Anpassung der ICS-Datei

Die ICS-Datei (Internet Calendar Scheduling) gibt den Empfängern die Möglichkeit, die Buchung in ihren persönlichen Kalender einzutragen.

By TIMIFY

Aktualisiert 08 February, 2024

Folgendes sollten Sie wissen:

Wenn Sie sich entscheiden, die Funktion zur Anpassung der ICS-Datei nicht zu nutzen, wird die Standard-ICS-Datei mit der Bestätigungs-E-Mail an Ihre Kunden und Ressourcen gesendet.
Der Hyperlink, den Sie in der Leistungsbeschreibung festgelegt haben, ist bei der Konvertierung in die ICS-Datei nicht erkennbar, und wenn Sie die Datei importieren, wird nur einfacher Text angezeigt. Falls Sie einen Hyperlink anzeigen möchten, können Sie alternativ die vollständige URL eingeben (www.domain.com oder domain.com).
Sie können die ICS-Datei auch direkt nach dem Absenden des Buchungsformulars herunterladen. Sie sehen dann eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Buchung zum Kalender hinzufügen, klicken Sie darauf und die Datei download.ics wird in den Download-Ordner Ihres Browsers heruntergeladen.

Artikelstruktur:

1. So aktivieren Sie die Anpassung der ICS-Datei

Um die ICS-Datei-Anpassungsfunktion zu aktivieren, gehen Sie bitte zu Einstellungen > Buchung, bearbeiten Sie dann die Registerkarte Buchung und scrollen Sie ganz nach unten, wo Sie die beiden Optionen Kunden-ICS-Datei und Ressourcen-ICS-Datei sehen.

Aktivieren Sie die von Ihnen benötigte Option, und die weiteren Einstellungen werden erweitert.

2. Kunden ICS-Datei

Mit dieser Option können Sie festlegen, welche Informationen im Kalender des Kunden angezeigt werden sollen.

Eine nützliche Option ist Der/die Wert(e) der Datenfelder. Hier können Sie aus den bereits vorhandenen Buchungsdatenfeldern auswählen, die dann für die Leistungen angezeigt werden, denen sie zugeordnet sind - sofern ein Eintrag für das Feld vorhanden ist.

Kundendatenfelder werden angezeigt, solange der Buchung ein Kunde zugewiesen ist.

Eine weitere interessante Option ist die Kunden-Notiz, mit der Sie zusätzlichen Text aus der Leistungsbeschreibung für den Endkunden hinzufügen können.

Hinweis: Die Kundennotiz ist generisch für alle Leistungen und kann nicht kundenspezifisch sein. Sobald Sie den Text dort hinzufügen, wird er in alle Kunden ICS-Dateien aufgenommen.

Hier ein Beispiel, wie die Kunden ICS-Datei aus Sicht des Kunden aussehen wird:

3. Ressourcen ICS-Datei

Mit dieser Option können Sie die Einstellungen für Ihre Ressourcen anpassen, so dass diese die Buchungsdetails und Kundeninformationen direkt in ihrem bevorzugten Kalender sehen können.

Eine sehr nützliche Option, die wir hier eingebaut haben, ist der Link zur Kalenderbuchung, mit dem Ihre Ressourcen schnell und einfach auf die Buchungsübersicht in ihrem TIMIFY Kalender zugreifen können. Sobald eine Ressource auf die URL klickt, wird sie zu den Buchungsdetails weitergeleitet, wo sie alles im Zusammenhang mit der Buchung und dem Kunden verwalten kann.