So richten Sie die Notify App ein
Die TIMIFY Notify App ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen hilft, SMS-Benachrichtigungen für Buchungsaktivitäten zu automatisieren und sicherzustellen, dass Ihre Kunden über ihre Termine auf dem Laufenden bleiben.
Gut Zu Wissen:
Dies ist eine private App: Kontaktieren Sie Ihren Key Account Manager oder das TIMIFY Support Team, um Zugang zu erhalten. Sie müssen ihnen einen Zugriffsschlüssel zur Verfügung stellen, den Sie auf der Registerkarte „Private Apps“ der Apps-Navigation generieren können. Nach der Generierung ist der Schlüssel 24 Stunden lang gültig.
Die Notify App ist nur für Premium- und Enterprise-Nutzer verfügbar.
Sie können Ihre SMS-Nachrichten für Buchungsbestätigungen, Änderungen, Erinnerungen und/oder Stornierungen individuell gestalten (und Ihre bevorzugte Sprache verwenden).
Es ist möglich, für die Nutzung mit Kreditkarte oder Paypal zu bezahlen. Bitte beachten Sie, dass wir die Nutzung der Notify App innerhalb Europas in Euro und außerhalb Europas in USD abrechnen.
Sie können die Nutzung der App auf ein bestimmtes Budget beschränken. Auf diese Weise wird das Versendeten von SMS gestoppt, wenn das Limit erreicht ist.
Bitte beachten Sie, dass bei Serienterminen, die für einen bestimmten Kunden auf einmal festgelegt werden, nur für den ersten Termin eine SMS versendet wird. Dennoch werden für jeden bevorstehenden Termin im Voraus Erinnerungen verschickt.
Tipp: Das Datumsformat z.B. JJJJ/MM/TT für SMS folgt den Regeln in Ihren Kontoeinstellungen. Wenn Sie das Format, in dem das Datum in Ihren SMS an Kunden angezeigt wird ändern möchten, gehen Sie bitte auf die Registerkarte Einstellungen -> Buchung -> Kalender.
Struktur des Artikels:
1. Kostenlose Testphase
Nach der Installation der App wird eine Testversion gestartet. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die App mit einer bestimmten Anzahl kostenloser SMS pro kostenpflichtiger Einheit zu testen, bevor Sie sich verpflichten, für ihre Nutzung zu bezahlen. Der Zeitraum beträgt 14 Tage.
Globale Abrechnung: Wir bieten insgesamt 10 kostenlose Probe-SMS an, die in allen Branches genutzt werden können.
Lokale Abrechnung: Wir bieten 10 kostenlose Probe-SMS pro Branch.
2. Wie Sie die App installieren
Sie erhalten Zugriff auf die App in der Hauptmenüleiste unter Apps. Gehen Sie zu Private Apps und erstellen Sie den Zugangsschlüssel.
Nach der Aktivierung bieten wir eine kostenlose Testversion mit bis zu 10 kostenlosen SMS an (siehe Abschnitt "Kostenlose Testphase" für weitere Informationen). Sobald die kostenlosen Probeeinheiten verbraucht sind, wechselt die App in den Status "Pending activation". Wenn Sie die App weiter nutzen möchten, klicken Sie darauf und abonnieren Sie sie, indem Sie eine Zahlungsmethode festlegen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechnungsdaten hinzufügen" und es öffnet sich ein Feld mit bestimmten Feldern, in die Sie Ihre Rechnungsadresse eingeben müssen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine bestimmte Zahlungsmethode hinzuzufügen oder auszuwählen (z.B.: Paypal, etc.).
3. Wie Sie ein Konto für den SMS-Versand anlegen
Sobald Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, öffnet sich ein Anmeldeformular, in dem Sie Ihr SMS-Senderkonto erstellen können.
4. So richten Sie die Benachrichtigungsregeln ein
Bevor Sie SMS-Nachrichten an Kunden senden, die im Voraus eine Handynummer und eine E-Mail-Adresse angegeben haben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Gehen Sie in Ihrem Kalender zur Menüleiste auf der linken Seite und klicken Sie auf Einstellungen- > Systembenachrichtigungen. Wählen Sie hier die Art der Benachrichtigungen aus, die Sie senden möchten. SMS-Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Sie einen Termin aus Ihrem Kalender hinzufügen, den Kunden auswählen und auf das Kontrollkästchen "Kunden benachrichtigen" klicken.
Vergewissern Sie sich in der TIMIFY Notify App, dass Sie die gleichen oder weniger Arten von SMS-Benachrichtigungen aktiviert haben.
Sobald diese Schritte festgelegt sind, können Sie SMS-Benachrichtigungen an Kunden senden, die eine Mobiltelefonnummer und eine E-Mail-Adresse definiert haben.
