Confirmation, modification, rappel et annulation des réservations aux clients et au personnel par mail

Cet article explique en détail l'envoi automatique d'e-mails après un rendez-vous en ligne

By TIMIFY

Mise à jour 08 February, 2024

Structure de l'article :

1.Confirmation, annulation ou modification d'une réservation

Grâce à TIMIFY, vous pouvez envoyer automatiquement une notification par courriel avec tous les détails du rendez-vous à vos employés et à vos clients.

Le mail contient également un fichier .ics, qui peut être utilisé pour importer la réservation directement dans votre calendrier privé. En outre, le fichier .ics peut également être personnalisé avec les informations que vous souhaitez uniquement partager pour la réservation, pour plus de détails, veuillez vérifier ici.

1.Confirmation, annulation ou modification d'une réservation

Les confirmations de rendez-vous peuvent être envoyées à la ressource et au client, voici à quoi elles ressemblent :

Exemple côté ressource

Exemple du côté client

L'email de confirmation envoyé au client contient tous les détails de la réservation, tels que le nom de l'entreprise, le service, l'heure, l'adresse, le prix et la personne avec laquelle le rendez-vous a lieu.

De même, la personne qui effectue le réservation a la possibilité de reporter ou d'annuler le rendez-vous dans l'e-mail de confirmation.

2.Rappels de réservation

Les rappels de rendez-vous peuvent être définis aussi bien pour les clients et aussi pour les employés, et vous trouverez tous les détails sur la façon de définir les rappels et les différents niveaux dans l'article dédié ici.

Voici à quoi ils ressemblent :

Il est important de savoir que les rappels sont envoyés, selon les paramètres, au moment où la réservation a été effectuée. Si les paramètres sont modifiés ultérieurement pour déterminer quand les rappels doivent être envoyés, cela n'a aucun effet sur les réservations déjà existantes.

3.Statut de l'e-mail

Nous recevons souvent des demandes d'assistance pour vérifier si des confirmations de rendez-vous, par exemple, ont effectivement été envoyées au client concerné. Vous pouvez le vérifier vous-même dans votre calendrier à tout moment en allant dans le menu Historique → E-mails.