Esto es lo que debe saber:

• Esta aplicación está disponible para los planes TIMIFY Enterprise en el App Marketplace.

• La aplicación de facturación puede utilizarse en inglés, alemán, francés y español.

Article structure:

1. Cómo configurar la aplicación

1.1. Información sobre la empresa

1.2. Configuración de la factura

1.3. Ajustes fiscales

1.4. Ajustes de marca

1.5. Campos de datos del cliente

2. Añadir una factura manualmente

3. Pantalla completa

1. Cómo configurar la aplicación

Puede acceder a la aplicación de facturación desde la pestaña Aplicaciones del menú de navegación de la izquierda.

Después de instalar y abrir la aplicación, pasarás por el proceso de incorporación, que te ayudará a configurar todo en unos sencillos pasos.

1.1. Información sobre la empresa

En primer lugar, debe introducir la información de su empresa, incluidos los datos bancarios y el NIF/CIF.

1.2. Configuración de la factura

Después de rellenarlos, es el momento de elegir la configuración de la factura, donde también puede seleccionar la opción de crear facturas para servicios divididos, combinados y de grupo.

En la parte principal de la configuración, puede establecer un Prefijo de factura, el Periodo de vencimiento (el periodo dentro del cual deben pagarse las facturas) y el Idioma de la factura.

ℹ️ Nota: Para las Reservas de Grupo, puede crear facturas individuales (para todos los participantes seleccionados a la vez) o una sola factura (para todos o los participantes seleccionados, pero sólo un cliente recibirá la factura).

Una de las mayores ventajas de la aplicación de facturación es la función de automatización de facturas, que le permite automatizar la generación de facturas y ahorrar mucho tiempo valioso.

Puede automatizar las facturas de todos los servicios: en cuanto se haya realizado un servicio, aparecerá la factura correspondiente en la pestaña Facturas. Esto sólo se aplica mientras se disponga de un servicio, precio, nombre del cliente, dirección y correo electrónico.

ℹ️ Nota: La automatización de facturas no está disponible para las Reservas de Grupo.

Si un cliente ha pagado en línea por adelantado, también puede marcar automáticamente el estado de la factura como «Pagada» sin tener que pasar manualmente por cada una de ellas.

Otra opción que puede modificar es si desea que las facturas generadas automáticamente incluyan o no los impuestos por defecto.

1.3. Ajustes fiscales

Si sus servicios tienen diferentes porcentajes de impuestos, el siguiente paso del onboarding le ayudará a configurarlo. También puede crear un grupo de impuestos por defecto que incluirá todos los servicios sin un impuesto asignado.

Por último, puede elegir si desea enviar automáticamente correos electrónicos con las facturas creadas a los clientes (sólo a aquellos que hayan rellenado el campo de datos de correo electrónico). Si desactiva esta opción, no se enviará ningún correo electrónico a menos que lo haga manualmente.

1.4. Ajustes de marca

Tiene la opción de aplicar personalizaciones a la factura, como incluir su propio logotipo, añadir un asunto y notas a la factura, o cambiar el asunto y el texto del correo electrónico para las plantillas de correo electrónico de factura abierta y pagada.

1.5. Campos de datos del cliente

Al final, se le pedirá que haga coincidir los campos de datos de su factura con los del perfil del cliente.

ℹ️ Nota: Estos ajustes pueden modificarse posteriormente desde la pestaña Configuración.

2. Añadir una factura manualmente

Si decide añadir una factura manualmente, puede hacerlo yendo a la pestaña Facturas y pulsando el botón rojo Añadir (otra alternativa es hacerlo desde la pestaña Archivo).

A continuación, aparecerá una nueva pantalla en la que deberá introducir los datos de la factura.

En primer lugar, seleccione el cliente que recibirá la factura. Si no está en la base de datos, puede elegir Nuevo cliente y rellenar la información requerida.

ℹ️ Nota: Si el cliente es una persona jurídica, haga clic en el botón de alternancia y rellene los datos de su empresa.

Una vez hecho esto, seleccione la Fecha de facturación, la Fecha de vencimiento y el Artículo o Servicio por el que está facturando a su cliente (puede ser uno ya existente, o puede escribir su nombre y crearlo ahora pulsando el botón Añadir).

También puede especificar si deben aplicarse impuestos y ver el importe final adeudado.

Si se trata de un cliente existente, puede añadir una reserva no facturada a la factura actual que está creando. Simplemente escriba el nombre del cliente en la parte superior y, a continuación, verá todas sus reservas no procesadas y podrá elegir cuáles añadir a la factura haciendo clic en el icono gris del signo más.

A continuación, elija el grupo fiscal aplicable (probablemente lo creó durante la incorporación, si no, vaya a la pestaña Configuración y añádalo desde allí), el importe que cuesta el servicio y si hay algún descuento.

️ℹ️ Nota: Los impuestos guardados para Servicios específicos o guardados como impuesto por defecto se rellenarán automáticamente junto al servicio.

Después de crear una factura, puede enviarla al cliente y, cuando haya pagado, sólo tiene que hacer clic en Registrar pago para que el estado de la factura cambie a Pagada.

Si quieres revocar una factura que has creado, sólo tienes que abrir la factura en cuestión y hacer clic en el botón Revocar de la parte inferior.

️ℹ️ Nota: Las facturas generadas por la aplicación TIMIFY Invoice App no son 100% compatibles con los impuestos en todos los países debido a las diferencias en la legislación fiscal.

3. Pantalla completa

Invoice App también tiene una versión a pantalla completa, que le ofrece muchas funcionalidades adicionales.

Para activarlo, tienes que hacer clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior izquierda de la agenda y, a continuación, activar la opción «Activar el App Dock».

Verás un pequeño dock debajo del calendario, donde puedes anclar la aplicación Invoice App para acceder rápidamente a su versión en pantalla completa.

Verás un pequeño dock debajo del calendario, donde puedes anclar la aplicación de facturación para acceder rápidamente a su versión en pantalla completa.

La primera diferencia que notará es la pantalla de Estadísticas en la sección derecha de la pestaña «Reservas de hoy». En ella encontrará estadísticas diarias sobre el importe facturado, los servicios y las formas de pago.

El mismo tipo de estadísticas aparecerá en la pestaña «Facturas», pero aquí le muestra un desglose del estado de la factura y las formas de pago.

Por último, cuando creas una factura en la versión a pantalla completa, obtienes una vista previa en directo de cómo quedará.