIMIFY an. TIMIFY wurde für die Online-Planung sowie das Büro- und Ressourcenmanagement entwickelt. Im Kern jedoch ist TIMIFY ein benutzerfreundlicher und funktionaler Online-Kalender. Neben der Verwaltung von Kundenterminen verwenden viele Nutzer, häufig mit hybriden Arbeitsmodellen, TIMIFY, um ihre internen Kalender und die Teamorganisation zu verwalten.

Der TIMIFY Online-Kalender ist flexibel

Jedes Team oder Unternehmen ist anders und hat daher unterschiedliche Anforderungen an einen Kalender. TIMIFY bietet eine Vielzahl von Anpassungen, um einen auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten Kalender zu erstellen. 

Online-Kalender gemeinsam nutzen

Egal wie groß ein Unternehmen ist, einem TIMIFY-Kalender können beliebig viele Mitarbeiter hinzugefügt werden.

Auch eine unbegrenzte Anzahl weiterer Ressourcen wie Besprechungsräume oder Geräte (z. B. Beamer oder Laptops) können im Kalender angelegt werden. Jeder Benutzer kann entscheiden, ob er einen Teil oder den gesamten Kalender für sein Team freigeben möchte oder nicht.

Individuelle Berechtigungen festlegen

Der Kontoinhaber hat automatisch alle Admin-Berechtigungen. Er kann den Teammitgliedern unterschiedliche Berechtigungen erteilen und festlegen, wer den Kalender einsehen, Änderungen vornehmen, Termine löschen oder Statistiken einsehen darf.

Kalender synchronisieren

Wenn ein Teammitglied privat einen anderen Kalender verwendet oder Termine mit externen Personen über TIMIFY erstellt werden, können andere Kalender wie Exchange, Office 365 oder Google Kalender problemlos mit TIMIFY verbunden werden.

Nutzer können die aktuellen Kalenderinfos durch eine Echtzeitsynchronisation sehen. Diese kann in eine oder beide Richtungen eingestellt werden. Somit sind alle Kalender stets auf dem neuesten Stand und stehen immer allen Terminen zur Verfügung.

Der TIMIFY Online-Kalender ist übersichtlich

Eine klare und zuverlässige Sichtbarkeit aller Verfügbarkeiten von Ressourcen ist für Unternehmen jeder Größe von grundlegender Bedeutung. Unser gemeinsamer Dienstplan bildet die Grundlage für eine bessere Kommunikation, Transparenz und Effizienz für alle.

Echtzeit Verfügbarkeiten einsehen

Das Koordinieren von variablen Arbeitszeiten, Feiertagen und Freizeit kann für Unternehmen eine ziemliche Herausforderung sein. Eine zentrale Ansicht der Arbeitszeiten und Verfügbarkeit aller Mitarbeiter, die Änderungen in Echtzeit anzeigt, ist daher für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unerlässlich.

TIMIFY ermöglicht es Teams auf einem Blick zu sehen, wer gerade von wo arbeitet, wer in Teilzeit verfügbar ist und wer sich gerade im Urlaub befindet oder krank ist. Diese Live-Ansicht des Dienstplans im TIMIFY-Kalender ist eine einfache Möglichkeit, die Verfügbarkeit des gesamten Teams zu verfolgen und das sogar über verschiedene Zeitzonen hinweg.

Teams kategorisieren

Um den optimalen Überblick in einem großen Unternehmen zu bewahren, haben wir Kategorisierungsoptionen entwickelt. So können Teams beispielsweise in internen Gruppen wie der Marketing- oder Vertriebsabteilung organisiert und für eine noch schnellere Zuordnung farblich gekennzeichnet werden. Die jeweiligen Kalender der Teammitglieder können in der Tagesansicht bis zu fünf und in der Wochenansicht bis zu elf angezeigt werden.

Verfügbarkeit plattformübergreifend einsehen

Unabhängig davon, wo sich ein Teammitglied befindet, kann der Kalender je nach Berechtigung von überall und unabhängig vom Gerät angezeigt, aktualisiert oder bearbeitet und Verfügbarkeiten der Kollegen überprüft werden. 

