Die TIMIFY Invoice App: Wie man die App einrichtet.
Hier ist, was Sie wissen müssen:
Diese App ist für TIMIFY Enterprise-Pläne auf dem App Marketplace erhältlich (und kostenlos).
Die Invoice App kann auf Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch genutzt werden.
Sie können die App über die Web App nutzen, aber nicht direkt über den Branch Manager.
Article structure:
1.1. Informationen zum Unternehmen
1.2. Einstellungen für Rechnungen
1.3. Steuerliche Einstellungen
1.5. Kundendatenfelder
2. Manuelles Hinzufügen einer Rechnung
1. So richten Sie die App ein
Die Invoice App kann über die Registerkarte „Apps“ im Navigationsmenü auf der linken Seite aufgerufen werden.
Nachdem Sie die App installiert und geöffnet haben, durchlaufen Sie den Einführungsprozess, der Ihnen hilft, alles in ein paar einfachen Schritten einzurichten.
ℹ️ Hinweis: Diese Einstellungen können später auf der Registerkarte „Einstellungen“ geändert werden.
1.1. Informationen zum Unternehmen
Zunächst müssen Sie Ihre Unternehmensdaten eingeben, einschließlich Bankverbindung und Umsatzsteuer-ID.
1.2. Einstellungen für Rechnungen
Nachdem Sie sie ausgefüllt haben, können Sie die Rechnungseinstellungen wählen, wo Sie auch die Option wählen können, Rechnungen für geteilte, kombinierte und Gruppendienste zu erstellen.
Im Hauptteil der Einstellungen können Sie ein Rechnungspräfix, die Fälligkeitsfrist (der Zeitraum, z.B. 5 Tage, innerhalb dessen Rechnungen bezahlt werden müssen) und die Sprache der Rechnung festlegen.
ℹ️ Hinweis: Für Gruppenbuchungen können Sie einzelne Rechnungen (für alle ausgewählten Teilnehmer auf einmal) oder eine einzige Rechnung (für alle oder ausgewählte Teilnehmer, aber nur ein Kunde erhält die Rechnung) erstellen.
Einer der größten Vorteile der Invoice App ist die Funktion zur Rechnungsautomatisierung, mit der Sie die Erstellung von Rechnungen automatisieren und viel wertvolle Zeit sparen können.
Sie können Rechnungen für alle Leistungen automatisieren: Sobald eine Leistung erbracht wurde, erscheint die entsprechende Rechnung auf der Registerkarte Rechnungen. Dies gilt nur, solange eine Leistung, ein Preis, ein Kundenname, eine Adresse und eine E-Mail vorhanden sind.
ℹ️ Hinweis: Die Automatisierung von Rechnungen ist für Gruppenbuchungen nicht verfügbar.
Wenn ein Kunde im Voraus online bezahlt hat, können Sie den Rechnungsstatus auch automatisch als „Bezahlt“ kennzeichnen, ohne jede Rechnung manuell durchgehen zu müssen.
Eine weitere Einstellung, die Sie ändern können, ist, ob die automatisch erstellten Rechnungen standardmäßig inklusive oder exklusive Steuern sein sollen.
1.3. Steuerliche Einstellungen
Wenn Ihre Dienstleistungen unterschiedliche Steuerprozentsätze haben, hilft Ihnen der nächste Schritt des Onboardings bei der Einrichtung. Sie können auch eine Standardsteuergruppe erstellen, die alle Dienstleistungen ohne zugewiesene Steuer enthält.
Schließlich können Sie wählen, ob Sie automatisch E-Mails mit den erstellten Rechnungen an die Kunden senden möchten (nur an diejenigen, die das E-Mail-Datenfeld ausgefüllt haben). Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, wird keine E-Mail versendet, es sei denn, Sie tun es manuell.
1.4. Branding-Einstellungen
Sie haben die Möglichkeit, die Rechnung individuell anzupassen, z. B. Ihr eigenes Logo einzubinden, der Rechnung einen Betreff und Notizen hinzuzufügen oder den E-Mail-Betreff und den Text für die E-Mail-Vorlagen für offene und bezahlte Rechnungen zu ändern.
