Cómo crear una experiencia impecable a la hora de incorporar empleados

Cuando se habla de las mejores prácticas de incorporación de empleados, mucha gente sigue pensando en el mero proceso de contratación de nuevos miembros del equipo. Sin embargo, el éxito de la incorporación de los empleados es mucho más que eso.

La incorporación de los empleados, de hecho, es un proceso largo, complejo y en constante evolución que los dueños y directivos de las empresas deben seguir si quieren mejorar el rendimiento, la satisfacción y la rentabilidad de los empleados.

Consulta nuestra guía completa, para saber más sobre la incorporación de empleados y cómo puedes diseñar un proceso impoluto con cada nueva persona que se incorpore a tu equipo.
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Incorporación de empleados: ¿En qué consiste exactamente?

La incorporación de los empleados es un proceso holístico que implica la contratación de nuevos talentos, su formación correcta y constante, su desarrollo a lo largo del tiempo y la posibilidad de que se conviertan en tu mejor versión.

En pocas palabras, la incorporación de los empleados consiste en transformar a los nuevos miembros de su equipo en activos de máxima calidad para tu empresa, tanto a corto como a largo plazo. Esto requiere mucho más que simplemente escribir un anuncio de empleo cautivador u organizar unos cuantos talleres interactivos para que se familiaricen con tus sistemas y procesos.

La psicología y la conexión emocional son, por ejemplo, aspectos importantes de una experiencia exitosa a la hora de incorporar nuevos empleados al equipo. También cabe destacar que las buenas prácticas de incorporación de empleados tienen un efecto igualmente positivo en los dueños y directivos de las empresas, no solo en los propios empleados.

De hecho, entre otras cosas, un proceso excepcional de incorporación de empleados ayuda a aumentar la satisfacción y la retención de los mismos, a reducir las tasas de rotación, a impulsar la competitividad y a aumentar los ingresos.

Siete pasos para crear una experiencia impecable a la hora de incorporar empleados

¿Cómo puedes diseñar, desarrollar y ofrecer una experiencia de incorporación de empleados impecable y conseguir todos los beneficios que hemos mencionado? A continuación, encontrarás siete formas de conseguirlo cada vez que des la bienvenida a un nuevo miembro del equipo.

1. Contrata nuevos talentos excepcionales

Todo viaje de incorporación de empleados comienza con la contratación de nuevo personal. Y cualquier proceso de contratación debe centrarse en lo siguiente:

• Destacar los valores, los objetivos y la visión de tu empresa.
• Describir el puesto vacante proporcionando toda la información posible, incluidos el horario y las modalidades de trabajo (por ejemplo, jornada flexible o trabajo híbrido), el rango salarial y los beneficios/bonificaciones.
• Crear una forma sencilla, rápida y racionalizada para que los candidatos se presenten al puesto.
• Hacer el esfuerzo de enviar una respuesta personalizada a cada candidato no seleccionado, con comentarios detallados y las razones de la decisión.
• Ponerse en contacto con los candidatos adecuados lo antes posible para conseguir una entrevista.

Además, recuerda monitorizar tu bandeja de entrada y comprobar tu historial de llamadas regularmente para no perder o pasar por alto un mensaje o una llamada de un posible buen candidato.

2. Enfatiza la importancia de la inclusión y la diversidad

Uno de los aspectos más destacados que debe incorporar tu anuncio de empleo es, sin duda, una declaración de inclusión y diversidad. Demostrar que apoyas y animas a que soliciten el puesto de trabajo candidatos de todas las procedencias y condiciones sociales presenta a tu empresa como un lugar de trabajo moderno, con visión de futuro y de mente abierta.

No obstante, recuerda que tu declaración debe ir siempre seguida de acciones tangibles. De hecho, una parte crucial de la incorporación de los empleados es la organización de talleres, sesiones de formación y otros eventos destinados a mejorar y celebrar la inclusión y la diversidad de tu plantilla.

3. Presenta a los nuevos miembros de tu equipo

Puedes optar por presentar a tu nuevo empleado al resto del equipo durante la reunión rutinaria semanal. Esta puede ser una forma rápida e informal de que la plantilla se conozca y de que las nuevas incorporaciones se hagan una idea de cómo trabaja tu equipo y de los temas que se tratan en esas reuniones.

Si el candidato va a trabajar en la oficina, enseñarle la empresa y la oficina también le ayudará a hacerse una idea del entorno de trabajo, incluidas las herramientas y el equipo de trabajo, las instalaciones y cualquier otro aspecto práctico, como las plazas de aparcamiento, los baños, etc.

