Acelera tu proceso de reservas con la aplicación Booking Links

Organizar reuniones que incluyan a varias personas puede resultar complicado por muchas razones. Hay que comprobar la disponibilidad de los participantes, que quizá se encuentren en distintas zonas horarias, y puede que haya que reservar determinados recursos, como salas de reuniones o equipos. Si es un evento virtual, habrá que preparar una videollamada. Por último, es necesario comunicarles a los participantes la fecha y la hora, y enviar actualizaciones si hay cambios de última hora.

TIMIFY ha transformado tu sistema habitual de organizar reservas online añadiendo funciones actualizadas y mejoradas, concretamente para grupos y equipos y para relacionarse con los clientes. Con la aplicación Booking Links, podrás crear enlaces que programen reservas automáticamente con criterios predefinidos, como servicios, participantes, salas de reuniones, equipos y franjas horarias predeterminadas.

Los usuarios solo tendrán que hacer clic en el enlace, elegir la hora y añadir sus datos. Todo lo demás ser hará automáticamente. Ya no habrá necesidad de hacer llamadas o enviar varios emails para comprobar la disponibilidad de la gente, algo que ahorrará tiempo y frustración.

Esta aplicación es ideal para la planificación interna y externa, y también para reservas personalizadas del sector servicios. La aplicación Booking Links ofrece numerosas ventajas muy útiles, sobre todo para empresas con una gran variedad de requisitos diferentes.

1. Establecer los criterios de las reservas por adelantado

La aplicación Booking Links ofrece una forma ágil y sencilla de crear enlaces para propósitos específicos. Al crear un enlace de reserva, seleccionas los periodos de tiempo o recursos necesarios por adelantado. Esto creará un enlace único que reservará citas con los criterios que hayas elegido. El calendario se actualiza automáticamente para mostrar las franjas horarias que quedan disponibles. Si necesitas crear diferentes tipos de enlaces de reservas, no hay problema. Puedes crear un número ilimitado de enlaces para cualquier ocasión. Veamos algunos ejemplos.

Equipos de oficina

Esta aplicación es ideal para la planificación de equipos. Puedes crear un enlace de reserva para cualquier proyecto, departamento o equipo. Al crear el enlace de reserva, se especifican las personas, salas y equipos necesarios. De esta forma, la persona que quiera reservar una reunión solo tendrá que hacer clic en el enlace y elegir la hora. El enlace de reserva comparará automáticamente los calendarios de todo el mundo y solo ofrecerá franjas horarias en las que todos estén disponibles.

Esta función también se puede usar externamente para crear enlaces de reservas para socios, clientes o proveedores de servicios. Dependiendo del tipo de colaboración, puedes hacer que el enlace de reservas solo incluya a determinados participantes, salas de reuniones o videoconferencias. Solo los participantes que hayas designado al crear el enlace podrán reservar una cita con ese enlace. 

Equipos de ventas y marketing

Los equipos de ventas y marketing podrán usar los enlaces de reservas para llegar a los clientes en varios puntos a lo largo de su experiencia. Puedes incluir un enlace de reserva en tu página web para reservar una demo o una consulta personal. Se pueden enviar emails a los clientes con un enlace de reserva personalizado para que puedan reservar su siguiente cita. Por ejemplo, si sabes que va a ser una reunión virtual, puedes crear el enlace para la videollamada. O si el cliente va a ir a tu oficina, puedes usar en enlace de reserva para reservar la sala o el equipo correspondiente. Si se trata de una relación laboral larga (por ejemplo, con un asesor financiero) el enlace de reserva ya puede incluir sus datos de contacto para facilitar el proceso de reserva.

Agencias inmobiliarias

Las agencias inmobiliarias pueden crear enlaces de reservas para cada una de sus propiedades para incluirlas en sus listados online o enviarlas a cualquier persona interesada. Los compradores potenciales solo tendrán que hacer clic en el enlace de la propiedad que les interesa, elegir una hora que esté disponible e introducir sus datos de contacto. Los demás datos necesarios para la reserva, como el agente inmobiliario responsable o la reserva de un coche de empresa, se reservarán automáticamente para la cita.

