Tägliches Buchungslimit zur Kontrolle des Terminaufkommens verwenden
Hier ist, was Sie wissen müssen:
Diese Funktion dient als Erweiterung der Serviceverfügbarkeitseinstellungen in der TIMIFY WebApp und dem TIMIFY Branch Manager
Sie steht allen Kunden zur Verfügung, die den Enterprise Plan erworben haben.
Struktur des Artikels:
1. Was ist das Tägliche Buchungslimit?
3. Tägliches Buchungslimit im Branch Manager
1. Was ist das Tägliche Buchungslimit?
Mit dieser praktischen Funktion können Sie ein Limit festlegen, wie oft eine Leistung gebucht werden kann. Sobald das Limit für einen bestimmten Tag erreicht ist, wird die Leistung nicht mehr im Buchungs-Widget angezeigt. Das bedeutet, dass die Kunden ihn nicht mehr online buchen können.
Es ist jedoch immer noch möglich, zusätzliche Buchungen für die Leistung über den Kalender hinzuzufügen. Um dies zu erleichtern, haben wir eine zusätzliche Einstellung, "Überschreiben des Kalenders zulassen", zu dem Feature hinzugefügt. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Wie wird das tägliche Buchungslimit angewendet?
Das Limit selbst wird pro Ressource auf täglicher Basis angewendet und basiert auf der Konfiguration der Leistung. Wenn Sie zum Beispiel eine Leistung haben, bei der zwei Ressourcen parallel arbeiten müssen und das Buchungslimit für diesen Tag 3 beträgt, können Sie maximal 3 Buchungen für diese Leistung erhalten.
Nehmen wir dasselbe Beispiel, aber dieses Mal können die Ressourcen die Leistung unabhängig voneinander ausführen. In diesem Fall können Sie maximal 6 Buchungen für die Leistung erhalten (2 Ressourcen * je 3 Buchungen).
Wie sieht der Prozess für Ihre Kunden aus?
Der Kunde beginnt mit der Auswahl der Leistung, die er buchen möchte, aus der Liste der verfügbaren Leistungen im Buchungs-Widget und wählt dann ein bevorzugtes Datum und eine Uhrzeit für seinen Termin aus.
Das System prüft die Verfügbarkeit von Zeitfenstern für die gewählte Leistung an dem ausgewählten Tag. Wenn das Buchungslimit für diese Leistung an diesem Tag bereits erreicht ist, zeigt das Buchungs-Widget einfach an, dass für diesen Tag keine freien Termine mehr verfügbar sind.
Intelligente Ressourcenvorschläge
Wenn Sie eine Buchung in den Kalender eingeben und eine Ressource das tägliche Buchungslimit erreicht hat, wird ein Vorschlag für eine andere Ressource angezeigt, die dieses Limit nicht erreicht hat und verfügbar ist.
2. So richten Sie es ein
Sie können die Funktion "Buchungslimit" aktivieren, indem Sie auf Verwaltung > Leistungen gehen, dann die gewünschte Leistung bearbeiten und auf die Registerkarte Verfügbarkeit gehen. Dort schalten Sie einfach den Schalter "Aktivieren" für die Funktion um.
Nachdem Sie die Einstellung aktiviert haben, sehen Sie die zusätzlichen Optionen für die Konfiguration:
Arbeitsstunden der Ressource (Tagesdurchschnitt) - stellt die typische, volle Arbeitszeit einer Ressource innerhalb des Standortes dar
Maximale Buchungen pro Ressource - definieren Sie die maximale Anzahl von Buchungen, die für eine Leistung an jedem Wochentag erlaubt sind
Kalenderüberschreitung zulassen - diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Kalenderbuchungen zu planen, die das Tageslimit überschreiten. Jedes Mal, wenn Sie eine Buchung zu Ihrem Kalender hinzufügen, werden Sie benachrichtigt und gewarnt, dass Sie das Limit überschreiten.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Das tägliche Buchungslimit wird nun für diese Leistung angewendet.
3. Tägliches Buchungslimit im Branch Manager
Um die Funktion "Buchungslimit" global für alle Standorte innerhalb eines Branch Manager Kontos zu nutzen, müssen Sie die Einstellung in den globalen Leistungen aktivieren.
Sie können im Standortmanager unter Globale Verwaltung > Leistungen eine bestehende Leistung bearbeiten oder eine neue erstellen. Im Formular der Leistung können Sie zur Registerkarte "Verfügbarkeit" navigieren, wo Sie die Funktion "Tägliches Buchungslimit" durch einfaches Umlegen des Schalters "Aktivieren" aktivieren können.
Nach diesem Schritt ist der Vorgang derselbe wie in Schritt 2 dieses Artikels beschrieben - füllen Sie einfach die Einstellungen aus und klicken Sie auf "Speichern".
ℹ️ Wenn Sie sich über die Schaltfläche "1-Klick-Zugang" im Standort über den Branch Manager bei einem Standort anmelden, können Sie das tägliche Buchungslimit nicht überschreiten, auch wenn die Option "Kalenderüberschreibung zulassen" aktiviert ist.
4. FAQ
Q. Was passiert, wenn ich eine Reihe von Buchungen plane? Sind diese von der täglichen Buchungsgrenze betroffen?
Ja, das Buchungslimit wirkt sich auch auf Serienbuchungen aus. Wenn es für die ausgewählten Termine keine Probleme gibt und das Buchungslimit noch nicht erreicht ist, können Sie mit der Buchung fortfahren, aber wenn das Buchungslimit für einen oder mehrere Termine in der Zukunft erreicht wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten.
Wenn Sie die Option "Kalenderüberschreibung zulassen" aktiviert haben, können Sie das Limit überschreiten, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie dies nicht getan haben, können Sie die Serie nur für die Tage erstellen, an denen es keine Buchungskonflikte gibt.
Q. Ist die Einstellung "Überschreiben des Kalenders zulassen" für das Callcenter verfügbar?
Nein, die Einstellung gilt nicht für das Call Center. Wenn Sie dort das Limit erreichen, können Sie keine Buchung vornehmen.
Q. Ich habe für "Maximale Buchungen pro Ressource" den Wert 4 gewählt, aber meine Ressource kann nur 2 Buchungen pro Tag erhalten (z. B.). Stimmt etwas nicht?
Das kann passieren, weil die maximalen Buchungen pro Ressource auf der Grundlage der durchschnittlichen Arbeitsstunden und der Arbeitsstunden der Ressource angepasst werden.
Nehmen wir an, Sie haben die maximale Anzahl an Buchungen pro Ressource auf 4 festgelegt und die Arbeitszeit der Ressource beträgt 8 Stunden. Wenn Sie eine Ressource haben, die 8 Stunden pro Tag arbeitet, dann entspricht dies der durchschnittlichen Arbeitszeit und sie hat Anspruch auf maximal 4 Buchungen pro Tag.
Wenn eine andere Ressource jedoch nicht Vollzeit arbeitet, sondern nur 4 Stunden, bedeutet dies, dass sie maximal 2 Buchungen pro Tag erhalten kann, obwohl wir in den Einstellungen die Grenze auf 4 gesetzt haben.
Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden wären das 75 % der durchschnittlichen Arbeitszeit, was bedeutet, dass die maximale Anzahl der Buchungen pro Tag 75 % des von uns festgelegten Limits beträgt - in diesem Fall also 3.