4. Oficializa la contratación con una carta de confirmación

Puede que dirijas una empresa SaaS o una startup ultratecnológica, pero esto no significa que no debas enviar al nuevo empleado una carta de confirmación como se ha hecho siempre. Dar la bienvenida a tu empresa de manera tangible enviará un mensaje de reconocimiento, valor y compromiso por tu parte.

La carta puede enviarse por correo tradicional o por correo electrónico, pero, en ambos casos, debe incluir: 

• Un mensaje de bienvenida al nuevo empleado.
• Un par de frases para expresar tu gratitud por tener al candidato en tu equipo. 
• Información sobre la fecha de incorporación.
• Una relación de cuáles serán sus principales tareas y responsabilidades.
• Su horario de trabajo. 
• La ubicación del puesto. 

5. Dales la bienvenida a bordo

Una vez que el nuevo candidato haya firmado la carta de confirmación, estará listo para empezar, y tú estarás preparado para comenzar el proceso de incorporación.

El primer día del recién llegado, asegúrate de tener preparada una «nota de bienvenida» para enviarla al resto del equipo. Del mismo modo, puede ser útil dedicar un momento a hacer las presentaciones necesarias con otros miembros del equipo, directivos de la empresa y colaboradores.

Las primeras semanas en tu empresa serán cruciales para determinar si el nuevo empleado va a quedarse o no a largo plazo. Por esta razón, tendrás que procurarle una formación y un apoyo constantes, sin dar la impresión de que los nuevos empleados están siendo microgestionados.

Puede ser complicado encontrar el equilibrio adecuado entre ofrecer ayuda y consejos constructivos y dejar que el empleado se haga con el puesto y trabaje de forma autónoma. Sin embargo, este es otro aspecto esencial que garantizará una gran experiencia de incorporación de los empleados.

6. Mantén el nivel de compromiso en niveles altos a lo largo del tiempo

Pocas cosas son más desagradables para un nuevo empleado que ver cómo el interés hacia él decae rápidamente a medida que pasan las semanas o los meses. De hecho, los recién contratados seguirán necesitando (y esperando) una motivación y un compromiso constantes a lo largo del tiempo, al menos durante el primer año en su nuevo puesto de trabajo.

Durante este tiempo, es fundamental que les ayudes a crear relaciones sólidas, auténticas e inspiradoras con el resto del equipo. Si necesitas algunas ideas, puedes probar uno (o varios) de los siguientes enfoques:

• Programa con regularidad sesiones y actividades orientadas al team-building.
• Planifica reuniones individuales con el nuevo empleado cada dos semanas.
• Organiza con cierta frecuencia salidas de la empresa en entornos informales, relajados y que no sean de trabajo.
• Elogia y reconoce el trabajo del nuevo empleado cada vez que logre algo bueno e importante.
• Sigue pidiendo opiniones y demuestra que tu puerta (metafórica) está siempre abierta cuando los empleados necesiten apoyo, orientación o motivación.

7. Trabaja con las herramientas y tecnologías adecuadas

La inteligencia artificial y las herramientas de aprendizaje automático son factores decisivos cuando se trata de garantizar una experiencia de incorporación de empleados fluida, atractiva y totalmente personalizada.

Por ejemplo, ¿has pensado en incorporar chatbots? Existen estudios que demuestran que algunos de los principales beneficios del uso de chatbots en una empresa son los siguientes:

• Mayor compromiso y motivación de los empleados.
• Solución de problemas siempre activa.
• Asistencia personalizada.
• Ahorro de costes y tiempo. 

Los programas de colaboración son otra excelente herramienta que puedes incluir en tu programa de incorporación de empleados. Son soluciones informáticas que permiten a los miembros de un equipo comunicarse y cooperar de forma sencilla, rápida y segura entre diferentes departamentos y, a veces, incluso en diferentes lugares geográficos.

Si diriges una oficina híbrida, por ejemplo, el uso de software de colaboración te ayudará a mantener altos niveles de rendimiento, productividad y compromiso de los empleados, y además tu plantilla estará comprometida, motivada y satisfecha.

Sumario

La incorporación de los empleados es algo más que meros procesos de contratación y formación. De hecho, hay otros factores en juego para que una empresa diseñe, desarrolle y ofrezca una experiencia de incorporación de empleados sobresaliente.

En esta guía, exploramos cómo diseñar la mejor experiencia de incorporación de empleados para todas tus nuevas contrataciones. Nos centramos en áreas como la formación periódica y el uso de herramientas de colaboración, y planteamos maneras de mantener a tus nuevos empleados constantemente comprometidos, motivados y con un alto rendimiento.

Si planeas crear e implementar una estrategia de incorporación de empleados, es importante que integres todos estos aspectos. Solo así podrás ofrecer una experiencia de incorporación de empleados que supere las expectativas de los nuevos empleados, eleve la moral de los trabajadores y garantice la máxima retención del talento.