Cómo TIMIFY utiliza TIMIFY en su Proceso de Contratación

En TIMIFY, no solo somos los creadores de una innovadora herramienta de programación, sino también usuarios activos de nuestro producto. Ambos roles nos mantienen profundamente conectados con los desafíos que enfrentan las empresas al programar citas y reuniones, especialmente cuando se trata del complejo proceso de contratación a nivel empresarial.
Hemos utilizado TIMIFY para optimizar nuestro propio proceso de contratación, lo que nos permite encontrar espacios de disponibilidad para entrevistas con múltiples participantes más rápido que nunca y gestionar la contratación en varias oficinas, ubicaciones y zonas horarias.

El uso de TIMIFY de esta manera ha reducido el tiempo dedicado a varios procesos de contratación en un 40 % e innegablemente ha mejorado la experiencia del candidato.

A continuación, detallamos cómo nuestro software garantiza un proceso de incorporación sin problemas para los nuevos empleados y les ayuda a sentirse integrados desde el principio.

Por qué necesitamos TIMIFY para la contratación

Como empresa con una política de trabajo híbrida que opera en varias oficinas en diferentes zonas horarias, hemos encontrado bastantes desafíos en el proceso de contratación. Coordinar entrevistas para adaptarse a la disponibilidad de candidatos, gerentes de contratación, miembros del equipo y salas de reuniones en varios lugares puede ser abrumador.
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Con TIMIFY, hemos podido abordar estos desafíos de frente, mejorando la experiencia para nuestros candidatos y aumentando la eficiencia del proceso de contratación.

Entrevistamos a nuestro gerente de recursos humanos, Lukas, y le pedimos que nos contara más sobre cómo gestiona el proceso de contratación en TIMIFY y si puede compartir qué funciones le facilitan el trabajo.

¿Cómo programa TIMIFY entrevistas en diferentes oficinas y zonas horarias?

El proceso se puede realizar a través de la aplicación Booking Links app, que permite la creación de enlaces de reserva personalizados agregando todos los empleados necesarios que deben participar en la entrevista, así como estableciendo el tipo de entrevista correcto (por ejemplo, entrevista inicial, segunda ronda, etc.) para este candidato.

El candidato solo verá franjas horarias disponibles cuando todos estén disponibles, eliminando la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta o llamadas innecesarias para coordinar la disponibilidad. Una vez que el candidato reserva, la cita aparece automáticamente en el calendario de todos.

Otra opción es crear manualmente las reservas en el calendario. No importa qué método utilice, aparecen automáticamente en la zona horaria correcta según la ubicación.

Al tener una visión general del calendario de todos, puedo configurar fácilmente reservas que tengan en cuenta la disponibilidad de todas las partes involucradas, independientemente de su ubicación. Eso ha reducido significativamente el ir y venir típicamente asociado con la búsqueda de un momento adecuado.

¿Cuáles son las mejores formas de gestionar la disponibilidad de entrevistas?

Para programar la primera llamada con los reclutadores, utilizamos la aplicación Booking Links. Se envía un enlace al calendario de los reclutadores a los solicitantes a través del ATS (Sistema de seguimiento de solicitudes). Con la disponibilidad de nuestros equipos de contratación ya predefinida, los solicitantes pueden simplemente reservar una cita sin invertir mucho en el proceso. Esta autonomía no solo acelera el proceso de programación, sino que también mejora la experiencia del candidato. El servicio está vinculado a MS Teams, por lo que se crea automáticamente una sala de reuniones virtual.

Lo bueno de TIMIFY es que tenemos ambas alternativas: Booking Links y la opción de programar manualmente. Si no puedo invertir muchos recursos y necesito ser rápido (en términos de tiempo que invierto en programar una entrevista),utilizo Booking Links.

Sin embargo, si tenemos que cumplir con los plazos, los puestos son muy urgentes o sé que los gerentes de contratación están trabajando con bloqueadores en sus calendarios, lo que significa que tengo que hablar con ellos y reorganizar las cosas para programar la entrevista antes, creo las reservas manualmente y envío las invitaciones por correo electrónico.

Mientras tanto, la sincronización del calendario permite tanto a los reclutadores como a los solicitantes sincronizar su calendario TIMIFY con Office 365 o Google Calendar si así lo desean. Esto reduce en gran medida el riesgo de reservas dobles o citas perdidas.

¿Cómo gestionamos el proceso de entrevistas individuales y entrevistas con múltiples participantes?

Nuestro proceso de contratación incluye tanto entrevistas individuales como sesiones con múltiples participantes. Para personalizar el proceso de programación para que se ajuste a nuestras necesidades específicas, las siguientes funciones son increíblemente útiles:

• Tiempos de búfer- incluye automáticamente franjas horarias cortas (por ejemplo, 5 minutos) antes o después de la reunión para garantizar que tareas como administración, cambios de sala o cambios de personal no provoquen que una reunión se convierta en la siguiente.
• División de Reservas - divide una reunión más larga en secciones, lo que permite reservar diferentes recursos humanos y no humanos solo durante el corto tiempo que se necesitan (por ejemplo, para un candidato que tiene reuniones consecutivas de 30 minutos con diferentes entrevistadores, puedes reservar cada entrevistador solo para el intervalo de 30 minutos que necesita)
• Dependencia de recursos - preestablece automáticamente los tipos de reuniones y sus recursos dependientes. Por ejemplo, si una segunda entrevista siempre incluye al Gerente de Recursos Humanos y al Director Gerente, estos recursos se reservarán automáticamente cuando se programe una segunda entrevista.

TIMIFY me permite gestionar estos dos tipos de entrevistas sin esfuerzo, asegurando que los recursos, ya sean personas o salas de reuniones, se asignen correctamente.

