5 mitos infundados por los que el sector médico se resiste a usar un sistema de agenda en línea

Digitalización y automatización son dos temas recurrentes en los últimos años. Empresas de todos los sectores oyen constantemente que para tener éxito deben digitalizar la interacción con sus clientes.

El sector médico no es la excepción, la digitalización ha desde ya revolucionado la forma que los servicios médico son llevados a cabo, desde robots que operan a pacientes, hasta consultas realizadas en línea.

Sin embargo, clínicas y centros de salud de todo tipo aún se resisten a cambiar desde lo más básico: la forma en que gestionan sus citas con sus pacientes. En nuestra experiencia, trabajando con proveedores de servicio de todos los sectores para la implementación de un sistema digital de reservas y calendario, vemos como aún hoy este sector es resistente al cambio: clínicas y centros de salud de todo tamaño aún utilizan agendas de papel o complicadas tablas de excel para gestionar sus citas.

Las ventajas de un sistema de reserva de citas en línea van desde la optimización de la interacción con los clientes, hasta un incremento en la productividad y uso del tiempo al interior de los centros de salud. Sin embargo, la inercia y el miedo al cambio de prácticas arraigadas y tradicionales por soluciones digitales impiden la adopción de una solución como esta.

Luego de entablar conversaciones con diferentes actores del sector, hemos detectado que salen a relucir comúnmente por las mismas razones por las que estas organizaciones se resisten a utilizar un sistema de reservas en línea. A continuación describimos algunas de ellas:

1. Una agenda de papel es más fácil de utilizar y puedo hacer cambios y anotaciones de forma sencilla

Nuestra respuesta: Cualquier organización que inicia a usar una agenda digital difícilmente volverá a usar una de papel. Una de las principales razones es la seguridad. Confiar en una agenda de papel información tan importante y delicada cómo son los datos de contacto de los pacientes y la totalidad de las citas, es muy arriesgado. Imagínese si esta agenda se pierde o alguien la roba, toda esta información privada quedará expuesta y al alcance de cualquiera. Además, sin una copia de seguridad, estos datos desaparecerán para siempre. En este sentido, una agenda en papel representa un gran riesgo.

Además, una agenda de papel es accesible en un sólo formato. Un calendario digital es accessible por una o varias personas de forma simultánea y desde cualquier dispositivo.

TIMIFY cuenta con aplicaciones para dispositivos móviles, tablets y ordenadores

Las personas que comparten el calendario digital, y de acuerdo a sus derechos de acceso y edición, podrán ingresar, modificar y borrar citas, además de modificar información acerca de los clientes en cualquier momento y desde cualquier lugar. Estos cambios serán visibles para todos y actualizados en tiempo real. Obviamente los cambios en el calendario digital se hacen de forma organizada y clara, si se compara con los anotaciones y tachones a mano en una agenda de papel.

Otra de las mayores ventajas es que es posible copiar o ingresar una serie de citas en el calendario digital de forma rápida y fiable, sin importar el punto en el futuro que se llevaran a cabo (semanas, meses o años) con un sólo clic.

2. Con un calendario en línea tendré que introducir manualmente la información de las citas en cada uno de los dispositivos a los que quiero tener acceso.

Nuestra respuesta: Una vez que un paciente reserva una cita en línea, o se ingresa manualmente desde el consultorio médico, aparecerá automáticamente en el calendario y será accesible desde todos los dispositivo en tiempo real. La actualización es automática e inmediata, en contraste con una agenda de papel.

Es posible sincronizar TIMIFY con otros calendarios como Google Calendar. Así todos los datos aparecerán en ambos calendarios de forma inmediata.

Esto quiere decir, que no necesita reemplazar los calendarios que le son familiares y esta acostumbrado a usar.

