Voici ce que vous devez savoir:

• Si vous possédez un compte Classic, vous pouvez utiliser les champs prédéfinis "Essentiel client" mais vous ne pouvez pas écrire vos propres champs de données

• Si vous avez un compte Premium ou Entreprise, vous pouvez ajouter et gérer vos propres champs de données. Pour un essai gratuit, effectuez la mise à niveau directement depuis votre compte TIMIFY

• Une explication complète du paramétrage du champ de l'identifiant unique est disponible ici

• Une explication rapide sur la façon de désactiver un champ de données est disponible ici.

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Comment cet article est structuré :

1. Que sont les champs de données ? Une vue d'ensemble

2. Comment ajouter un champ de données

3. Explication des paramètres des champs de données

4. Conseils et éléments utiles à connaître

5. FAQ.

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1. Que sont les champs de données ? Une vue d'ensemble

Vous souhaitez obtenir certaines informations de vos clients avant leur rendez-vous? Et les conserver dans leur dossier client, ou dans le dossier de réservation? Des données telles qu'un numéro d'assurance, une taille de costume ou d'autres informations importantes - comme une allergie alimentaire?

Vous pouvez le faire en créant vos propres champs de données. Vous pouvez appliquer les champs à autant de services et/ou de groupes que vous le souhaitez et les faire afficher pour ces services et groupes dans votre widget de réservation et/ou dans votre calendrier lorsque vous ajoutez une nouvelle réservation.

De plus, vous pouvez les rendre facultatifs ou obligatoires, c'est-à-dire que la réservation ne sera enregistrée que si tous les champs de données requis sont remplis.

Voyons un exemple. Voici comment les champs de données s'affichent pour vos clients dans le widget de réservation, après qu'un client a cliqué sur le service ou le groupe:

...et voici comment ils s'affichent lorsque vous ajoutez manuellement le service ou le groupe dans votre calendrier. Note: ils apparaissent après que vous ayez sélectionné le service/groupe et le client:

2. Comment ajouter un champ de données

Avant de pouvoir ajouter un champ de données, vous devez ajouter une nouvelle catégorie. Allez en haut de la fenêtre des champs de données et cliquez sur le bouton "Ajouter une catégorie":

Nous avons nommé notre catégorie "Préférences en matière de portrait de famille" et ajouté trois champs de données. Vous ajoutez des champs de données en cliquant sur le bouton rouge "+":

Conseil: Les 42 premiers caractères d'un champ de données s'affichent dans la fenêtre de réservation du calendrier, et 80 caractères dans le widget de réservation. C'est pourquoi nous vous conseillons de réduire au maximum la longueur de votre champ de données.

Lorsque vous ajoutez un champ de données, vous devez choisir parmi certaines options:

• Sélectionner le type de champ

Vous remarquerez que lorsque vous allez ajouter un champ, il y a une liste déroulante avec de nombreuses options.

Vous pouvez choisir entre les types de champs suivants:

• Adresse, courriel, téléphone, date : les champs apparaissent avec un seul champ de saisie de données en dessous

• Case à cocher: une case à cocher apparaît, et peut être sélectionnée (cochée) ou laissée vide. C'est pratique, vous avez une simple demande de données oui/non

• Boîte de sélection des entrées multiples : une ou plusieurs options peuvent être sélectionnées. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la manière dont vous pouvez ajouter des options. Le client peut sélectionner plus d'une option.

• Champ de texte (une ou plusieurs lignes) : sélectionnez plusieurs lignes si vous voulez permettre l'écriture de quelques phrases ; une seule ligne limite la tolérance de texte

• Fuseau horaire : un fuseau horaire peut être sélectionné.

Conseil: Assurez-vous de choisir le bon type de champ de données avant d'appuyer sur "Enregistrer" ! Vous ne pouvez pas modifier un type de champ de données une fois que vous l'avez sauvegardé. Vous pouvez seulement supprimer le champ de données et en créer un nouveau avec le bon type de champ de données.

• Sélectionner le type de stockage du champ de données

Vous avez deux options de type de stockage : champ client ou champ réservation. Nous expliquons ci-dessous la différence.

Champ client: Les données sont enregistrées et consultables dans le fichier client, et non dans le champ réservation. Les données sont écrasées à chaque fois qu'une nouvelle valeur est donnée.

