Gérer la fréquence de réservation des services à l'aide des groupes de priorité de service
Bon à savoir :
Les groupes de priorité de service font partie de notre produit de base et sont disponibles dans notre plan Entreprise.
Les modifications que vous apportez à cette fonctionnalité ne deviennent pas actives immédiatement, mais toujours à minuit.
Une allocation de service allant jusqu'à 99 % peut être appliquée à un nombre quelconque de groupes de priorité de service.
ℹ️ Le pourcentage définit le temps de travail hebdomadaire de toutes les ressources, ainsi que des dépendances responsables de ce service, qui doit être mis à disposition.
Structure de l'article:
1. Fonctionnement des groupes de priorité de service - Donner un exemple
Pour utiliser cette fonction, vous devez aller dans Paramètres > Réservation dans le menu. Cliquez sur le stylo d'édition et descendez jusqu'en bas, où vous trouverez Priorité de service. Activez la fonction en activant la bascule et vous pouvez commencer la mise en place !
Cliquez sur le bouton + Ajouter un groupe de priorité pour créer votre premier groupe.
Dans cet exemple, nous allons créer notre premier groupe avec trois services qui sont les plus utiles pour notre studio, "Renforcement musculaire", "Thérapie au laser" et "Créneau d'achat de chaussures". Nous voulons que 60 % de la disponibilité des services et de la capacité des ressources soient affectés à ces trois services. Nous nommons ce groupe "Services prioritaires" et nous en avons terminé avec le premier groupe.
Nous créons maintenant un deuxième groupe comprenant deux services pour lesquels nous ne voulons pas accorder beaucoup de temps de réservation. Nous attribuons 10 % à ce groupe et le nommons "Moins d'attention".
ℹ️ Notez le messag qui apparaît en bas dans la capture d'écran ci-dessus :
La disponibilité restante de nos services sera appliquée à tous les services qui ne sont pas inclus dans l'un des deux groupes que nous avons créés.
Nous avons terminé la création de nos groupes de priorité de service et nous allons passer aux paramètres !
2. Jetons un coup d'œil aux paramètres
Les réglages se trouvent à la toute fin, juste avant le bouton d'enregistrement. Vous pouvez activer trois options, la troisième ne pouvant être sélectionnée qu'après l'activation d'au moins une des premières options.
1. Activer pour le calendrier et le FastBooking Widget
Vous pouvez activer cette option si vous souhaitez être informé des disponibilités prédéfinies de certains services.
ℹ️ Notez qu'aucune réservation ne sera bloquée dans le calendrier même si la capacité d'un service est déjà atteinte pour cette semaine.
2. Activer pour le widget de réservation
Sélectionnez cette option si vous souhaitez que vos disponibilités prédéfinies prennent effet dans le widget.
Cela signifie qu'une fois que l'heure des ressources affectées au service est atteinte, le service n'apparaîtra plus dans le widget pour que votre client puisse le réserver, alors que vous pourrez le réserver dans le calendrier.
3. Suspendre les groupes prioritaires de service avant la fin de la semaine
Que se passe-t-il lorsque l'allocation de services pour un groupe prioritaire est atteinte ? En principe, aucune autre réservation ne peut être effectuée pour ce groupe prioritaire pendant le reste de la semaine d'attribution des services.
Les disponibilités restantes peuvent être comblées par d'autres services que vous proposez. Mais que se passe-t-il s'il y a encore de la demande pour votre groupe prioritaire et que vous souhaitez autoriser la programmation des services prioritaires ? Pour continuer à obtenir des réservations pour les services prioritaires, activez le paramètre "suspendre tous les groupes prioritaires avant le jour de réservation cible". Cela vous permet de réserver n'importe quel service dans les 1 à 3 jours précédant le jour de réservation cible.
ℹ️ L'activation de ce paramètre vous permet d'obtenir des réservations que vous n'auriez pas pu obtenir autrement, ce qui vous permet d'augmenter vos revenus et de renforcer votre efficacité opérationnelle.
3. Foire aux questions
Q. Combien de groupes de priorité puis-je ajouter ?
Vous pouvez ajouter un nombre illimité de groupes de priorité, jusqu'à ce que vous ayez alloué 99 % de la disponibilité de votre service.
Q. Que se passe-t-il si j'ajoute plusieurs services à un groupe de priorité ?
Si un groupe contient plusieurs services, n'importe quelle combinaison de ces services peut être réservée pour atteindre le pourcentage de disponibilité de la réservation ; en théorie, un seul des services pourrait constituer la totalité des réservations. Si vous souhaitez réserver une allocation de service pour chacun d'entre eux, il est préférable d'ajouter un groupe de priorité par service.
Q. Que se passe-t-il lorsque cette allocation de service pour un groupe prioritaire est atteinte ?
Aucun autre créneau de réservation ne s'affichera dans le widget de réservation, ce qui signifie que les clients ne peuvent plus programmer le(s) service(s). Lorsqu'un utilisateur tente d'ajouter un service au calendrier, un message d'avertissement s'affiche, expliquant que l'allocation de service a été atteinte. Toutefois, il ne s'agit que d'un avertissement : l'utilisateur peut encore ajouter le service au calendrier.
Q. Puis-je suspendre des groupes de priorité individuels ?
Non, une fois que vous avez activé le paramètre "suspendre les groupes de priorité avant le jour de réservation cible", tous vos groupes de priorité seront suspendus.
Q. Qu'est-ce que le "jour cible de réservation" ?
Le jour de la semaine d'attribution des services où les services peuvent être réservés.
Q. J'ai reçu un message d'erreur m'indiquant que je ne peux allouer que 99% de mes disponibilités de réservation à des groupes prioritaires. Pourquoi 99 % ?
Si vous pouviez attribuer 100 % de vos disponibilités de réservation à des groupes prioritaires, cela empêcherait les services non attribués à un groupe prioritaire d'être jamais réservés.
Q. Pourquoi, lorsque j'ajoute un service qui n'appartient pas à un groupe prioritaire, le Widget de réservation rapide et le formulaire de calendrier de réservation affichent-ils un message m'indiquant le nombre d'heures de réservation encore disponibles pour ce service ?
Les services qui ne font pas partie d'un groupe prioritaire se trouvent dans un groupe "caché" avec un pourcentage restant.
Il est utile de le savoir. Pourquoi ? Parce qu'elle vous informe indirectement de la part de l'allocation des services qui a été absorbée par les groupes prioritaires. S'il reste peu d'heures pour un service non prioritaire, cela vous indique que peu de services ont été réservés pour les groupes prioritaires.
De plus, cela peut vous aider à prendre la décision d'activer le paramètre "suspendre tous les groupes prioritaires avant le jour de réservation cible". Ce faisant, vous vous assurez que vous ne bloquez pas la planification des services non prioritaires.