Otra ventaja es que al hacerse un cambio a su agenda, recibirá un email con una notificación para que siempre esté al tanto de lo que esta pasando en tiempo real

3. Perderé el contacto humano con mis pacientes, cualidad que se valora altamente en este sector

Nuestra respuesta: los millennials y la Generación Z están acostumbrados a reservar sus hoteles y vuelos en línea, y esperan que otros proveedores de servicios ofrezcan la misma rapidez y conveniencia en la reserva de servicios. Es poco probable que toleren que los pongan en espera por teléfono o incluso esperen en un consultorio para reservar una cita.

El contacto personal sigue siendo importante para este grupo demográfico, pero le dan mayor importancia al trato que reciben al llegar a una cita, la experiencia con el médico y el tratamiento en sí. Liberar al personal del tiempo que pasan al teléfono tomado y modificando citas, les permitirá centrarse más en la atención al paciente.

Es claro, que las generaciones mayores están acostumbradas a reservar sus citas mediante llamadas telefónicas o de forma personal. Sin embargo, al contar con más tiempo, el personal en la recepción podrá ofrecer una atención más personalizada a aquellas personas que continúen utilizando estos medios para la reserva de sus citas.

A medida que la tecnología evoluciona y la reserva de citas se hace cada vez más sencilla, es más probable que este grupo adopte esta tecnología, ya que puede hacer uso de ella desde la comodidad de su propio hogar, a todas las horas del día.

Además, como todo tipo de confirmaciones, notificaciones y recordatorios de citas son enviados automáticamente por correo electrónico y/o sms, la comunicación en general se optimiza y el contacto con el cliente se lleva a cabo de forma óptima y sin error.

4. Me da miedo perder al ofrecer un servicio de reserva en línea pierda el control sobre mi agenda

Nuestra respuesta: Aunque uno de los beneficios del sistema de reserva en línea es la posibilidad de sus pacientes de reservar sus servicios a cualquier hora del día, no quiere decir que deba estar disponible a toda hora. TIMIFY trabaja como un sistema de recepción abierto 24 horas, totalmente adaptado a sus necesidades y disponibilidad horaria.

El sistema toma citas de acuerdo a su disponibilidad, previniendo errores o fallas en la asignación de horas. Envía automáticamente mensajes de confirmación y recordatorio de forma automática y efectiva

La configuración es totalmente flexible, puede establecer los días, horas y las personas del equipo de trabajo que estarán disponibles para aceptar citas en línea. Así como los servicios que podrán ser reservados en línea por sus pacientes. ¡Configure el sistema de acuerdo a sus necesidades y preferencias, y deje que la tecnología se encargue de su agenda!.

5. Mi consultorio es pequeño, no creo que un sistema de reserva en línea sea indicado para mí.

Nuestra respuesta: Cualquier centro médico puede beneficiarse de un sistema de reservas en línea, sin importar el tamaño o el número de recursos y servicios que ofrezca. Una solución como esta va más allá de permitir a sus pacientes reservar citas por Internet. Es una solución que lo apoyará en la gestión de su consultorio al poder realizar varias labores administrativas. Una de ellas es la construcción de una base de datos de pacientes, a la que puede acceder desde cualquier momento y lugar. Estos datos pueden ser exportados o ser imprimidos de acuerdo a sus necesidades. Además, tendrá la tranquilidad de que todos los datos de sus pacientes serán almacenados de forma segura en la nube.

TIMIFY puede además hacerse a cargo de la gestión de horarios de trabajo, días de incapacidad y vacaciones para para todas las personas del equipo de trabajo.

Con TIMIFY es posible además, acceder a un número de aplicaciones desde nuestro Marketplace que le permitirán ampliar el alcance de nuestro sistema, como los on la creación y envío de facturas desde el calendario TIMIFY.

No tenga temor a usar un sistema de reserva en línea. Configúrelo de acuerdo a sus necesidades y disfrute de sus innumerables beneficios.

Si desea acceder a mayor información acerca de las ventajas de usar TIMIFY visite nuestro sitio web