Der vollständige Leitfaden zum Unterlagen-Managementsystem

Unternehmen erzeugen jeden Tag große Mengen an Daten, sowohl in digitaler Form als auch auf Papier. Diese Dokumente können schwer zu überblicken sein. So geben 46% der Arbeitnehmer an, dass es oft oder immer schwierig ist, die richtigen Informationen zu finden. Ein schlechtes Unterlagenmanagement verringert die Produktivität um über 20%. Das kann ein Unternehmen jedes Jahr an die 20.000 $ pro Mitarbeiter kosten.

Die Lösung? Unternehmen brauchen ein übersichtliches Unterlagen-Managementsystem, um den Überblick über wichtige Unternehmensdokumente zu behalten. Ein Unterlagen-Managementsystem steigert die Produktivität und stellt sicher, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten.  In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Unterlagen-Managementsystem ist, warum es so wichtig ist und wie Sie ein passendes Unterlagen-Managementsystem für Ihr Unternehmen einrichten können.
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Was ist Unterlagenmanagement?

Unterlagen sind Informationen, die ein Unternehmen intern erstellt oder von einer externen Quelle erhält. In der Regel bewahrt es sie auf, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen oder um Nachweise für geschäftliche Transaktionen zu erbringen. Beispiele sind Finanzdokumente, Social Media Berichte und Unternehmens-E-Mails.  Es gibt viele Unterlagen, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen 一 zum Beispiel werden Steuererklärungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt.

Unterlagenmanagement umfasst die Erstellung, Pflege, Verwendung und Entsorgung von Unterlagen. Ziel des Unterlagenmanagements ist es, sicherzustellen, dass Sie auf relevante Unterlagen zugreifen können, um Ihre Geschäftsentscheidungen zu unterstützen, und dass die Unterlagen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Regelungen aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Unterlagenmanagement und Dokumentenmanagement?

Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie Dokumente ändern können, aber keine Unterlagen. Eine Rechnung zum Beispiel ändert sich, während Sie sie bearbeiten, aber sobald Sie sie fertiggestellt haben, wird sie zu einer Unterlage. Allerdings wird nicht jede Art von Dokument zu einer Unterlage.

Ein Dokumentenmanagementsystem dient der Speicherung, Änderung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten. Ein Unterlagen-Managementsystem speichert und verwaltet Unterlagen auf der Grundlage von festgelegten Richtlinien. Das Unterlagenmanagement ist ein Teilbereich des Dokumentenmanagements, der die Verwaltung von Papier- und elektronischen Unterlagen umfasst.

Der Unterlagenmanagement Lebenszyklus

Dieser bezieht sich auf alle Phasen, die eine Unterlage durchläuft, von der Erstellung bis zur Entsorgung. Nach Angaben der UN gibt es vier wichtige Phasen:

• Erstellungsphase
• Aktive Phase
• Inaktive Phase
• Entsorgungsphase

1. Erstellungsphase

Die Erstellungsphase beginnt, sobald eine Unterlage empfangen oder erstellt wird. Wenn Sie Unterlagen intern erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Unterlagen vollständig und korrekt sind. In dieser Phase müssen alle Unterlagen am richtigen Ort (physisch oder elektronisch) gespeichert werden. Es ist auch wichtig, dass Sie eine passende Sicherheitsstufe zuweisen.

2. Aktive Phase

Die aktive Phase umfasst die Verwendung, den Abruf und die Weiterleitung von Unterlagen. Sie müssen die Integrität der Unterlage bewahren und ihn für aktuelle Geschäftsprozesse verfügbar machen. Einige Unterlagen, wie z. B. Gehaltsabrechnungen, haben eine kurze aktive Phase während andere eine lange aktive Phase haben.

3. Inaktive Phase

Die inaktive Phase beginnt, wenn die Unterlagen nicht mehr aktiv genutzt werden, aber aus rechtlichen oder anderen Gründen weiterhin aufbewahrt werden müssen. Sie sollten die Unterlagen, die Sie nicht mehr im Büro oder in gemeinsam genutzten Systemen aufbewahren müssen, identifizieren und auflisten. Sie können sie dann vor Ort aufbewahren oder in ein kommerzielles Archivzentrum auslagern.

4. Entsorgungsphase

Die letzte Phase ist die Entsorgung der Unterlagen. Die Entsorgung von Unterlagen kann das Löschen digitaler Unterlagen, die Vernichtung physischer Unterlagen oder die Archivierung der Unterlagen umfassen. Wenn die Entsorgung die Zerstörung beinhaltet, müssen Sie zunächst die erforderlichen Genehmigungen einholen.

