Wie TIMIFY den Rekrutierungsprozess optimiert

Bei TIMIFY sind wir nicht nur die Entwickler eines innovativen Terminplanungstools, sondern auch aktive Nutzer unseres Produkts. Beide Rollen halten uns eng verbunden mit den Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Terminplanung für Termine und Besprechungen gegenübersehen, insbesondere wenn es um den komplexen Prozess der Personalbeschaffung auf Unternehmensebene geht.
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Wir haben TIMIFY genutzt, um unseren eigenen Recruiting-Prozess zu optimieren, sodass wir schneller als je zuvor Verfügbarkeitszeiten für Gespräche mit mehreren Teilnehmern finden und die Personalbeschaffung über verschiedene Büros, Standorte und Zeitzonen hinweg verwalten können.

Die Nutzung von TIMIFY auf diese Weise hat den Zeitaufwand für verschiedene Recruiting-Prozesse um 40 % reduziert und zweifellos die Candidate Experience verbessert.

Im Folgenden erläutern wir im Detail, wie unsere Software einen reibungslosen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter gewährleistet und ihnen hilft, sich von Anfang an integriert zu fühlen.

Warum wir TIMIFY für die Personalbeschaffung brauchen

Als Unternehmen mit einer hybriden Arbeitspolitik, das über mehrere Büros in verschiedenen Zeitzonen hinweg tätig ist,sind wir im Recruiting-Prozess auf einige Herausforderungen gestoßen. Die Koordinierung von Vorstellungsgesprächen,die auf die Verfügbarkeit von Kandidaten, Personalverantwortlichen, Teammitgliedern und Besprechungsräumen an verschiedenen Standorten abgestimmt sind, kann eine Herausforderung sein.

Mit TIMIFY konnten wir diese Herausforderungen direkt angehen, die Erfahrung für unsere Kandidaten verbessern und die Effizienz des Einstellungsprozesses steigern.
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Wir haben unseren HR-Manager Lukas interviewt und ihn gebeten, uns mehr darüber zu erzählen, wie er den Recruiting-Prozess bei TIMIFY gestaltet und ob er uns sagen kann, welche Funktionen ihm die Arbeit erleichtern.

Wie plant TIMIFY Interviews über verschiedene Büros und Zeitzonen hinweg?

Der Prozess kann über die Booking Links app, erfolgen, die die Erstellung personalisierter Buchungslinks ermöglicht, indem alle erforderlichen Mitarbeiter hinzugefügt werden, die am Vorstellungsgespräch teilnehmen müssen, sowie die richtige Interviewart (z. B. Erstgespräch, zweite Runde usw.) für diesen Kandidaten festgelegt wird.

Der Kandidat sieht nur dann verfügbare Zeitfenster, wenn alle verfügbar sind, sodass keine E-Mails oder unnötigen Anrufe zur Koordinierung der Verfügbarkeit erforderlich sind. Sobald der Kandidat bucht, erscheint der Termin automatisch im Kalender aller.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Buchungen manuell im Kalender zu erstellen. Egal welche Methode ich verwende, sie erscheinen automatisch in der richtigen Zeitzone, je nach Standort.
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Indem ich einen Überblick über den Kalender aller habe, kann ich ganz einfach Buchungen einrichten, die die Verfügbarkeit aller Beteiligten berücksichtigen, unabhängig von ihrem Standort. Das hat das Hin und Her, das normalerweise mit der Suche nach einem geeigneten Zeitpunkt verbunden ist, erheblich reduziert.

Wie verwaltet man die Verfügbarkeit von Interviews am besten?

Um den ersten Anruf mit Recruitern zu planen, nutzen wir die Booking Links App. Ein Link zum Kalender der Recruiter wird über das ATS (Applications Tracking System) an Bewerber verschickt. Da die Verfügbarkeit unserer Einstellungsteams bereits vordefiniert ist, können Bewerber einfach selbst einen Termin buchen, ohne viel in den Prozess investieren zu müssen. Diese Autonomie beschleunigt nicht nur den Planungsprozess, sondern verbessert auch die Candidate Experience. Der Dienst ist mit MS Teams verknüpft, sodass automatisch ein virtueller Besprechungsraum erstellt wird.
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Das Tolle an TIMIFY ist, dass wir beide Alternativen haben: Booking Links und die Möglichkeit, manuell zu planen.Wenn ich nicht viele Ressourcen investieren kann und schnell sein muss (in Bezug auf die Zeit, die ich in die Planung eines Interviews investiere), nutze ich Booking Links.

