Emails de notifications et de rappels
Grâce à TIMIFY, vous pouvez envoyer automatiquement une notification par mail avec tous les détails de l'événement à vos employés et à vos clients.
Le mail contient également un fichier .ics, avec lequel le rendez-vous peut s'importer directement vers le calendrier privé.
Avec TIMIFY Premium et Enterprise, vous pouvez également envoyer des rappels par courrier électronique à vos clients, ce qui permet de réduire considérablement les absences.
Il existe trois types de rappels que vous pouvez définir, et nous allons expliquer chacun d'entre eux ci-dessous :
1. Rappels de service
Activez les rappels de réservation au niveau du service et indiquez combien d'heures avant le rendez-vous un rappel doit être envoyé au client.
Commençons par nous rendre dans le menu de gauche et sélectionner la section Gestion, puis choisir entre Services ou Groupes, selon le service pour lequel vous souhaitez configurer un rappel. Sélectionnez le service et cliquez sur l'icône d'édition:
Cliquez sur l'onglet Avancé et là vous pouvez soit:
désactiver les rappels pour les clients et/ou les ressources pour ce service spécifique OU
activer les rappels spécifiques au service pour les clients et/ou les ressources
Vous avez la possibilité de sélectionner une période comprise entre 1 heure et 3 jours avant le rendez-vous, et vous pouvez avoir un maximum de 3 rappels.
Il est important de savoir que les rappels sont envoyés, selon les paramètres, au moment où la réservation a été effectuée. Si les paramètres sont modifiés ultérieurement pour déterminer quand les rappels doivent être envoyés, cela n'a aucun effet sur les réservations déjà existantes.
2. Rappels généraux
Les rappels généraux s'appliquent automatiquement à tous les services actifs, à moins que vous n'ayez défini des rappels par mail spécifiques à un service. Dans ce cas, ces paramètres ont la priorité sur les rappels généraux.
Allons dans Paramètres → Alertes systèmes et modifions les paramètres de messagerie. Faites défiler jusqu'aux Rappels de réservation et définissez vos rappels.
En ce qui concerne les Destinataires supplémentaires, vous pouvez ajouter à nouveau jusqu'à 3 destinataires de votre choix, qui peuvent être votre adresse électronique personnelle ou un mail de secours.
3. Rappels d'applications
Par App Reminders, nous faisons référence à nos applications développées pour Zoom et GoToMeeting. Vous pouvez les trouver dans votre compte TIMIFY sous
Apps → App Marketplace.
Les rappels d'app sont considérés comme supplémentaires aux deux précédents, car ceux-ci vous permettront de définir une période comprise entre 5 minutes et 1 jour avant le rendez-vous.
Les rappels de l'application peuvent être combinés avec les rappels généraux et les rappels de service.
4. Désactiver les rappels par courriel
⚠️ Important : gardez à l'esprit que si vous avez des réservations actives dans votre calendrier, et que vous décidez de désactiver les rappels, l'email de rappel sera toujours reçu par vos clients.
Les rappels ne seront inactifs que pour les réservations futures.