Was ist ein Unterlagen-Managementsystem?

Im Jahr 2020 belief sich der weltweite Markt für Unterlagen-Managementsysteme auf 3,9 Milliarden Dollar und könnte bis 2027 8,8 Milliarden Dollar erreichen. Mit diesen Systemen können Sie Unterlagen sicher verwalten und aufbewahren, während Sie gleichzeitig den Zugang zu ihnen aufrechterhalten und einen Prüfpfad hinterlassen. Unterlagen-Managementsysteme können vollständig oder teilweise digital sein. In beiden Fällen werden jedoch Dokumentenscanner verwendet, um physische Unterlagen zu scannen.

86% der Arbeitnehmer geben an, dass sie bei der Suche nach Informationen auf Schwierigkeiten stoßen. Ein Unterlagen-Managementsystem kann den Mitarbeitern dabei helfen, denn mit einer integrierten Suchmaschine können sie Unterlagen wie Firmenrechnungen schnell und unkompliziert finden. Um Ihre Unterlagen zu organisieren, können Sie Metadaten und Labels hinzufügen. Die Software verfügt außerdem über eine integrierte Sicherheits- und Zugriffsauthentifizierung und enthält viel detailliertere Informationen als Ihr Call-Managementsystem.

Arten von Unterlagenmanagement Software

Es gibt zwei Haupttypen von Unterlagenmanagement Software: Lokal und Cloud-basiert. Sie bieten dieselben Funktionen, unterscheiden sich aber in der Art und Weise, wie sie Daten speichern und verwalten.

Lokale Datenbankmanagementsysteme

Lokale Systeme zum Unterlagenmanagement werden auf Ihren firmeneigenen Servern und in Ihren Speichereinrichtungen gehostet.

• Vorteile: Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten und sind nicht von Ihrer Internetverbindung abhängig, um auf die Unterlagen zuzugreifen. Außerdem müssen Sie keine Gebühren an einen externen Systemanbieter zahlen.
• Nachteile: Lokale Systeme sind für kleine Unternehmen aufgrund der hohen Einrichtungskosten möglicherweise nicht rentabel. Sie müssen ebenfalls Sicherungskopien Ihrer Daten aufbewahren und sind für die Datensicherheit und -pflege verantwortlich.

Cloud-basierte Datenbankmanagementsysteme

Cloud-basierte Systeme werden online von einem Softwareanbieter gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr gehostet. Die Kosten variieren je nach Anbieter und der Anzahl und Art der von Ihnen benötigten Funktionen.

• Vorteile: Es fallen keine Einrichtungskosten an, und Sie müssen keine interne Wartung durchführen. Ihr Anbieter kümmert sich um die Sicherheit, und Sie können von überall aus auf die Unterlagen zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht.
• Nachteile: Die meisten Cloud-basierten Systeme haben einen begrenzten Speicherplatz. Wenn das Internet ausfällt oder Ihr Provider ein Problem hat, können Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen. Außerdem können die Abonnementkosten teuer werden, wenn Sie viele Funktionen benötigen.

Funktionen der Unterlagenmanagement Software

Wenn Sie sich für eine Unterlagenmanagement Software entscheiden, sollten Sie auf Funktionen wie diese achten:

• Stichwort-Suche: 88% der Arbeitnehmer würden davon profitieren, wenn sie von einem Ort aus nach Unterlagen suchen könnten. Sie brauchen also ein System, mit dem Sie anhand von Stichwörtern oder Tags nach Unterlagen suchen können.
• Mehrstufiger Zugriff: Das System sollte über verschiedene Klassifizierungsstufen verfügen, wie z.B. "öffentlich" oder "vertraulich", mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Auf diese Weise können nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Unterlagen zugreifen.
• Mobiler Zugriff: 43% der Arbeitnehmer können mit einem mobilen Gerät nicht auf Unternehmensdaten zugreifen. Da allerdings so viele Menschen heutzutage regelmäßig ihre Telefone benutzen, ist ein System mit mobilem Zugriff ein Muss.
• Software-Integrationen: Es ist hilfreich, wenn Sie das Unterlagenmanagement in Geschäftssysteme wie Ihr CRM oder die PySpark DataFrame to pandas Software integrieren können.
• Scanner-Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren Dokumentenscannern kompatibel ist.

