Der Unterlagenmanagement Lebenszyklus
Dieser bezieht sich auf alle Phasen, die eine Unterlage durchläuft, von der Erstellung bis zur Entsorgung. Nach Angaben der UN gibt es vier wichtige Phasen:
- Erstellungsphase
- Aktive Phase
- Inaktive Phase
- Entsorgungsphase
1. Erstellungsphase
Die Erstellungsphase beginnt, sobald eine Unterlage empfangen oder erstellt wird. Wenn Sie Unterlagen intern erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Unterlagen vollständig und korrekt sind. In dieser Phase müssen alle Unterlagen am richtigen Ort (physisch oder elektronisch) gespeichert werden. Es ist auch wichtig, dass Sie eine passende Sicherheitsstufe zuweisen.
2. Aktive Phase
Die aktive Phase umfasst die Verwendung, den Abruf und die Weiterleitung von Unterlagen. Sie müssen die Integrität der Unterlage bewahren und ihn für aktuelle Geschäftsprozesse verfügbar machen. Einige Unterlagen, wie z. B. Gehaltsabrechnungen, haben eine kurze aktive Phase während andere eine lange aktive Phase haben.
3. Inaktive Phase
Die inaktive Phase beginnt, wenn die Unterlagen nicht mehr aktiv genutzt werden, aber aus rechtlichen oder anderen Gründen weiterhin aufbewahrt werden müssen. Sie sollten die Unterlagen, die Sie nicht mehr im Büro oder in gemeinsam genutzten Systemen aufbewahren müssen, identifizieren und auflisten. Sie können sie dann vor Ort aufbewahren oder in ein kommerzielles Archivzentrum auslagern.
4. Entsorgungsphase
Die letzte Phase ist die Entsorgung der Unterlagen. Die Entsorgung von Unterlagen kann das Löschen digitaler Unterlagen, die Vernichtung physischer Unterlagen oder die Archivierung der Unterlagen umfassen. Wenn die Entsorgung die Zerstörung beinhaltet, müssen Sie zunächst die erforderlichen Genehmigungen einholen.