Utiliser la limite quotidienne de réservation pour contrôler le volume de rendez-vous
Voici ce que vous devez savoir :
Cette fonctionnalité est une extension des paramètres de disponibilité du service dans la WebApp TIMIFY et dans le Branch Manager TIMIFY
Elle est disponible pour tous les clients qui ont acheté le plan Enterprise
Structure de l'article :
1. Qu'est-ce que la limite quotidienne de réservation ?
3. Limite de réservation journalière dans le Branch Manager
1. Qu'est-ce que la limite quotidienne de réservation ?
Cette fonction pratique vous permet de fixer une limite au nombre de fois qu'un service peut être réservé. Une fois la limite atteinte pour un jour donné, le service n'apparaîtra plus dans le widget de réservation. En d'autres termes, les clients ne pourront plus le programmer en ligne.
Cependant, il est toujours possible d'ajouter des réservations supplémentaires pour le service via le calendrier. Pour faciliter cette opération, nous avons ajouté un paramètre supplémentaire, "Autoriser le dépassement du calendrier", à la fonctionnalité. Lisez la suite pour en savoir plus.
Comment la limite quotidienne de réservation est-elle appliquée ?
La limite elle-même est appliquée par ressource sur une base quotidienne et est basée sur la configuration du service. Par exemple, si vous avez un service pour lequel deux ressources doivent travailler en parallèle et que la limite de réservation pour ce jour est de 3, vous pouvez obtenir un maximum de 3 réservations pour ce service.
Prenons le même exemple, mais cette fois les ressources peuvent effectuer le service de manière indépendante. Dans ce cas, vous pouvez recevoir un maximum de 6 réservations pour ce service (2 ressources * 3 réservations chacune).
Comment se déroulera la procédure pour vos clients ?
Le client commence par sélectionner le service qu'il souhaite réserver dans la liste des services disponibles dans le widget de réservation.
Après avoir sélectionné un service, le client choisit la date et l'heure de son rendez-vous.
Le système vérifie la disponibilité des plages horaires pour le service choisi le jour sélectionné. Si la limite de réservation pour ce service ce jour-là a déjà été atteinte, le widget de réservation affiche simplement qu'il n'y a pas de créneaux disponibles pour ce jour-là.
Suggestions intelligentes de ressources
Si vous ajoutez une réservation dans le calendrier et qu'une ressource a atteint la limite de réservation journalière, vous verrez une suggestion pour choisir une autre ressource qui n'a pas atteint cette limite et qui est disponible.
2. Comment l'activer
Vous pouvez activer la fonction "Limite de réservation" en allant dans Gestion > Services, puis en éditant le service que vous souhaitez utiliser et en allant dans l'onglet Disponibilité. A partir de là, il vous suffit de basculer l'interrupteur d'activation de la fonction.
Après avoir activé le paramètre, vous verrez les options supplémentaires pour la configuration :
Heures de travail des ressources (moyenne journalière) - représente le temps de travail typique et complet d'une ressource au sein de l'agence.
Nombre maximum de réservations par ressource - définit le nombre maximum de réservations autorisées pour un service chaque jour de la semaine.
Autoriser le dépassement du calendrier - ce paramètre vous permet de programmer des réservations supplémentaires dans le calendrier qui dépassent la limite quotidienne. Vous serez averti chaque fois que vous ajouterez une réservation à votre calendrier, afin de vous signaler que vous dépassez la limite.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur enregistrer. La limite quotidienne de réservation est maintenant appliquée pour ce service.
3. Limite quotidienne de réservation dans le Branch Manager
Pour utiliser la fonction "Limite de réservation" dans toutes les succursales d'un compte Branch Manager, vous devez activer les services globaux au niveau global.
Ensuite, en allant dans Gestion globale > Services dans le Branch Manager, vous pouvez modifier un service existant ou en créer un nouveau. Dans le formulaire de service, vous pouvez naviguer jusqu'à l'onglet Disponibilité, où la fonction "Limite de réservation journalière" peut être activée en basculant simplement le bouton "Activer".
Après cette étape, la procédure est la même que celle décrite à l'étape 2 de cet article - il suffit de remplir les paramètres et de cliquer sur enregistrer.
ℹ️ Si vous vous connectez à une entreprise à partir du Branch Manager en utilisant le bouton d'accès en un clic dans la filiale, vous ne pourrez pas dépasser la limite de réservation quotidienne même si l'option "Autoriser le dépassement du calendrier" est sélectionnée.
4. Foire aux questions
Q. Que se passe-t-il lorsque je planifie une série de réservations ? Sont-elles affectées par la limite quotidienne de réservation ?
Oui, la limite de réservation affecte également les réservations en série. S'il n'y a pas de problème pour les dates sélectionnées et que la limite de réservation n'a pas été atteinte, vous pouvez procéder à votre réservation. Si vous avez activé l'option "Autoriser le dépassement du calendrier", vous pouvez dépasser la limite si vous le souhaitez. Si vous ne l'avez pas fait, vous pouvez créer la série uniquement pour les jours où il n'y a pas de conflit de réservation.
Q. Le paramètre "Autoriser le dépassement du calendrier" est-il disponible pour le centre d'appel ?
Non, ce paramètre ne s'applique pas au centre d'appel. Si vous atteignez la limite dans ce centre, vous ne pourrez pas effectuer de réservation.
Q. J'ai sélectionné "Max bookings per resource" à 4, mais ma ressource ne peut obtenir que 2 réservations par jour (par exemple). Y a-t-il un problème ?
Cela peut arriver parce que le nombre maximum de réservations par ressource est ajusté en fonction des heures de travail moyennes et des heures de travail de la ressource.
Si vous avez une ressource qui travaille 8 heures par jour, cela correspond à la moyenne des heures de travail et elle sera éligible pour recevoir un maximum de 4 réservations par jour.
Toutefois, si une autre ressource n'est pas employée à temps plein et ne travaille que 4 heures, cela signifie qu'elle ne pourra recevoir que 2 réservations par jour, bien que nous ayons fixé la limite à 4 dans les paramètres.
S'il travaille 6 heures, cela représente 75 % de la moyenne des heures de travail, ce qui signifie que le nombre maximum de réservations par jour est égal à 75 % de la limite que nous avons fixée - dans ce cas, cela équivaut à 3.