L'application TIMIFY Invoice : Tout ce qu'il faut savoir
Voici ce qu'il faut savoir:
Cette application est disponible pour les plans TIMIFY Enterprise sur l'App Marketplace.
L'application Invoice peut être utilisée en anglais, allemand, français et espagnol.
Structure de l'article:
1. Comment configurer l'application
1.1. Informations sur l'entreprise
1.3. Paramètres fiscaux
1.4. Paramètres de l'image de marque
1.5. Champs de données clients
1. Comment configurer l'application
Vous pouvez accéder à l'application Invoice App à partir de l'onglet Apps dans le menu de navigation à gauche.
Après avoir installé et ouvert l'application, vous passerez par le processus d'intégration, qui vous aidera à tout configurer en quelques étapes faciles.
1.1. Informations sur l'entreprise
Tout d'abord, vous devez saisir les informations relatives à votre entreprise, y compris les coordonnées bancaires et l'identifiant TVA/TAX.
1.2. Paramètres de la facture
Après les avoir remplis, il est temps de choisir les paramètres de la facture, où vous pouvez également sélectionner l'option permettant de créer des factures pour les services fractionnés, combinés et de groupe.
Dans la partie principale des paramètres, vous pouvez définir un préfixe de facture, la période d'échéance (période au cours de laquelle les factures doivent être payées) et la langue de la facture.
ℹ️ Remarque : pour les réservations de groupe, vous pouvez créer des factures individuelles (pour tous les participants sélectionnés en même temps) ou une facture unique (pour tous les participants ou certains d'entre eux, mais un seul client recevra la facture).
L'un des principaux avantages de l'application Invoice est la fonction d'automatisation des factures, qui vous permet d'automatiser la génération des factures et d'économiser un temps précieux.
Vous pouvez automatiser les factures pour tous les services : dès qu'un service a eu lieu, la facture correspondante apparaît dans l'onglet Factures. Ceci n'est valable que si le service, le prix, le nom, l'adresse et l'e-mail du client sont disponibles.
ℹ️ Note : L'automatisation de la facturation n'est pas disponible pour les réservations de groupe.
Si un client a payé en ligne à l'avance, vous pouvez également marquer automatiquement le statut de la facture comme « Payée » sans devoir passer en revue chaque facture manuellement.
Un autre paramètre que vous pouvez modifier est celui de savoir si vous souhaitez que les factures générées automatiquement soient TTC ou HT par défaut.
1.3. Paramètres fiscaux
Si vos services ont des pourcentages de taxe différents, l'étape suivante de l'onboarding vous aidera à les paramétrer. Vous pouvez également créer un groupe de taxes par défaut qui inclura tous les services sans taxe assignée.
Enfin, vous pouvez choisir d'envoyer automatiquement des courriels avec les factures créées aux clients (uniquement à ceux qui ont rempli le champ de données relatif à l'adresse électronique). Si vous désactivez ce paramètre, aucun courriel ne sera envoyé à moins que vous ne le fassiez manuellement.
1.4. Paramètres de l'image de marque
Vous avez la possibilité de personnaliser la facture, par exemple en y incluant votre propre logo, en ajoutant un objet et des notes à la facture, ou en modifiant l'objet et le texte de l'e-mail pour les modèles d'e-mail de facture ouverte et de facture payée.
1.5. Champs de données clients
À la fin, il vous sera demandé de faire correspondre les champs de données de votre facture avec ceux du profil du client.
ℹ️ Remarque : ces paramètres peuvent être modifiés ultérieurement à partir de l'onglet Paramètres.
2. Ajout manuel d'une facture
Si vous décidez d'ajouter une facture manuellement, vous pouvez le faire en allant dans l'onglet Factures et en cliquant sur le bouton rouge Ajouter (une autre alternative est de le faire à partir de l'onglet Archives).
Un nouvel écran s'affiche alors, dans lequel vous devez saisir les détails de la facture.
Commencez par sélectionner le client qui recevra la facture. S'il ne figure pas dans la base de données, vous pouvez choisir Nouveau client et compléter les informations requises.
ℹ️ Note : Si le client est une entité légale, cliquez sur le bouton de basculement et remplissez les détails de sa société.
Sélectionnez ensuite la date de facturation, la date d'échéance et l'article ou le service pour lequel vous facturez votre client (il peut s'agir d'un article déjà existant ou vous pouvez taper son nom et le créer maintenant en cliquant sur le bouton Ajouter).
Vous pouvez également indiquer si la taxe doit être appliquée et voir le montant final dû.
S'il s'agit d'un client existant, vous pouvez ajouter une réservation non facturée à la facture que vous êtes en train de créer. Il vous suffit d'inscrire le nom du client en haut de la page pour voir apparaître toutes ses réservations non traitées et choisir celles que vous souhaitez ajouter à la facture en cliquant sur l'icône grise « plus ».
Ensuite, choisissez le groupe de taxes applicable (vous l'avez probablement créé lors de l'onboarding, si ce n'est pas le cas, allez dans l'onglet Paramètres et ajoutez-le à partir de là), le montant que le service coûte, et s'il y a une remise.
️ℹ️ Remarque : Les taxes enregistrées pour des services spécifiques ou enregistrées comme taxe par défaut seront automatiquement renseignées à côté du service.
Après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer au client et, une fois qu'il a payé, il suffit de cliquer sur Enregistrer le paiement pour que le statut de la facture passe à Payé.
Si vous souhaitez révoquer une facture que vous avez créée, il vous suffit d'ouvrir la facture en question et de cliquer sur le bouton Révoquer en bas de page.
️ℹ️ Note : Les factures générées par l'application TIMIFY Invoice App ne sont pas 100% conformes aux taxes dans tous les pays en raison des différences de législation fiscale.
3. Vue plein écran
L'application Invoice App dispose également d'une version plein écran, qui vous offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.
Pour l'activer, vous devez cliquer sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur gauche de votre calendrier, puis activer le paramètre «Activer le dock de l'application».
Vous verrez un petit dock sous le calendrier, où vous pourrez épingler l'application Invoice App pour un accès rapide à sa version plein écran.
Vous verrez un petit dock sous le calendrier, où vous pourrez épingler l'application Invoice pour un accès rapide à sa version plein écran.
La première différence que vous remarquerez est l'écran des statistiques qui se trouve dans la partie droite de l'onglet « Réservations du jour ». Vous y trouverez des statistiques quotidiennes concernant le montant facturé, les services et les modes de paiement.
Le même type de statistiques apparaît dans l'onglet « Factures », mais ici, il s'agit d'une ventilation du statut de la facture et des modes de paiement.
Enfin, lorsque vous créez une facture dans la version plein écran, vous obtenez un aperçu en direct de son apparence.