1.5. Kundendatenfelder
Am Ende werden Sie aufgefordert, die Datenfelder in Ihrer Rechnung mit denen des Kundenprofils abzugleichen.
2. Manuelles Hinzufügen einer Rechnung
Wenn Sie sich entscheiden, eine Rechnung manuell hinzuzufügen, können Sie dies tun, indem Sie auf die Registerkarte Rechnungen gehen und auf die rote Schaltfläche Hinzufügen klicken (eine andere Alternative ist, dies über die Registerkarte Archiv zu tun).
Daraufhin wird ein neuer Bildschirm angezeigt, in dem Sie die Rechnungsdetails eingeben müssen.
Wählen Sie zunächst aus, welcher Kunde die Rechnung erhalten soll. Wenn der Kunde nicht in der Datenbank enthalten ist, können Sie „Neuer Kunde“ wählen und die erforderlichen Informationen eingeben.
ℹ️ Hinweis: Wenn es sich bei dem Kunden um eine juristische Person handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Umschalten“ und geben Sie die Unternehmensdaten ein.
Wählen Sie dann das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und den Artikel oder die Dienstleistung aus, für die Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen möchten (es kann sich um eine bereits vorhandene Rechnung handeln, oder Sie können den Namen eingeben und die Rechnung jetzt erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken).
Sie können auch angeben, ob eine Steuer erhoben werden soll, und den fälligen Endbetrag anzeigen.
Wenn es sich um einen bestehenden Kunden handelt, können Sie eine nicht fakturierte Buchung zu der aktuellen Rechnung hinzufügen, die Sie gerade erstellen. Geben Sie einfach den Namen des Kunden oben ein. Dann sehen Sie alle unbearbeiteten Buchungen des Kunden und können durch Klicken auf das graue Plus-Symbol auswählen, welche Sie der Rechnung hinzufügen möchten.
Wählen Sie dann das anwendbare Steuerkennzeichen (Sie haben es wahrscheinlich während des Onboardings erstellt, falls nicht, gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen und fügen Sie es von dort aus hinzu), den Betrag, den die Dienstleistung kostet, und ob es einen Rabatt gibt.
️ℹ️ Hinweis: Steuern, die für bestimmte Dienstleistungen oder als Standardsteuer gespeichert wurden, werden automatisch neben der Dienstleistung ausgefüllt.
Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie sie an den Kunden senden, und wenn dieser bezahlt hat, klicken Sie einfach auf Zahlung aufzeichnen, damit der Rechnungsstatus auf Bezahlt geändert wird.
Wenn Sie eine von Ihnen erstellte Rechnung widerrufen möchten, öffnen Sie einfach die betreffende Rechnung und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Widerrufen.
️ℹ️ Hinweis: Rechnungen, die mit der TIMIFY Invoice App erstellt werden, sind aufgrund von Unterschieden in der Steuergesetzgebung nicht in allen Ländern zu 100 % steuerkonform.
3. Vollbildansicht
Die Invoice App hat auch eine Vollbildversion, die Ihnen viele zusätzliche Funktionen bietet.
Um sie zu aktivieren, müssen Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen linken Ecke Ihres Kalenders klicken und dann die Einstellung „App-Dock aktivieren“ aktivieren.
Sie sehen dann ein kleines Dock unter dem Kalender, an das Sie die Invoice App anheften können, um schnellen Zugriff auf die Vollbildversion zu erhalten.
Unter dem Kalender sehen Sie ein kleines Dock, an das Sie die Rechnungs-App anheften können, um schnell auf die Vollbildversion zuzugreifen.
Der erste Unterschied, der Ihnen auffallen wird, ist der Statistik-Bildschirm im rechten Bereich der Registerkarte „Heutige Buchungen“. Dort finden Sie Tagesstatistiken zum Rechnungsbetrag, zu den Leistungen und zu den Zahlungsarten.
Die gleiche Art von Statistik wird auf der Registerkarte „Rechnungen“ angezeigt, aber hier wird eine Aufschlüsselung des Rechnungsstatus und der Zahlungsarten angezeigt.
Wenn Sie schließlich eine Rechnung in der Vollbildversion erstellen, erhalten Sie eine Live-Vorschau, wie sie aussehen wird.
