Voici ce que vous devez savoir :

• L'application peut envoyer des SMS à vos clients. Pour en profiter, assurez-vous d'avoir activé votre application de Notification par SMS au préalable.

• L'application est maintenant disponible en anglais, et sera bientôt traduite en allemand, français et espagnol.

• Cette application peut être utilisée par les utilisateurs Premium et Enterprise.

Structure de l'article :

1. Comment ajouter l'application

2.Configuration de l'application

3.Fonctionnement de l'application

1. Comment ajouter l'application

Allez sur la section Applications en cliquant sur Marketplace Apps et sélectionnez l'application TIMIFY Check-in. Pour installer l'application, vous devez lui accorder l'accès à certaines parties des données de votre application Web.

2. Configuration de l'application

Pour configurer l'application, cliquez sur l'icône qui se trouve en haut à droite pour ouvrir le menu Paramètres. Ce menu est divisé en plusieurs sections, chacune étant présentée ci-dessous.

• AJOUTER UN SERVICE

Dans la liste déroulante, vous pouvez choisir les services que vous souhaitez inclure. Il est également possible de personnaliser la note d'e-mail que vos clients verront dans les e-mails qu'ils recevront avec le code d'enregistrement QR à présenter lorsqu'ils se présentent à leur rendez-vous.

• PARAMÈTRES CHECK-IN

En règle générale, les clients peuvent s'enregistrer à tout moment, qu'ils soient en avance ou en retard pour un rendez-vous. Bien sûr, vous pouvez mettre en place certaines restrictions.

La capture d'écran ci-dessous montre combien de temps avant l'heure de début du service vos clients peuvent s'enregistrer, ainsi que combien de temps après. La flexibilité pour les deux tranches horaires de restriction est la même - de 0 à 30 minutes.

La capture d'écran ci-dessous, par exemple, signifie que les clients peuvent arriver en avance pour un service et entrer quand même (jusqu'à 30 minutes), mais que s'ils se présentent une minute plus tard, ils ne seront pas enregistrés.

• PARAMÈTRES DE CHECK-OUT

En règle générale, le paiement s'effectue automatiquement, mais vous pouvez également autoriser un paiement manuel.

Le paiement automatique comporte les options que vous pouvez voir dans la liste déroulante de la capture d'écran ci-dessous. En règle générale, l'une de ces options est toujours appliquée.

La seule chose que vous pouvez activer ou désactiver ici est le bouton vert pour le paiement manuel. Lorsqu'il est activé, un bouton rouge pour le contrôle manuel apparaît sur votre appareil de travail que vous utilisez pour contrôler vos clients.

Si vous n'en avez pas besoin, vous pouvez simplement le désactiver afin de vous reposer entièrement sur la configuration automatique que vous avez enregistrée.

Une autre sauvegarde importante est de Fixer un minimum de présence. En termes simples, il s'agit d'une aide supplémentaire pour le contrôle de sortie manuel mentionné ci-dessus. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous souhaitez définir une période minimale avant que vos clients puissent être contrôlés manuellement juste après avoir été enregistrés.

• NOTIFICATIONS PAR SMS

La dernière fonction, mais non la moindre, est celle des notifications par SMS. Elle est auto-explicative et personnalisable, comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

3.Fonctionnement de l'application

Une fois que vous avez configuré l'application et choisi les services qu'elle comprendra, vous êtes prêt à recevoir vos réservations.

• VUE DU CLIENT

Lorsqu'une réservation est effectuée, votre client reçoit un e-mail dans lequel se trouve une section contenant son code d'enregistrement QR qui ressemble à ceci :

Une fois qu'ils ont cliqué sur le lien, l'écran suivant apparaît :

Il s'agit du code d'entrée du client qui, après avoir été scanné par vous ou vos employés, se transformera en code de sortie. Voyez ci-dessous à quoi ressembleront l'écran de votre client (à gauche) et celui de votre employé (à droite).

Si l'employé clique sur le bouton rouge de sortie - ou si la sortie automatique a lieu (si le bouton rouge n'a pas été activé) - le client est alors sorti et les deux écrans se présentent comme suit :

VUE DE L'UTILISATEUR

Voici à quoi ressemblent les onglets de l'application après l'enregistrement d'un client.

Dans le premier onglet, vous pouvez voir tous les détails du service ainsi que l'heure exacte de l'enregistrement et la durée passée qui est affichée en direct.

• Vous remarquerez qu'il existe une option d'envoi de rappel par SMS, ce qui indique que vous avez activé la fonction de notification par SMS dans les paramètres de l'application principale. En cliquant manuellement sur cette option chaque fois que vous le décidez, votre client recevra un rappel qu'il devra bientôt quitter les lieux.

Une fois qu'un client a été contrôlé - manuellement ou automatiquement - il peut être trouvé à la fois dans la section Checked out et dans la section Archive (capture d'écran ci-dessous). Ils resteront dans la catégorie "Extraits" jusqu'à la fin de la journée pour une recherche rapide. Ensuite, il ne sera trouvé que dans les Archive avec tous ses détails.

• Sachez que dans Archive, il y a un bouton pour télécharger tous les rendez-vous que vous avez actuellement filtrés dans l'onglet. Le fichier sera généré dans l'onglet Exports pour que vous puissiez le télécharger (capture d'écran ci-dessous).