La diferencia entre estar ocupado y ser productivo - Cómo mejorar tu productividad

Puede que tengas una pequeña empresa o que seas un profesional autónomo independiente, pero tienes algo en común con todos los demás: los días de 24 horas. Si quieres destacar, debes gestionar tu tiempo de forma eficaz.

Como la mayoría de la gente, lo más probable es que tengas un sinfín de pequeñas tareas administrativas que no te aportan beneficio económico y que acaban ocupando gran parte de tu tiempo. Cuando te das cuenta, estás trabajando hasta tarde para poder terminar el trabajo que deberías haber hecho durante el día.

Aunque te propongas reservar unas horas para concentrarte en el trabajo, no puedes evitar que te llamen por teléfono o te envíen emails que requieren una respuesta urgente. Estas distracciones no solo te quitan tiempo, sino que interrumpen tu ritmo de trabajo, lo que hará que te cueste más volver a retomar lo que estabas haciendo.

Te proponemos 3 pasos para mejorar tu productividad, para que gestiones tu tiempo de manera eficaz y puedas concentrarte en las tareas importantes.

1. Lista de tareas: ¿Qué hay que hacer?

Las listas de tareas son un método de productividad clásico. Tenemos mil cosas en la cabeza y hacemos lo posible para que no se nos olvide ninguna. Hay quien deja recordatorios por todas partes: notas en papel, en el móvil o hasta escritas en la mano.

Escribe todo lo que necesitas hacer en una sola lista para poder verlo todo de un solo vistazo. No importa si son tareas grandes o pequeñas. Te sentirás mejor cuando lo tengas todo escrito en un solo lugar.​​​​​​​

2. Prioridades: ¿Qué es importante?

Hacer una lista es el primer paso. Después de tener claro lo que tienes que hacer, tendrás que establecer qué tareas son las más importantes. Puede que no sepas por dónde empezar, por eso es importante establecer prioridades dividiendo tus tareas entre las que son más o menos importantes. Esto puede resultar más difícil de lo que parece. A veces, cometemos el error de pensar de forma lineal, hacer una tarea y continuar con la siguiente, pero puede que de esta forma se invierta demasiado tiempo en tareas que no son tan importantes y las más importantes se queden atrás. La clave está en implementar la Matriz de Eisenhower, que te ayuda a dividir tus tareas basándote en su nivel de urgencia e importancia. ​​​​​​​Esto te ayudará a decidir rápidamente a qué tareas deberías dar prioridad.

3. Time blocking: ¿Cuándo se lleva a cabo?

Solo con crear tu lista de tareas y otorgarles su correspondiente nivel de prioridad, ya habrás adelantado mucho. Ahora hay que procesar esas tareas. Para esto, te recomendamos la técnica del time blocking. Da igual cuántas tareas tengas en tu lista o lo importantes que sean: si no les asignas el debido tiempo, no se resolverán.

La técnica del time blocking es sencilla: consiste en reservar un periodo de tiempo en tu calendario para dedicarte en exclusiva a una tarea sin interrupciones. Una vez que termines, puedes pasar a la siguiente.

A diferencia de las listas de tareas tradicionales que te dicen lo que hay que hacer, el time blocking te dice cuándo hay que hacerlo.

Al asignar una tarea a un periodo de tiempo específico, se convierte en algo inamovible. Cuando tu calendario está lleno de tareas y proyectos que hay que completar, es más difícil que los demás te roben el tiempo.

Con el time blocking te resultará más fácil dividir una tarea o un proyecto en bloques diarios o semanales basándose en sus prioridades. También garantiza que los proyectos se sitúen en lo más alto de tu lista de prioridades, y todo lo demás gire a su alrededor. Además, esto te aporta una visión exacta de lo que puedes lograr en un periodo de tiempo, así no te propondrás más de lo que puedes hacer y obtendrás una estimación fiable del tiempo que requieren ciertas tareas.

No te olvides de dejar algo de tiempo libre. No es aconsejable tener tu calendario completo, ya que pueden surgir imprevistos que requieran tu atención en cualquier momento, por eso es buena idea disponer de tiempo libre para tener algo de margen.

Recupera tu día con TIMIFY

Crea reservas: Organiza tu día en el calendario

Con TIMIFY puedes reservar periodos de tiempo en tu calendario con facilidad y diseñarlos individualmente. Por ejemplo, si tienes tareas regulares que se repiten semanal o mensualmente, puedes reservar un periodo de tiempo de forma recurrente.

Añadir recursos también resulta muy sencillo. Por ejemplo, si necesitas una sala en particular o un equipo específico para realizar tu tarea, no tienes más que añadirlo.

Dispones de diferentes colores para categorizar tus tareas por colores y agrupar elementos relacionados.

Con TIMIFY también puedes crear horarios de trabajo virtuales en tu calendario para que tus colegas sepan cuándo estás trabajando, cuando estás ocupado y qué horas tienes disponibles para reuniones. Esto es muy útil para los colegas que trabajan en turnos diferentes o en zonas horarias distintas..

Si quieres más información sobre las muchas opciones que te ofrece el calendario de TIMIFY, haz clic aquí.

Evita las distracciones: Te ayudamos

TIMIFY lo tiene todo controlado. Con TIMIFY, tanto clientes como colegas pueden ver exactamente cuándo estás disponible y cuando no dispones de tiempo para reuniones. Si tus clientes o colegas quieren reunirse contigo, pueden concertar una cita ellos mismo sin tener que preguntar por tu disponibilidad. Ya no tendrás que perder tiempo en largas conversaciones por email ni ser interrumpido por multitud de llamadas telefónicas.

Con la aplicación Booking Links podrás crear enlaces individuales para enviarlos a quien corresponda. Estos enlaces los llevarán a tu calendario, donde podrán ver qué franjas horarias están disponibles para reservar una cita. Por ejemplo, puedes programarlo de tal manera que tu equipo pueda ver todas las franjas horarias disponibles, pero tus clientes y tus socios solo puedan ver las de por las tardes. Puedes seleccionar cualquier requisito por adelantado: hacer que se reserve la misma sala de reuniones cada vez que un empleado determinado concierta una cita contigo, o que se cree el enlace necesario para una videollamada con un cliente. Para descubrir todas las posibilidades que te ofrece la aplicación Booking Link, puedes leer este artículo: Booking Link App: Total flexibilidad para la reserva de servicios y recursos en línea

Recibe notificaciones: no te pierdas nada

Una vez que domines la gestión de tiempo bloqueando periodos de tiempo y citas en el calendario, TIMIFY te enviará recordatorios sobre los eventos que han sido reservados. Estas notificaciones te ayudarán a cumplir con tu horario y a centrarte en las tareas correspondientes en cada momento.

Prueba el calendario de TIMIFY para mejorar tu productividad y descubre las muchas otras funciones que te ofrece TIMIFY: pagos automatizados, creación de una base de datos de clientes con toda la información importante que necesites, mensajes automatizados para tus clientes y colegas y mucho más.

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