Creo un tipo de servicio para entrevistas individuales. Los solicitantes pueden reservar este tipo de entrevista por sí mismos y todos los recursos o tiempos de búfer que he preestablecido se incluirán automáticamente. Del mismo modo, un servicio separado creado para una entrevista de múltiples participantes para el equipo de marketing, cuando se reserva,reservará automáticamente a los gerentes de marketing que siempre participan en este tipo de entrevista.

Si bien la creación de servicios con condiciones preestablecidas para procesos de entrevistas recurrentes es increíblemente útil, para otras entrevistas con una configuración, participantes o plazos urgentes únicos, también tengo la flexibilidad de reservar manualmente. Puedo usar el calendario compartido TIMIFY para ver manualmente la disponibilidad individual y configurar reuniones en consecuencia.

En una situación como esta, nuestro widget de Reserva Rápida es muy útil. Me permite ver rápidamente las franjas horarias disponibles para varios miembros del equipo en un período específico, lo que me ahorra una gran cantidad de tiempo.

¿Cómo mejora TIMIFY las entrevistas personales y virtuales?

La plataforma admite la integración con herramientas de videoconferencia para entrevistas virtuales y nos permite reservar espacios físicos para reuniones en persona. Esta versatilidad ha sido invaluable para mantener el impulso de nuestro proceso de contratación, independientemente de las circunstancias externas.

¿Cuáles son los beneficios más evidentes que ves al usar TIMIFY para la contratación?

• Mejorar la eficiencia: con TIMIFY agilizando la programación de citas y la comunicación con los clientes, incluidas las confirmaciones y los recordatorios, ahora tengo más tiempo para dedicar al proceso de entrevista en lugar de empantanarme con tareas manuales que requieren mucho tiempo.
• Disponibilidad de programación clara: al acceder a la disponibilidad en tiempo real de los participantes de TIMIFY a través de nuestro calendario compartido, se elimina la necesidad de un sinfín de correos electrónicos o llamadas telefónicas para coordinar un horario que sea mutuamente conveniente.
• Elevar la experiencia del candidato: los candidatos aprecian la simplicidad y facilidad de nuestro proceso de entrevista.Pueden reprogramar o cancelar citas sin esfuerzo, lo que les otorga una mayor autonomía y una experiencia positiva.
• Garantía de seguridad de datos: nuestro cumplimiento 100% con el RGPD garantiza a los candidatos que sus datos se manejan de forma segura, sin transmisión a herramientas de terceros, lo que infunde confianza y confianza en nuestro proceso.
• Integración perfecta: TIMIFY se integra a la perfección con otros sistemas ATS y calendarios, lo que garantiza que la información de reserva se mantenga actualizada en todas las plataformas, lo que facilita un proceso fluido y coherente.
• Ahorro de tiempo: la aplicación Booking Links y todas las automatizaciones que puedes predefinir, como dependencias,tiempos de búfer, etc., me ahorran mucho tiempo. Creo un servicio una vez y lo uso repetidamente sin tener que preocuparme por configurarlo cada vez.

El punto de vista del candidato

También le pedimos a Angela, que forma parte de nuestro equipo de control de calidad y es una de las últimas incorporaciones a la empresa, que compartiera su experiencia desde la perspectiva del solicitante sobre su entrevista con TIMIFY.

¿TIMIFY también puede ayudar con la incorporación de empleados?

Más allá de la contratación, hemos descubierto que TIMIFY es increíblemente útil para incorporar nuevos empleados y organizar sesiones de capacitación o eventos grupales.
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Para las incorporaciones, creamos varias citas generales que el gerente de recursos humanos reserva para cada nuevo empleado y las partes interesadas relevantes, o pueden ser simplemente bloqueadores (por ejemplo, para ver videos de incorporación). De esta manera, nos aseguramos de que no se pierda nada y que el nuevo empleado tenga un comienzo estructurado.

En mi opinión, lo mejor es que con la línea de tiempo del proceso de incorporación visible en el calendario de un individuo, se sienten bienvenidos y atendidos. El nuevo empleado puede ver y apreciar cuánto esfuerzo ha puesto su nuevo equipo en su incorporación.

En resumen, estas son las principales ventajas que veo al usar TIMIFY para la incorporación:

• Transparencia: Una vez que el nuevo empleado se crea como un recurso, todos en el equipo verán sus citas de incorporación y podrán planificar en consecuencia.
• Estructura/Visión general clara: Unirse a una nueva empresa es un gran desafío, conectado con mucha incertidumbre y fragilidad. Si puedes ver desde el primer día que hay un plan para ti, es increíblemente valioso.
• Ahorro de tiempo: Al tener todo en un solo lugar, inevitablemente ahorra tiempo. Con el ejemplo de bloqueadores para videos de incorporación, no puedo pensar en una solución más fluida y fácil para todos los involucrados.

Conclusión

Al utilizar TIMIFY en nuestro proceso de contratación, hemos observado numerosos beneficios. Los más notables incluyen:

• ahorro de tiempo significativo
• una visión más clara del proceso de programación
• una experiencia mejorada tanto para los candidatos como para los equipos de contratación

La plataforma nos ha permitido optimizar nuestro flujo de trabajo de contratación, lo que nos permite centrarnos más en la calidad de nuestras contrataciones que en la logística de programar entrevistas.

TIMIFY ha demostrado ser una herramienta indispensable para nuestro proceso de contratación, ofreciendo la flexibilidad, eficiencia y escalabilidad que necesitamos para afrontar los desafíos del entorno laboral dinámico actual. Al compartir nuestra experiencia, esperamos inspirarte a explorar cómo TIMIFY puede transformar tus procesos de programación, ya sea para contratación o cualquier otro aspecto de tus operaciones.