Comment configurer l'application Notify
L'application TIMIFY Notify est un outil puissant concepté pour vous aider à automatiser les notifications par SMS pour les activités de réservation et pour s'assurer que vos clients restent informés de leurs rendez-vous.
Bon à savoir:
Il s'agit d'une application privée : contactez votre interlocuteur ou l'équipe d'assistance TIMIFY pour y accéder. Vous devez leur fournir une clé d'accès que vous pouvez générer à partir de l'onglet Applications privées de la navigation dans les applications. Une fois générée, la clé est valable 24 heures.
L'application Notify n'est disponible que pour les utilisateurs Premium et Enterprise.
Vous pouvez personnaliser vos messages SMS (et utiliser la langue de votre choix) pour les confirmations de réservation, les modifications, les rappels et/ou les annulations.
Il est possible de payer pour son utilisation par carte de crédit ou Paypal. Veuillez noter que nous facturons l'utilisation de l'application Notify en euros au sein de l'UE et en dollars américains en dehors de l'UE.
Vous pouvez limiter l'utilisation de l'application à un budget spécifique, de cette manière, le nombre de SMS envoyés s'arrêtera une fois la limite atteinte.
Veuillez noter que pour les rendez-vous répétés fixés en une seule fois pour un client spécifique, un SMS ne sera envoyé que pour le premier rendez-vous. Néanmoins, des rappels seront envoyés pour chaque rendez-vous à l'avance.
Conseil: le format de la date, par exemple AAAA/MM/JJ pour les SMS, suit les règles définies dans les paramètres de votre compte. Si vous souhaitez modifier le format d'affichage de la date dans vos SMS aux clients, veuillez entrer dans l'onglet Paramètres -> Réservation -> Calendrier.
Structure de cet article :
1. Essai gratuit
Après l'installation de l'application, une période d'essai démarre. Nous vous offrons la possibilité de tester l'application avec un certain nombre de crédits gratuits par entité payante avant de vous engager à payer pour son utilisation. La période d'essai est de 14 jours.
Facturation globale : Nous offrons un total de 10 SMS d'essai gratuits qui peuvent être utilisés dans toutes les succursales.
Facturation locale : Nous offrons 10 SMS d'essai gratuits par succursale.
2. Comment installer l'application
L'accès à l'application se fait dans la barre de menu principale, sous Apps. Allez dans Apps privées et créez la clé d'accès.
Après l'activation, nous offrons un essai gratuit avec jusqu'à 10 SMS gratuits (voir la section "essai gratuit" pour plus d'informations). Une fois les unités d'essai gratuites utilisées, l'application passera à l'état "En attente d'activation". Si vous souhaitez continuer à utiliser l'application, cliquez dessus et abonnez-vous en définissant une méthode de paiement.
Cliquez sur le bouton "Ajouter des détails de facturation", et une boîte s'ouvrira avec certains champs de formulaire que vous devez remplir avec votre adresse de facturation. Vous aurez également la possibilité d'ajouter ou de sélectionner une méthode de paiement spécifique (par exemple : Paypal, carte de crédit).
3. Comment créer un compte SMS
Une fois que vous avez suivi les étapes mentionnées ci-dessus, un formulaire d'inscription s'ouvre pour vous permettre de créer votre compte d'expéditeur de SMS.
4. Comment configurer les règles de notification
Avant d'envoyer des messages SMS aux clients qui ont spécifié un numéro de téléphone portable et une adresse e-mail à l'avance, vous devez effectuer les étapes suivantes :
A partir de votre calendrier, allez dans la barre de menu située à gauche et cliquez sur Paramètres- > Notifications du système. Sélectionnez ici le type de notifications que vous souhaitez envoyer. Les notifications par SMS seront envoyées lorsque vous ajoutez un rendez-vous dans votre calendrier, sélectionnez le client et cliquez sur la case à cocher "Notifier le client".
Dans l'application TIMIFY Notify, assurez-vous que vous avez activé les mêmes types de notifications SMS ou moins.
