Utilice el límite diario de reservas para controlar el volumen de citas
Esto es lo que necesita saber:
Esta función sirve como una extensión de la configuración de Disponibilidad de Servicio tanto dentro de la WebApp de TIMIFY como del Branch Manager de TIMIFY
Está disponible para cualquier cliente que haya adquirido el plan Enterprise
Estructura del artículo:
1. Qué es el límite diario de reservas
3. Límite diario de reservas en el gestor de sucursales
1. Qué es el límite diario de reservas
Esta función le permite establecer un límite en el número de veces que se puede reservar un servicio. Una vez alcanzado el límite para un día determinado, el servicio dejará de aparecer en el widget de reservas. Esto significa que los clientes ya no podrán reservarlo en línea.
Sin embargo, todavía es posible añadir reservas adicionales para el servicio a través del calendario. Para facilitar esto, hemos añadido un ajuste adicional, "permitir anulación de calendario" a la función. Siga leyendo para obtener más información.
¿Cómo se aplica el límite diario de reservas?
El límite en sí se aplica por recurso diariamente y se basa en la configuración del servicio. Por ejemplo, si tiene un servicio en el que dos recursos necesitan trabajar en paralelo y el Límite de Reservas para ese día es 3, entonces puede obtener un máximo de 3 reservas para ese servicio.
Tomemos el mismo ejemplo, pero esta vez los recursos pueden realizar el servicio de forma independiente. En ese caso, puede recibir un máximo de 6 reservas para el servicio (2 recursos * 3 reservas cada uno).
¿Cómo será el proceso para sus clientes?
El cliente comienza seleccionando el servicio que desea reservar de la lista de servicios disponibles en el widget de reservas. Una vez seleccionado el servicio, el cliente elige la fecha y hora de mayor preferencia para su cita.
El sistema comprueba la disponibilidad de franjas horarias para el servicio elegido en el día seleccionado. Si ya se ha alcanzado el límite de reservas para ese servicio ese día, el widget de reservas simplemente muestra que no hay franjas horarias disponibles para ese día.
Sugerencias inteligentes de recursos
Si está añadiendo una reserva en el calendario y un recurso ha alcanzado el límite diario de reservas, verá una sugerencia para elegir un recurso diferente que no haya alcanzado este límite y esté disponible.
2. Cómo configurarlo
Para activar la función "Límite de reservas", vaya a Gestión > Servicios, edite el servicio que desea utilizar y vaya a la pestaña Disponibilidad. Desde allí, sólo tiene que activar el interruptor de la función.
Después de activar la configuración, verá las opciones adicionales de configuración:
Horas de trabajo del recurso (media diaria): representa el tiempo de trabajo típico y completo de un recurso dentro de la sucursal.
Número máximo de reservas por recurso: define el número máximo de reservas permitidas para un servicio cada día de la semana.
Permitir anulación de calendario - esta opción le permite programar reservas de calendario adicionales que superen el límite diario. Se le notificará cada vez que añada una reserva al calendario, advirtiéndole de que está superando el límite. Cuando haya terminado, haga clic en guardar. El Límite de Reserva Diaria ahora se aplicará para este servicio.
3. Límite diario de reservas desde su Branch Manager.
Para utilizar la función "Límite de reservas" de forma global en todas las sucursales de una cuenta del Administrador de Sucursales, debe activar los Servicios Globales de forma global.
Luego, diríjase a Gestión Global > Servicios en el Branch Manager, y allí podrá editar un servicio existente o crear uno nuevo. En el formulario del servicio, puede ir a la pestaña Disponibilidad, donde podrá activar la función "Límite diario de reservas" con sólo pulsar el botón "Activar".
Después de este paso, el proceso es el mismo que el descrito en el paso 2 de este artículo - sólo tiene que rellenar los ajustes y hacer clic en guardar.
ℹ️ Si inicia sesión en una sucursal desde el Branch Manager utilizando el botón de acceso de 1 clic en la sucursal, no podrá superar el límite diario de reservas aunque esté seleccionada la opción "Permitir anulación de calendario".
4. FAQ
Q. ¿Qué ocurre cuando reservo una serie de citas? ¿Se ven afectadas por el límite diario de reservas?
Sí, el límite de reservas también afecta a las reservas en serie. Si no hay problemas para las fechas seleccionadas y no se ha alcanzado el límite de reservas, puede continuar con la reserva.
Sin embargo, si el Límite de Reserva se ha alcanzado para una o más fechas en el futuro, entonces usted tiene dos opciones. Si ha activado la opción "Permitir anulación de calendario", puede superar el límite si lo desea. Si no lo ha hecho, puede crear la serie sólo para los días en los que no haya conflictos de reservas.
Q. ¿Está disponible el ajuste "Permitir anulación de calendario" para la función de Call center?
No, el ajuste no se aplica al Call Center. Si alcanza el límite, no podrá realizar ninguna reserva.
Q. He seleccionado "Máximo de reservas por recurso": 4, pero mi recurso sólo puede obtener 2 reservas al día (por ejemplo). ¿Hay algún problema?
Esto puede ocurrir porque el número máximo de reservas por recurso se ajusta en función de la media de horas de trabajo y de las horas de trabajo del recurso.
Supongamos que ha fijado el número máximo de reservas por recurso en 4 y que las horas de trabajo del recurso son 8. Si tiene un recurso que trabaja 8 horas al día, se ajustará a la media de horas de trabajo y podrá recibir un máximo de 4 reservas al día.
Sin embargo, si otro recurso no es un empleado a tiempo completo y sólo trabaja 4 horas, tendrá derecho a recibir un máximo de 2 reservas al día, a pesar de que hayamos establecido un límite de 4 en la configuración.
Si trabajara 6 horas, sería el 75% de la media de horas de trabajo, lo que significa que su máximo de reservas por día sería el 75% del límite que establecimos, que en este caso es igual a 3.