Gimnasios

Los gimnasios pueden crear enlaces para diferentes clases y servicios. Por ejemplo, un gimnasio puede tener un enlace de reserva para sesiones con entrenador personal que reserve el equipo o la sala. Si, por ejemplo, el gimnasio quiere promocionar unos cupones en redes sociales para los lunes (porque resulta ser su día menos concurrido) se puede crear un enlace de reserva que solo ofrezca la opción de reservar los lunes cuando se use ese cupón.

Las posibilidades de crear enlaces individuales son infinitas, igual que el número de enlaces que puedes crear con TIMIFY.

2. Priorizar y reservar franjas horarias

El calendario online de TIMIFY ofrece varias opciones para gestionar tu tiempo, como la posibilidad de dar prioridad a ciertas horas para citas importantes. Puedes especificar franjas horarias en tu calendario que solo se puedan reservar con un enlace de reservas determinado.

Un gestor de proyectos, por ejemplo, podría bloquear todos los jueves por la mañana para trabajar en un proyecto. Si hay alguna reunión de equipo o alguna cita externa relativa a ese proyecto, podrían crearse enlaces de reservas para que dichos eventos solo se pudieran reservar los jueves por la mañana. 

Volviendo al ejemplo anterior de las inmobiliarias, los agentes podrían crear enlaces de reservas que solo permitan visitar una propiedad cuando el dueño no se encuentre en ella, como, por ejemplo, de lunes a viernes por la mañana.

3. Compartir reservas de forma sencilla

Una de las grandes ventajas de los enlaces de reservas es que se pueden compartir con mucha facilidad, ya sea con tu equipo, por email o en otros puntos de contacto de los clientes.

Si el enlace de reserva es solo de uso interno, puede guardarse en la zona de trabajo del proyecto para que sea accesible para todo el mundo. También se pueden añadir enlaces de reservas personalizados a los emails que se envíen a personas ajenas a la empresa para que reserven citas, como, por ejemplo, la visita a una vivienda.

Por último, la aplicación Booking Links te permite promover tus servicios en redes sociales con facilidad. En la aplicación podrás compartir tus enlaces de reservas en Facebook, LinkedIn o Twitter con solo hacer un clic.

4. Compartir enlaces sin conexión con códigos QR

Algunas empresas no planifican sus reservas en Internet. Con los códigos QR (códigos de barras impresos que se escanean con el móvil) puedes usar los enlaces de reservas en tus canales tradicionales y también en tus puntos de contacto digitales.

Los agentes inmobiliarios pueden generar códigos QR de sus enlaces de reservas para integrarlos en las ofertas expuestas en los escaparates. Así, los interesados podrán reservar citas aunque la oficina esté cerrada.

Los códigos QR se pueden añadir a tarjetas de visita, folletos o carteles. Con nuestro socio moo.com, puedes crear pegatinas personalizadas de forma rápida y sencilla que incluyan un código QR, un logo y un mensaje corto para ponerlas en el escaparate.

Una vez se haya creado el código QR, se puede actualizar dependiendo de a dónde quieres que te dirija. Por ejemplo, un código QR en la tarjeta de visita de un gimnasio podría llevar a los usuarios a una oferta especial de inscripción durante el mes de enero, y luego cambiarlo para que los lleve a la página de inicio habitual, cuando la oferta especial termine. No es necesario crear un código QR nuevo ni volver a imprimir las tarjetas de visita. Todo sigue funcionando con normalidad.

5. Confirmaciones y recordatorios automáticos

Después de hacer una reserva, todos los participantes recibirán notificaciones por email con la información de la reserva, que se podrá añadir a sus calendarios automáticamente. Las notificaciones también pueden incluir información adicional o una opción para cancelar o cambiar la hora de la cita sin tener que llamar para confirmar. Esto ayuda a evitar que la gente no se presente a las citas y permite que otras personas las puedan reservar.

Los enlaces de reservas son la forma más sencilla y rápida de reservar citas o servicios, tanto para la persona que hace la reserva como para la que la organiza.

¡Prueba la aplicación! La aplicación Booking Links está disponible para los clientes de TIMIFY Enterprise. Si no tienes una cuenta Enterprise, activa tu periodo de prueba gratuito de 14 días para probarla.