Für SMS-Erinnerungen können Sie die Option "Zeit und Häufigkeit anpassen" aktivieren, die in dieser Einstellung verfügbar ist und die Einstellung "Systembenachrichtigungen" außer Kraft setzt.
ℹ️ Hinweis: Bei wiederholten Buchungen und bei Auswahl mehrerer Slots wird die SMS nur für den ersten Termin oder Slot gesendet.
(Optionale Einstellungen für Bestätigungen, Stornierungen, Änderungen und Mahnungen)
Automatisieren für alle Dienste ODER
Beschränken Sie sich auf bestimmte Dienste -> Sie können Dienste ausschließen, bei denen keine Benachrichtigung gesendet werden soll.
Schließen Sie Ad-hoc-Buchungen ein, die direkt in den Kalender eingegeben werden.
Personalisieren Sie Ihre Nachricht -> siehe unten
Weitere Einstellungen - Zugelassene Länder
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Länder anzugeben, in denen Sie SMS-Benachrichtigungen senden möchten:
Sie können in der TIMIFY Web App zu dem entsprechenden Abschnitt navigieren und dort die Zielländer auswählen.
Hier können Sie die Länder auswählen, an die die SMS-Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Twilio, unser SMS-Anbieter, bietet eine Liste mit allen Ländern, die derzeit für den Versand von SMS-Benachrichtigungen unterstützt werden.
ℹ️ Wenn Sie in Schritt 2 keine Buchungserinnerungen aktiviert haben, sollte Ihnen sofort eine Erfolgsmeldung angezeigt werden, um Sie darüber zu informieren, dass Ihr Onboarding abgeschlossen ist.
5. Ausgabenbeschränkung
Sie können optional eine Ausgabenobergrenze festlegen.
Wenn Sie eine Ausgabengrenze für die App definieren, legen wir eine Grenze fest, die die App nicht überschreiten kann. Wenn dieser Grenzwert erreicht wird, geht sie in einen Pausenzustand über und blockiert vorübergehend alle Funktionen, die Kosten verursachen, bis zum nächsten Abrechnungszeitraum. Alternativ können Sie den Ausgabenschwellenwert erhöhen, um das Limit aufzuheben.
Wenn Sie Ihr Ausgabenlimit aktualisieren möchten, sind einige Regeln zu beachten:
Wenn Sie den Grenzwert gegenüber der ursprünglichen Einstellung erhöhen, wird der neue Grenzwert sofort wirksam.
Wenn Sie das Limit gegenüber der ursprünglichen Einstellung herabsetzen, wird das neue Limit erst im nächsten Abrechnungszeitraum wirksam.
Wenn Sie den Schwellenwert eines zuvor festgelegten Ausgabenlimits deaktivieren, wird die Änderung sofort wirksam, da sie als Erhöhung des Limits betrachtet wird.
ℹ️ Bitte beachten Sie, dass Sie nicht benachrichtigt werden, wenn das Limit/die genaue Obergrenze erreicht ist. Sobald das Limit erreicht ist, werden keine weiteren SMS-Nachrichten mehr verschickt.
ℹ️ Bitte beachten Sie, dass die Rechnung für die SMS Nutzung gesondert gestellt wird. Um zu gewährleisten, dass die App ohne Unterbrechung funktioniert, muss die Rechnung innerhalb von maximal 30 Tagen beglichen werden.
6. Tipps und wichtige Informationen
Kunden- oder Buchungs-Tags können verwendet werden, um SMS-Benachrichtigungen zu senden oder zu blockieren (nur Enterprise). Wenn Sie mehr über die Verwendung von TAGs erfahren möchten, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Sie haben von der App aus Zugriff auf wichtige Nutzungsdaten, z. B.: SMS-Status, Nutzung, Kosten usw.
Die detaillierte Konfiguration ist auf der Ebene der jeweiligen Accounts vorzunehmen, falls Sie einen Branch Manager besitzen und auf der globalen Ebene die App installiert haben.
Wenn Sie den Branch Manager verwenden, können Sie die App für alle Ihre Konten im Branch Manager installieren und ein Abonnement lokal in jedem Account erstellen.
Bitte beachten Sie beim Erstellen Ihres SMS-Absender-Kontos, dass die Eingabe von Umlauten im Absender-ID-Formular nicht zulässig ist.
Wenn Sie eine Bezahlart wie Paypal oder Kreditkarte ausgewählt haben und in allen Accounts die Notify App nutzen, erhalten Sie eine Rechnung für alle Accounts.
Sollten Sie die Notify App nur in einzelnen Accounts nutzen, erhalten Sie separate Rechnungen für die jeweiligen Accounts.