Warum Kursplanung so kompliziert ist – und wie eine smarte Kursplanungssoftware hilft

Einen einzelnen Kurs zu planen, klingt einfach. Doch für Teams, die mehrere Dozenten, Räume, Geräte und Teilnehmerbedürfnisse über Dutzende Sitzungen hinweg koordinieren müssen, wird es schnell sehr komplex – und ruft nach einer professionellen Kursverwaltungssoftware. Unsere All-in-One-Lösung integriert zahlreiche Funktionen wie Buchungen, Zahlungsabwicklung, Erinnerungen und Marketing, um eine effiziente Durchführung von Kursen zu ermöglichen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Je umfangreicher der Kurskalender, desto größer das organisatorische Chaos. Hinzu kommt der wachsende Druck, zu skalieren, die Kundenerfahrung zu verbessern und Kosten zu senken. Die Grenzen manueller Planung werden schnell sichtbar.

Das eigentliche Problem: Planung heißt nicht nur ein Datum wählen

Wie komplex Kursplanung wirklich sein kann, zeigen folgende Szenarien aus dem Alltag unserer Kunden – und wie eine intelligente Kursverwaltungssoftware hier helfen kann.

1. Mitarbeiter, Räume und Ressourcen koordinieren

Ein technisches Schulungszentrum bietet Präsenzkurse an. Jede Sitzung braucht einen verfügbaren Dozenten und einen freien Schulungsraum – Ressourcenmanagement ist hier entscheidend. Klingt machbar, bis man merkt:

• Der Dozent unterrichtet drei verschiedene Kurse pro Woche.
• Jeder Kurs benötigt eine bestimmte Raumkonfiguration.
• Feiertage, Krankheitstage und andere Ausfälle stören den Plan.

Planer müssen all das für jeden einzelnen Kurs im Kopf behalten – oder in komplexen Excel-Listen nach Verfügbarkeiten suchen – oft sogar standortübergreifend. Das führt zu unnötiger Reibung und Fehlerquellen.

2. Gerätezuweisung für Teilnehmer

Ein AutoCAD-Kurs etwa braucht pro Teilnehmer eine virtuelle Maschine mit vorinstallierter Software. Dies gilt auch für andere technische Seminare, die spezielle Ausrüstung und Software erfordern.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein 3-tägiger AutoCAD-Kurs für 12 Personen bedeutet: 12 virtuelle Maschinen müssen reserviert, konfiguriert und für andere Buchungen gesperrt werden. Überschneiden sich Termine mit einem anderen Kurs, der dieselben Geräte benötigt, steht jemand ohne Gerät da. Ohne automatische Verfolgung und Zuweisung bleiben diese Konflikte oft unbemerkt – bis es zu spät ist.

Ein ähnliches Szenario zeigt sich in einer Bikeschule: Für bestimmte Kurse müssen spezielle Fahrradtypen in ausreichender Stückzahl verfügbar und für die Kursdauer reserviert sein.

3. Mehrteilige Kurse mit komplexem Aufbau

Viele Kurse bestehen aus mehreren Sitzungen mit unterschiedlichen Längen: Diese Veranstaltungen erfordern eine präzise Planung und Koordination, um reibungslos ablaufen zu können.

• Sitzung 1: Montag, 5 Stunden
• Sitzung 2: Mittwoch, 4 Stunden
• Sitzung 3: Dienstag der folgenden Woche, 6 Stunden

Soweit so gut – bis Sie merken, dass der Mittwoch ein Feiertag ist. Eine einzige Kollision bedeutet, dass Sitzung 2 in dieser Woche nicht stattfinden kann. Wird der Plan manuell angepasst, riskiert man Konflikte bei Raum-, Dozenten- oder Geräteverfügbarkeit.

Wäre es nicht besser, wenn das System den Feiertag automatisch erkennt, die zweite Sitzung auf Donnerstag verschiebt, die dritte entsprechend anpasst – und alles reibungslos neu plant?

Genau diese intelligente Flexibilität brauchen Organisationen für eine effektive Kursplanung. Ohne sie kann ein einziger Feiertag Stunden an Arbeit zunichtemachen.

4. Abhängigkeiten von Support-Personal

Manche Kurse – insbesondere Präsenzschulungen – benötigen zusätzliches Betreuungspersonal. Zum Beispiel:

• 1 Support-Mitarbeiter am ersten Tag
• 2 Support-Mitarbeiter am Prüfungstag (Tag 3)

Planer müssen dieses Personal über den gesamten Kurszeitraum hinweg einplanen, Verfügbarkeiten prüfen, Konflikte vermeiden und sicherstellen, dass immer genug Unterstützung da ist. Manuell? Ein logistischer Albtraum.

5. Nachbereitungszeit für Geräte

Nach Kursende müssen genutzte Geräte häufig erst wieder aufbereitet werden:

• Reinigung oder Wartung
• Software-Reset
• Neuorganisation der Hardware

Wurden z. B. 15 Laptops genutzt, sollten diese nicht direkt am nächsten Tag wieder als „verfügbar“ im Kalender erscheinen. Ohne automatische Nachbearbeitungsblöcke ist die Gefahr groß, dass sie versehentlich erneut verplant werden.

Die versteckten Kosten manueller Kursplanung

Die Planung ist nur der Anfang. Ist der Kurs einmal angesetzt, beginnt die manuelle Arbeit erst richtig – ein klares Zeichen, dass Schulungssoftware notwendig ist. Unsere Software ist so konzipiert, dass sie ohne IT-Kenntnisse genutzt werden kann, was die Zugänglichkeit und Effizienz für alle Nutzer erhöht. Hinter jeder gebuchten Sitzung stecken viele Verwaltungsschritte, die leicht übersehen werden – mit Konsequenzen für Effizienz, Qualität und Zufriedenheit.

Fazit:

• Manuelle Prozesse führen zu Verzögerungen, Fehlern und schlechter Kundenerfahrung.
• Verwaltungsteams verlieren wertvolle Zeit durch Routineaufgaben.
• Nachbereitungen entfallen – und Chancen für Kundenbindung bleiben ungenutzt.
• Gerätemanagement wird reaktiv und ineffizient.

Die Lösung: TIMIFY Course Planner

Der TIMIFY Course Planner ist eine speziell entwickelte Software zur Planung von Trainingskursen. Diese All-in-One-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Online-Buchungen, Terminplanung und Marketing, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Kursangebote zu unterstützen. Sie automatisiert die aufwändigsten und fehleranfälligsten Prozesse – von der Ressourcenplanung bis zur Kommunikation – und gibt Teams die Kontrolle und Transparenz, die sie für skalierbare Abläufe brauchen.

Er automatisiert die Kursplanung durch:

• Zuweisung von Ressourcen
• Gerätezuweisung
• Erkennung von Konflikten
• Automatisierte Kommunikation

Im nächsten Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie das funktioniert.