E-Mail-Benachrichtigungen und -Erinnerungen
Dank TIMIFY können Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Termindetails sowohl an Ihre Mitarbeiter als auch an Ihre Kunden senden.
Die E-Mail hat auch eine .ics-Datei im Anhang, mit der der Termin direkt in den privaten Kalender importiert werden kann.
Mit TIMIFY Premium und Enterprise können Sie Ihren Kunden auch E-Mail-Erinnerungen schicken und so die Zahl der No-Shows deutlich reduzieren.
Es gibt drei Arten von Erinnerungen, die Sie einstellen können, und wir werden jede von ihnen unten erklären:
1. Leistungsspezifische E-Mail-Erinnerungen
Aktivieren Sie leistungsspezifische E-Mail-Erinnerungen und legen Sie fest, wie viele Stunden vor dem Termin eine Erinnerung an den Kunden gesendet werden soll.
Klicken Sie im Menü auf den Abschnitt Verwaltung, dann wählen Sie zwischen Leistungen oder Gruppenleistungen, je nachdem, für welche Leistung Sie eine Erinnerung einrichten möchten. Wählen Sie die Leistung aus und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol:
Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und dort können Sie entweder
Erinnerungen für Kunden und/oder Ressourcen für diese spezifische Leistung ausschalten ODER
leistungsspezifische Erinnerungen für Kunden und/oder Ressourcen aktivieren
Sie haben die Möglichkeit, einen Zeitraum zwischen 1 Stunde und 3 Tagen vor dem Termin zu wählen, und Sie können maximal 3 Erinnerungen einrichten.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Erinnerungen gesendet werden je nach Einstellungen in dem Moment, in dem die Buchung getätigt wurde. Wenn die Einstellungen später geändert werden, wann die Erinnerungen versendet werden sollen, hat es keine Auswirkungen auf bereits bestehende Buchungen.
2. Allgemeine E-Mail-Erinnerungen
Die allgemeinen Erinnerungen gelten automatisch für alle aktiven Leistingen, es sei denn, Sie haben leistungsspezifische E-Mail-Erinnerungen eingestellt. In diesem Fall haben diese Einstellungen Vorrang vor den allgemeinen Erinnerungen.
Gehen Sie zu Einstellungen → Systembenachrichtigungen und bearbeiten Sie die E-Mail-Einstellungen. Scrollen Sie nach unten zu den Buchungserinnerungen und legen Sie Ihre Erinnerungen fest.
Unter Zusätzliche Empfänger können Sie noch einmal bis zu 3 Empfänger Ihrer Wahl hinzufügen, z. B. Ihre persönliche E-Mail-Adresse oder ein Backup-Postfach.
3. Appspezifische Erinnerungen
Mit appspezifischen Erinnerungen meinen wir die von uns entwickelten Apps für Zoom und GoToMeeting. Sie finden diese in Ihrem TIMIFY-Konto unter Apps → App Marketplace.
App-Erinnerungen gelten als Ergänzung zu den beiden vorgenannten, da diese Ihnen ermöglichen, einen Zeitraum zwischen 5 Minuten und 1 Tag vor dem Termin festzulegen.
Die App-Erinnerungen können mit den allgemeinen und den leistungsspezifischen Erinnerungen kombiniert werden.
4. Deaktivieren von E-Mail-Erinnerungen
⚠️ Wichtig: Beachten Sie, dass Ihre Kunden die E-Mail-Erinnerungen immer noch erhalten, wenn Sie aktive Buchungen in Ihrem Kalender haben und sich entscheiden, die Erinnerungen zu deaktivieren.
Die Erinnerungen werden nur für zukünftige Buchungen inaktiv sein.