Une fois ces étapes définies, vous pouvez envoyer des notifications par SMS aux clients dont le numéro de téléphone portable et l'adresse électronique sont définis.
Pour les rappels par SMS, vous pouvez activer l'option "Personnaliser l'heure et la fréquence", disponible dans ce paramètre, qui remplace le paramètre Notifications du système.
ℹ️ Note : Pour les réservations répétées et dans le cas où plusieurs créneaux sont sélectionnés, le SMS n'est envoyé que pour la première instance ou le premier créneau.
(Paramètres facultatifs pour les confirmations, les annulations, les modifications et les rappels)
Automatiser pour tous les services OU
Limiter à certains services -> vous pouvez exclure des services pour lesquels aucune notification ne doit être envoyée.
Inclure les réservations ad hoc ajoutées directement dans le calendrier
Personnalisez votre message -> voir ci-dessous
Autres paramètres - Pays autorisés
Pour spécifier les pays dans lesquels vous souhaitez envoyer des notifications par SMS, suivez ces étapes :
Vous pouvez naviguer vers la section correspondante dans l'application web TIMIFY, où vous pouvez sélectionner les pays cibles.
Ici, vous pouvez choisir les pays auxquels les notifications par SMS peuvent être envoyées.
Twilio, notre prestataire de SMS, propose une liste de tous les pays actuellement pris en charge pour l'envoi de notifications par SMS.
ℹ️ Si vous n'avez pas activé les rappels de réservation à l'étape 2, un message de réussite devrait s'afficher immédiatement pour vous indiquer que votre inscription est terminée.
5. Plafond / limite des dépenses
Vous pouvez définir optionnellement un plafond de dépenses.
Lorsque vous définissez un seuil de dépenses pour l'application, nous fixons une limite que l'application ne peut pas dépasser. Si cette limite est atteinte, l'application se met en pause, bloquant temporairement toutes les fonctionnalités qui génèrent des coûts jusqu'à la prochaine période de facturation. Vous pouvez également augmenter le seuil de dépenses afin de supprimer la limite.
Si vous souhaitez mettre à jour votre limite de dépenses, vous devez respecter quelques règles :
Si vous augmentez la limite par rapport à la valeur initiale, la nouvelle limite prend effet immédiatement.
Si vous diminuez la limite par rapport au paramètre initial, la nouvelle limite n'entrera pas en vigueur avant la prochaine période de facturation.
Si vous désactivez le seuil d'une limite de dépenses fixée précédemment, la modification prend effet immédiatement car elle est considérée comme une augmentation de la limite.
ℹ️ Veuillez noter que vous ne serez pas averti lorsque la limite/le plafond exact(e) aura été atteint(e). Une fois la limite atteinte, aucun autre SMS ne sera envoyé.
ℹ️ La facturation pour l'utilisation des SMS est établie séparément. Afin de garantir le fonctionnement ininterrompu de l'application, la facture doit être réglée dans un délai maximum de 30 jours.
6. Conseils et informations importantes
Les balises de client ou de réservation peuvent être utilisées pour envoyer ou bloquer les notifications par SMS (Enterprise uniquement). Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation des balises, n'hésitez pas à lire cet article.
Vous avez accès depuis l'application à des données importantes liées à son utilisation, par exemple : état des SMS, utilisation, coûts, etc.
La configuration détaillée doit être effectuée au niveau de chaque compte, si vous possédez un Branch Manager et que vous avez installé l'application au niveau global.
Si vous utilisez le Branch Manager, vous pouvez installer l'application pour tous vos comptes dans le Branch Manager et créer un abonnement localement dans chaque compte.
Lorsque vous créez votre compte d'expéditeur SMS, veuillez noter que la saisie de caractères accentués dans le formulaire d'identification de l'expéditeur n'est pas autorisée.
Si vous avez choisi un mode de paiement tel que Paypal ou une carte de crédit et que vous utilisez l'application Notify dans tous vos comptes, vous recevrez une facture pour tous les comptes.
Si vous n'utilisez l'application Notify que dans certains comptes, vous recevrez des factures séparées pour les comptes concernés.