Wenn wir jedoch Termine einhalten müssen, die Stellen sehr dringend sind oder ich weiß, dass die Hiring Manager mit Blockern in ihren Kalendern arbeiten, was bedeutet, dass ich mit ihnen sprechen und Dinge verschieben muss, um das Interview früher zu planen, erstelle ich die Buchungen manuell und versende die Einladungen per E-Mail.

Inzwischen ermöglicht die, Kalendersynchronisierung sowohl Recruitern als auch Bewerbern, ihren TIMIFY-Kalender mit Office 365 oder Google Kalender zu synchronisieren,wenn sie dies wünschen. Dadurch wird das Risiko von Doppelbuchungen oder verpassten Terminen erheblich reduziert.f double bookings or missed appointments.

Wie verwalten wir den Prozess von Einzelgesprächen und Gesprächen mit mehreren Teilnehmern?

Unser Recruiting-Prozess umfasst sowohl Einzelgespräche als auch Sitzungen mit mehreren Teilnehmern. Um den Planungsprozess an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen, sind die folgenden Funktionen unglaublich nützlich:

• Buffer times- fügen Sie automatisch kurze Zeitfenster (z. B. 5 Minuten) vor oder nach dem Meeting ein, um sicherzustellen, dass Aufgaben wie Verwaltung, Raumwechsel oder Personalwechsel nicht dazu führen, dass ein Meeting in das nächste übergeht
• Split bookings - Teilen Sie ein längeres Meeting in Abschnitte auf, sodass verschiedene menschliche und nicht-menschliche Ressourcen nur für die kurze Zeit gebucht werden können, die sie benötigen (z. B. für einen Kandidaten, der aufeinanderfolgende 30-minütige Gespräche mit verschiedenen Interviewern führt, können Sie jeden Interviewer nur für den 30-Minuten-Slot buchen, den er benötigt)
• Resource dependency - reingestellte Besprechungstypen und deren abhängige Ressourcen automatisch festlegen. Wenn beispielsweise ein zweites Interview immer den HR-Manager und den Geschäftsführer umfasst, werden diese Ressourcen automatisch gebucht, wenn ein zweites Interview geplant wird

TIMIFY ermöglicht es mir, diese beiden Interviewtypen mühelos zu verwalten und sicherzustellen, dass Ressourcen, ob Personen oder Besprechungsräume, richtig zugewiesen werden.

Ich erstelle einen Servicetyp für Einzelgespräche. Bewerber können diesen Interviewtyp selbst buchen und alle von mir voreingestellten Ressourcen oder Pufferzeiten werden automatisch berücksichtigt. Ebenso wird bei einem separaten Service, der für ein Multi-Teilnehmer-Interview für das Marketingteam erstellt wurde, bei Buchung automatisch die Marketingmanager gebucht, die immer an diesem Interviewtyp beteiligt sind.
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Während die Erstellung von Services mit voreingestellten Bedingungen für häufig wiederkehrende Interviewprozesse unglaublich nützlich ist, habe ich für andere Interviews mit einem einzigartigen Aufbau, Teilnehmern oder dringenden Fristen auch die Flexibilität, manuell zu buchen. Ich kann den freigegebenen TIMIFY-Kalender verwenden, um die individuelle Verfügbarkeit manuell anzuzeigen und Besprechungen entsprechend einzurichten.

In einer solchen Situation ist unser Schnellbuchungs-Widget ehr praktisch. Es ermöglicht mir, schnell die verfügbaren Zeitfenster für mehrere Teammitglieder in einem bestimmten Zeitraum anzuzeigen, was mir viel Zeit spart.

Wie verbessert TIMIFY persönliche und virtuelle Vorstellungsgespräche?

Die Plattform unterstützt die Integration mit Videokonferenz-Tools für virtuelle Interviews und ermöglicht es uns,physische Räume für persönliche Besprechungen zu buchen. Diese Vielseitigkeit war von unschätzbarem Wert, um die Dynamik unseres Einstellungsprozesses unabhängig von äußeren Umständen aufrechtzuerhalten.

Was sind die offensichtlichsten Vorteile, die Sie bei der Nutzung von TIMIFY für die Personalbeschaffung sehen?

