9 ideas para optimizar el uso de TIMIFY en escuelas, universidades y centros educativos

Vivimos en una época en la que casi todo lo que hacemos se lleva a cabo en línea, desde reservar billetes de avión, hasta ordenar comida desde la comodidad de nuestros hogares. Los proveedores de servicios buscan adaptarse a esta realidad mediante la integración de una opción de reserva de citas para sus clientes en sus puntos de contacto.

Un sector que se puede beneficiar de manera significativa del uso de un sistema de reserva es el sector educativo. La demanda por parte de todo tipo de universidades, escuelas, centros educativos e independientes, de una solución como está crece constantemente. Algunos buscan la integración para permitir a los estudiantes reservar una clase o una asesoría con un profesor o tutor, mientras otras buscan además planificar y gestionar el uso de los recursos humanos y materiales.

Sin importar el fin con el que utiliza esta herramienta herramienta como esta, TIMIFY cuenta con ciertas funciones de las que este sector pueden beneficiarse de manera significativa.

1. Cree dependencias entre recursos y servicios

TIMIFY permite asignar mediante su función de Dependencias todos los recursos necesarios (salones, equipo educativo, profesores etc.) para llevar a cabo una clase. De esta manera podrá asignar un profesor a un salón y el equipo necesario para dar la clase. Por ejemplo: para la clase: Química avanzada, es posible agendar con un sólo clic un laboratorio, el profesor de química, un asistente y un proyector.

¿Cómo hacerlo? Primero, incluya todos estos recursos en el calendario TIMIFY, luego cree el servicio: Clase de Química y asigne como dependientes los recursos necesarios. De esta manera, y durante los días y horas en que se lleve a cabo esta clase, estos recursos no estarán disponibles para ser reservados en línea por parte de un tercero.

2. Personalice el proceso de reserva

El formulario de reserva que debe ser diligenciado en línea con el fin de reservar una cita o consultoría puede ser personalizado según sea necesario. Es decir, es posible incluir otras preguntas que crea son relevantes con el fin de ofrecer un servicio de asesoría más eficiente.

Por ejemplo: el departamento financiero de su Universidad ofrece becas y prestamos financieros a los estudiantes de acuerdo a su situación personal y rendimiento académico. Ingrese mediante la opción de Campos de Datos, preguntas como: ¿Ha recibido becas anteriormente?, ¿Cuáles son sus mayores logros académicos?, ¿Es independiente o dependiente financieramente de su familia?, etc. Teniendo esta información podrá decidir con anticipación cuál es la mejor ayuda financiera que la universidad puede ofrecer a este estudiante en particular y en el momento de la cita ofrecer una respuesta y asesoría clara y eficiente en el menor tiempo posible.

3. Utilice nuestro CRM para monitorear el progreso académico de los estudiantes

Cree perfiles de estudiantes con los datos que crea son relevantes. Puede crear todo los perfiles que necesite, no existe un límite en los datos que pueden ser gestionados con TIMIFY.

Luego de cada cita, incluya notas en el perfil del estudiante con el fin de monitorear su progreso o cumplimiento de actividades. Podrá acceder al historial de citas a todo momento, y desde cualquier dispositivo. Importantísimo si necesita refrescar su memoria antes de cada cita.

En caso de ser necesario, podrá imprimir esta información con el fin incluirla en los archivos físicos del estudiante.

4. Incluya tiempos buffer para evitar largas esperas

Un tiempo buffer es un periodo de tiempo que se incluye antes/después de la duración total de un servicio. Este tiempo se incluye en la duración total de la cita y esta destinado para la organización o preparación del salón de clases, toma de notas, limpieza, pruebas, etc.). Esto permite contar con el tiempo necesario para garantizar un servicio excelente entre citas y reuniones.

Por ejemplo, el departamento de Literatura Inglesa ofrece sesiones de apoyo en escritura de 30 minutos, de lunes a viernes de 2 a 6 pm. Antes de la cita, el tutor debe leer un documento escrito por el estudiante y tomar notas.