Der TIMIFY Online-Kalender ist nützlich

Die Hauptfunktion eines freigegebenen Kalenders besteht darin, die Kalender aller zu organisieren und die Planung zu vereinfachen. Die Planung eines Termins kann sich allerdings schnell als enorme Herausforderung entwickeln, z.B. wenn die Teilnehmerzahl besonders hoch ist, die Teilnehmer sich an verschiedenen Orten oder sogar Zeitzonen befinden oder Equipment eingeplant werden muss.

Alles an einem Ort verfügbar

Mit dem TIMIFY Online-Kalendern können Termine je nach Anforderung geplant werden, egal ob es sich um einen Einzel- oder Gruppentermin handelt, Räumlichkeiten oder Geräte dazu gebucht werden müssen, das ganze vor Ort oder virtuell stattfinden soll. Auch Serientermine oder Änderungen sind schnell erstellt. Unabhängig davon, um welche Art von Termin es sich handelt, sie werden alle übersichtlich an einem Ort zusammengeführt.

Videotermine erstellen

Um als Team im Austausch zu bleiben, auch wenn sich nicht alle Kollegen am selben Ort befinden, ist enorm wichtig. Viele TIMIFY-Kunden nutzen daher die TIMIFY Integrationen für Zoom und GoToMeeting, um mühelos Videotermine zu zweit oder für eine Gruppe zu erstellen, die sich nahtlos in den Kalender einfügen. TIMIFY organisiert den gesamten Prozess, bei dem automatisch alle Teilnehmer sowie Ressourcen zu der Buchung hinzugefügt werden. Dem Videoanruf kann einfach über einen Link in der Buchungsbestätigung beigetreten werden, ohne Weiteres downloaden zu müssen.

Benachrichtigungen automatisch versenden

Sobald Termine eingestellt sind, wird eine Mitteilung an alle beteiligten versendet und erscheint vollautomatisch in allen Kalendern. Auch Erinnerungen, Änderungen oder Absagen können automatisch per E-Mail versendet werden.

Der Kalender synchronisiert alles sofort und ist für alle Nutzer des gemeinsamen Online-Kalenders sichtbar.

Der TIMIFY Online-Kalender ist ideal für Gruppen 

Als besonders günstig für unsere Nutzer mit hybriden Arbeitsmodellen haben sich die Buchungslinks von TIMIFY erwiesen. Diese sind voreingestellte Links, mit dem Termine basierend auf vordefinierten Kriterien geplant werden kann, sei es mit definierten Gruppen oder externen Partnern.

Mit dieser Funktion können individuelle Links erstellt werden, die zu einem Kalender führen, in dem der Ort, die Länge des Meetings, die Teilnehmer, bestimmtes Equipment oder spezielle Zeitfenster bereits definiert sind.

Es muss lediglich der Zeitpunkt für ein Meeting auswählt werden, ohne E-Mails senden oder die Verfügbarkeit prüfen zu müssen. Bei der Suche nach einem passenden Termin für alle lassen sich sogar Zeiträume einstellen, in denen die verfügbaren Slots angezeigt werden, z.B. nur Dienstag- oder Mittwochnachmittag. Terminvereinbarungen für Gruppen waren noch nie so einfach.

Der TIMIFY Online-Kalender ist sicher

Wir wissen, wie sensibel geschäftliche Daten sind, deshalb sind uns die Sicherheit unserer Software und die Transparenz bei der Datenverarbeitung sehr wichtig. Aus diesem Grund richten wir uns nach den neuesten und strengsten Datenschutzrichtlinien und agieren auch mit unserem Online-Kalender DSGVO-konform. Alle Daten werden ausschließlich in der Cloud in streng gesicherten Amazon-Web-Services-Rechenzentren in Europa gespeichert und unter keinen Umständen an Dritte weitergegeben. Weitere Informationen zu den Datenschutzvorkehrungen finden Sie auf unserer Website. 

Online-Kalender können sichtlich mehr als nur anzeigen, was als nächstes ansteht. Sie machen es einfach, Projekte zu planen, Zeit effektiver zu verwalten und über alles, was im Team vor sich geht, auf dem Laufenden zu bleiben. 

Testen Sie den Online-Kalender von TIMIFY und sehen Sie, wie erfolgreich und produktiv Sie sein können.