• Effizienz steigern: Da TIMIFY die Terminplanung und Kundenkommunikation rationalisiert, einschließlich Bestätigungen und Erinnerungen, habe ich jetzt mehr Zeit, mich dem Interviewprozess zu widmen, anstatt mich mit manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben aufzuhalten
• Klare Planungsverfügbarkeit: Durch den Zugriff auf die Echtzeitverfügbarkeit von TIMIFY-Teilnehmern über unseren gemeinsamen Kalender entfällt die Notwendigkeit endloser E-Mails oder Telefonanrufe, um einen für beide Seiten passenden Zeitpunkt zu koordinieren.
• Candidate Experience verbessern: Kandidaten schätzen die Einfachheit und Leichtigkeit unseres Interviewprozesses. Sie können Termine mühelos verschieben oder absagen, was ihnen mehr Autonomie und ein positives Erlebnis verschafft.
• Datensicherheitsgarantie: Unsere 100%ige DSGVO-Konformität stellt sicher, dass die Daten der Kandidaten sicher verarbeitet werden, ohne dass sie an Tools von Drittanbietern übertragen werden, was Vertrauen in unseren Prozess schafft.
• Nahtlose Integration: TIMIFY lässt sich nahtlos in andere ATS-Systeme und Kalender integrieren und stellt sicher, dass Buchungsinformationen auf allen Plattformen aktualisiert bleiben, was einen reibungslosen und zusammenhängenden Prozess ermöglicht.
• Zeitersparnis: Die Booking Links App und all die Automatisierungen, die Sie vordefinieren können, wie Abhängigkeiten,Zeitpuffer usw., sparen mir viel Zeit. Ich erstelle einen Dienst einmal und nutze ihn wiederholt, ohne mich jedes Mal um die Einrichtung kümmern zu müssen.

Die Sicht aus Sicht des Bewerbers

Wir haben auch Angela, die Teil unseres QA-Teams und eine der jüngsten Neuzugänge im Unternehmen ist, gebeten, ihre Erfahrungen aus Bewerbersicht über ihr TIMIFY-Interview zu teilen.

Kann TIMIFY auch beim Onboarding von Mitarbeitern helfen?

Über die Personalbeschaffung hinaus haben wir festgestellt, dass TIMIFY unglaublich nützlich für das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Organisation von Schulungen oder Gruppenveranstaltungen ist.

Für Onboardings haben wir mehrere allgemeine Termine erstellt, die der HR-Manager für jeden neuen Mitarbeiter und die relevanten Stakeholder bucht, oder es können einfach Blocker sein (z. B. zum Ansehen von Onboarding-Videos). Auf diese Weise stellen wir sicher, dass nichts übersehen wird und der neue Mitarbeiter einen strukturierten Start hat.

Meiner Meinung nach ist das Beste daran, dass sich die neuen Mitarbeiter mit dem Zeitplan des Onboarding-Prozesses,der im Kalender einer Person sichtbar ist, willkommen und gut aufgehoben fühlen. Der neue Mitarbeiter kann sehen und schätzen, wie viel Mühe sein neues Team in sein Onboarding gesteckt hat.

Zusammenfassend sind dies die Hauptvorteile, die ich bei der Nutzung von TIMIFY für das Onboarding sehe:

• Transparenz: Sobald der neue Mitarbeiter als Ressource angelegt ist, sehen alle im Team seine Onboarding-Termine und können entsprechend planen.
• Struktur/Klarer Überblick: Der Eintritt in ein neues Unternehmen ist eine große Herausforderung, verbunden mit viel Unsicherheit und Zerbrechlichkeit. Wenn man vom ersten Tag an sehen kann, dass es einen Plan für einen gibt, ist das unglaublich wertvoll.
• Zeitersparnis: Indem man alles an einem Ort hat, spart man unweigerlich Zeit. Am Beispiel von Blockern für Onboarding-Videos kann ich mir keine reibungslosere und einfachere Lösung für alle Beteiligten vorstellen.

Fazit

Durch den Einsatz von TIMIFY in unserem Recruiting-Prozess haben wir zahlreiche Vorteile festgestellt. Zu den bemerkenswertesten gehören:

• erhebliche Zeitersparnis
• einen klareren Überblick über den Planungsprozess
• eine verbesserte Erfahrung sowohl für Kandidaten als auch für Einstellungsteams

Die Plattform hat es uns ermöglicht, unseren Recruiting-Workflow zu optimieren, sodass wir uns mehr auf die Qualität unserer Einstellungen konzentrieren können als auf die Logistik der Interviewplanung.
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TIMIFY hat sich als unverzichtbares Werkzeug für unseren Recruiting-Prozess erwiesen und bietet die Flexibilität,Effizienz und Skalierbarkeit, die wir brauchen, um den Herausforderungen der heutigen dynamischen Arbeitsumgebung gerecht zu werden. Indem wir unsere Erfahrungen teilen, hoffen wir, Sie dazu zu inspirieren, zu erkunden, wie TIMIFY Ihre Planungsprozesse verändern kann, sei es für die Personalbeschaffung oder für jeden anderen Aspekt Ihres Betriebs.