Para asegurar que el profesor cuenta con el tiempo necesario para la revisión de estos documentos antes de cada cita, y el ingreso de notas luego de la cita, deberá incluir un tiempo buffer de 15 minutos antes y después de cada sesión. El profesor verá en su calendario sesiones con una duración de 45 minutos, mientras los estudiantes verán durante el proceso de reserva que esta sesión tiene una duración de 30 minutos.

De esta manera el profesor garantiza que tiene el tiempo suficiente para prepararse y ofrecer la mejor asesoría posible, mientras tiene un control perfecto de su horario.

5. Ofrezca el servicio de reserva para eventos, visitas al campus, conferencias con expertos, ceremonias de graduación, entre otros

Una ventaja de TIMIFY es la posibilidad organizar reuniones uno-a-uno, así como ofrecer reservas de grupo. Esto quiere decir que todos tipo de eventos para más de un participante pueden ser organizados con nuestro sistema. Permita la inscripción en línea a todo tipo de eventos o conferencias sin importar el número de participantes o el tiempo que dure el evento. Incluya el botón de reserva en todo los puntos donde promocione sus eventos: su página de Facebook, sitio web, boletines informativos, etc.

Puede además activar la opción de pago en línea, así los participantes pueden pagar al momento de hacer una reserva. Mejor aún, utilice nuestra aplicación de facturación, por medio de la cual puede enviar automáticamente la factura por el pago realizado, directamente desde el calendario de TIMIFY.

6. Cree links y códigos QR para la reserva de sus servicios online o offline:

La flexibilidad de nuestro sistema permite creación de todo tipo de enlaces de reserva o códigos QR para facilitar la reserva de todo tipo de servicios y recursos. Las opciones son ilimitadas: desde crear enlaces para un profesor o para un grupo de ellos; así como para un servicio con una duración limitada o que se lleva en ciertos días de la semana o mes.

Por ejemplo: la directora de un curso académico ofrece un día al mes sesiones de seguimiento para padres de familia. Ella podrá crear un enlace de reserva únicamente para ese servicio, enviar un correo electrónico a los padres de familia con el enlace, así ellos sólo necesitan escoger la hora en la que desean tener la cita. Otra opción es crear un código de reserva y enviarlo en un newsletter o comunicación escrita que el profesor comparte con los padres.

7. Gestione vacaciones, días de incapacidad o bloquee su agenda determinados días y/o horas

Mediante nuestra herramienta de planeación de horarios de trabajo, es posible bloquear los días en que los profesores o miembros del equipo de trabajo no pueden aceptar cita, ya sea por que se encuentren en vacaciones, enfermos o en un viaje de trabajo.

Úselo además, para configurar horarios de trabajo de forma individual, perfecto para aquellos que no trabajan en un horario regular, como lo son empleados de medio tiempo, voluntarios o trabajadores autónomos.

Esta herramienta también es perfecta para configurar la opción de recibir reservas sólo en ciertas ocaciones, como lo puede ser una conferencia anual o un entrenamiento cada seis meses.

8. Descargue las aplicaciones para móvil, tablet y ordenador

TIMIFY ofrece aplicaciones para todo tipo de dispositivos. Descárguelas, y sincronice TIMIFY con otros calendarios como Google o Outlook, así podrá acceder a la totalidad de su agenda de trabajo y a sus citas personales desde cualquier dispositivo y a todo momento.

9. Envíe confirmaciones, notificaciones y recordatorios

Tiempo es el activo más valioso. No lo desperdicie enviando correos electrónicos y haciendo llamadas para confirmar o notificar cambios. Con TIMIFY la comunicación entre las partes se hace de forma automática. Una vez un estudiante hace una reserva, recibe una confirmación inmediata con la opción de cancelar o reprogramar la cita.

Con un tiempo de antelación que puede configurar a su antojo, el mismo estudiante recibirá una notificación recordándole de la cita. Lo que disminuye hasta un 60% el número de ausencias.

Estamos seguros que si implementa estos nueve tips, incrementará la eficiencia en el uso de TIMIFY Sin embargo, sólo hemos mencionado algunas de ellas, hay otras muchas opciones que se adaptarán a sus necesidades particulares.

Si desea conocer más acerca de TIMIFY y la opción que ofrece al sector educativo, visite nuestro sitio web e inicie una conversación con nuestro equipo de soporte, ellos estarán encantados de ayudarle