Vorteile eines Unterlagen-Managementsystems

Unterlagen-Managementsysteme ermöglichen Ihnen den einfachen Zugriff auf Ihre Geschäftsunterlagen und deren Verwaltung. Sie sparen außerdem Zeit und ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, sich mehr auf wichtige Geschäftsfunktionen zu konzentrieren. Weitere Vorteile sind:

• Skalierbarkeit: Sie können Benutzer und Funktionen hinzufügen, um datenbasiertes Geschäftswachstum zu fördern.
• Sicherheit: Nur Personen mit der richtigen Authentifizierungsstufe können auf wichtige Unterlagen zugreifen.
• Zusammenarbeit: Mit einer Unterlagenmanagement Software ist es ein Leichtes, Unterlagen mit Mitarbeitern auf vielen verschiedenen Geräten zu teilen.
• Effizienz: Einige Systeme kennzeichnen Unterlagen automatisch, was für 82 % der Arbeitnehmer von Vorteil wäre. Die meiste Software verfügt auch über Funktionen zur Stichwortsuche, sodass Sie keine Zeit mit dem Suchen von Daten verschwenden müssen.
  

Wie Sie einen Prozess zur Verwaltung von Unterlagen erstellen

Sehen wir uns nun an, wie Sie für Ihr Unternehmen ein ordnungsgemäßes Unterlagenmanagement einrichten können. Sie sollten:

• Einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen erstellen
• Richtlinien für die Verwaltung von Unterlagen aufstellen
• Ein Verfahren für die Entsorgung von Unterlagen erstellen

1. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen

Zunächst müssen Sie entscheiden, wie lange Sie die Unterlagen im Rahmen eines Aufbewahrungsplans aufbewahren wollen. Sie können die Aufbewahrungsdauer durch eine Analyse der geschäftlichen Anforderungen oder der gesetzlichen Bestimmungen festlegen oder sie wird von der Verwaltung oder anderen Stellen festgelegt. In jedem Fall sollte ein Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen Folgendes enthalten:

• Wie lange Sie verschiedene Arten von Unterlagen aufbewahren sollten
• Wer sich um die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen und die Speicherung von Papierdatensätzen kümmert
• Wie Sie Ihre Unterlagen entsorgen

2. Erstellen Sie Richtlinien zur Verwaltung von Unterlagen

Als nächstes sollten Sie Richtlinien aufstellen, damit jeder im Unternehmen weiß, wie Unterlagen zu verwalten sind. Sie sollten Ihre Richtlinien auf der Grundlage der International Organization for Standardization (ISO) 15489 für die Verwaltung von Unterlagen erstellen. Ihre Richtlinien sollten Folgendes beinhalten:

• Wer hat Zugang zu den Unterlagen und für wie lange?
• Elektronische Dokumentenverwaltung, einschließlich der Kennzeichnung und Nachverfolgung von Unterlagen
• Wer sollte die Überwachung und Verwaltung der Unterlagen übernehmen?
• Software-Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Azure Data Lake Sicherheit
• Wann Sie Unterlagen an einen externen Speicherort übertragen oder sie vernichten

3. Erstellen Sie ein Verfahren für die Entsorgung von Unterlagen

Schließlich sollten Sie festlegen, wie Ihr Unternehmen physische Unterlagen vernichten und digitale Unterlagen löschen wird. Für Papierdatensätze sollten Sie:

• Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Unterlagen vernichten wollen (z.B. intern oder über ein Unternehmen).
• Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal Unterlagen vernichten kann
• Legen Sie auf Wunsch ein Entsorgungszertifikat vor

Bei digitalen Unterlagen sollten Sie alle Kopien einer Aufzeichnung löschen, einschließlich derjenigen auf USB-Laufwerken, CDs, Computern oder Mobiltelefonen. Und wie bei Unterlagen auf Papier sollten Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Unterlagen löschen können.

Das Fazit

Um den Überblick über Ihre sich stapelnden Kundeninformationen zu behalten, benötigen Sie ein System zur Verwaltung von Unterlagen. Ein Unterlagen-Managementsystem spart Zeit und verbessert die Effizienz mit Funktionen wie Stichwortsuche und Softwareintegrationen.

Sie sollten auch Richtlinien für die Verwaltung Ihrer Unterlagen im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und den geschäftlichen Anforderungen erstellen. Diese Richtlinien sollten alle Phasen des Lebenszyklus von Unterlagen abdecken, von der Erstellung bis zur Aufbewahrung und Entsorgung. Auf diese Weise verfügen Ihre Mitarbeiter stets über die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.