Cas d'utilisation: Cela fonctionne bien pour les données dont vous n'avez besoin que de la version la plus récente, comme un numéro d'assurance.

Champ de réservation: les données sont enregistrées et consultables dans le fichier de réservation, et non dans le fichier client.

Cas d'utilisation: cela fonctionne bien si vous voulez suivre les données qui changent. Par exemple, si vous êtes coiffeur, vous pouvez créer un champ de données "Numéro de référence de la teinture" et enregistrer la référence exacte de la couleur pour le traitement de la couleur du client. Cette donnée peut changer légèrement à chaque rendez-vous. Vous voudrez peut-être pouvoir vous référer aux entrées précédentes.

Note: Dans le cas ci-dessus, vous ne feriez pas apparaître ce champ sur votre widget de réservation pour que les clients le remplissent, car il est réservé à vos besoins internes. Nous vous expliquons plus en détail à ce sujet dans la section suivante.

• Affecter à un (des) service(s)/Affecter à un (des) groupe(s)

Il suffit de sélectionner les services et les groupes pour lesquels vous souhaitez que ce champ s'affiche. Il n'y a aucune restriction, et vous pouvez revenir et modifier ces sélections à tout moment.

3. Explication des paramètres du champ de données

• Activer en tant qu'identifiant unique

Ce paramètre empêche la création de plusieurs fichiers pour un même client. Le système vérifiera l'entrée donnée pour ce champ par rapport à toute entrée existante. Si les mêmes données sont trouvées dans un fichier client existant, la réservation sera attribuée au fichier client avec ce même e-mail.

Conseil: Nous vous suggérons d'activer les champs "prénom", "nom", "e-mail" et "téléphone" comme identifiants uniques et de les rendre obligatoires. Cela signifie que le système trouvera automatiquement le bon dossier client et attribuera toutes les réservations à ce même dossier. Pour plus d'informations sur ce paramètre, consultez notre article sur le champ d'identification unique.

• Activer le champ:

Le champ ne s'affichera que si vous cochez cette option. Une fois activée, elle apparaîtra automatiquement pour les réservations dans le calendrier. Le remplir restera "facultatif", sauf si vous sélectionnez "Obligatoire: les données doivent être ajoutées par le personnel". Note: Vous pouvez revenir en arrière et désactiver le champ à tout moment.

Vous avez alors la possibilité de choisir s'il doit s'afficher dans votre widget de réservation: "activer ce champ pour la réservation en ligne". Si vous choisissez cette option, vous avez la possibilité de faire afficher le champ de données avant ou après que le client ait sélectionné le service.

Conseil: La plupart des utilisateurs préfèrent que les champs s'affichent après, car cela évite que le widget de réservation ne soit trop encombré de texte.

4. Astuces et éléments utiles à connaître

Affichage des champs de données dans l'application web:

Remarquez-vous dans l'image ci-dessus que le champ "e-mail" a une bande jaune, le champ "prénom" une bande verte et le champ "téléphone fixe" est grisé ? Le vert signifie que le champ est activé pour la réservation en ligne via le widget et pour l'utilisation du calendrier ; le jaune que le champ est activé pour l'utilisation du calendrier uniquement, et le grisé indique que le champ est actuellement désactivé.

• Pour savoir comment désactiver un champ de données, cliquez ici: https://support.timify.com/fr/articles/4258417-comment-desactiver-un-champ-de-donnees-pour-les-cas-ou-vous-ne-souhaitez-plus-collecter-de-nouvelles-donnees-mais-ou-vous-voulez-sauvegarder-les-donnees-dont-vous-disposez

• Pour plus d'informations sur l'identifiant unique, cliquez ici: https://support.timify.com/fr/articles/4258531-le-champ-d-identification-unique-assurez-vous-que-les-reservations-sont-attribuees-au-bon-client-a-chaque-fois

6. FAQs

Q. Qu'arrive-t-il à mes données si je supprime un champ de données ?

A. Toutes vos données seront perdues. C'est pourquoi nous vous recommandons vivement de désactiver les champs plutôt que de les supprimer. Toutes vos données seront sauvegardées et vous pourrez toujours y accéder ; de plus, si vous changez d'avis, vous pourrez toujours réactiver le champ.

Q. Puis-je modifier les entrées données pour les champs de données?

A. Oui, vous pouvez saisir des entrées à tout moment.